RSS-länk

Ansvarsperson(er) för tjänsteenheten eller tjänsteområdena och kontaktuppgifter Infotext: Namn på ansvarspersonen för tjänsteenheten eller ansvarspersonerna för tjänstesektorn i enlighet med bestämmelsen i 10 § 4 mom. i tillsynslagen (741/2023)

Namn och titel: Virpi Jokinen, service enhetschef

Telefonnummer: 040 6603934

Namn och titel: Kirsi Berg , serviceansvarig

Telefonnummer: 040 8482475

Servicepunkt som hör till tjänsteenhetFastighetsskötsel Vasa Hussektor/TeeSe Botnia

Datatjänster 2MIT

Företagshälsovård TTBotnia

Linneuthyrning intervall Seinäjoen Keskuspesula

Skötsel av klienters tvätt Finnvacon

Personalens arbetskläder Lindström

Dosdispensering av läkemedel Apoteket MiniMani/Anja-tjänst

Servicepunkt 1:

Små hem Amanda

telefonnummer: : 040 1261878

Servicepunkt 2: Små hem Anton

telefonnummer: : 040 1261882

Servicepunkt 3:

Små hem Eemil

telefonnummer: : 040 1261886

Servicepunkt 4: Små hem Hermanni

telefonnummer: 040 1261896

Servicepunkt 5 Små hem Wilhelmiina

telefonnummer: 040 1261889

Servicepunkt 6 Emma intervall

telefonnumme 040 1261885B

1.2 Tjänster som köps av underleverantörer

Österbottens välfärdsområde ska säkerställa att andra tjänsteproducenter som producerar tjänster som omfattas av välfärdsområdets organiseringsansvar har tillräckliga professionella, verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar för att sörja för produktionen av tjänsterna. Välfärdsområdet ska styra och övervaka den tjänsteproduktion som omfattas av dess organiseringsansvar. (10 § i lag om välfärdsområden, 611/2021).

Tjänst som köps av underleverantör, och tjänsteproducenten för denna

Köpt tjänst Tjänsteproducent

Fastighetsskötsel Caverion

Datatjänster 2 MIT

Företagshälsovård TTbotnia l

Skötsel av klienters tvätt Provina

Personalens arbetskläder Lindström Oy och Provina

Dosdispensering av läkemedel Minimani apotek

Städning Teese

livsmedelssörjning Teese

Bevakning Securitas

Läkärtjänster Terveystalo

1.3 Verksamhetsidé, värderingar och verksamhetsprinciper

Infotext: Verksamhetsidén anger för vem tjänsten produceras och vilken tjänst som produceras. Verksamhetsidén ska basera sig på den lagstiftning som gäller för branschen. Var och en har enligt grundlagen rätt till tillräckliga social-, hälsovårds- och sjukvårdstjänster (19 §, 731/1999). Välfärdsområdena styrs av tre centrala lagar som stiftades i samband med välfärdsområdesreformen: lag om välfärdsområden (611/2014), lag om ordnande av social- och hälsovård (612/2021) samt lag om ordnande av räddningsväsendet (613/2021). Dessa lagar utgör ramar för helheten av egenkontroll inom välfärdsområdet, och ingående krav på vad egenkontrollen ska omfatta fastställs i speciallagstiftningen för tjänstesektorerna.

Värderingarna speglar sig även i de yrkesetiska principerna som tillämpas i arbetet, och de styr valen också i sådana fall där lagen inte ger exakta svar på de frågor som uppstår i det praktiska arbetet. Värderingarna är uttryck för arbetsgemenskapens sätt att utföra arbete. De påverkar målsättningarna och de metoder som används för att målen ska uppnås. (Talentia 2022: 3, Arki, arvot ja etiikka. Sosiaalialan ammattihenkilöstön eettiset periaatteet).

Verksamhetsprinciperna beskriver målen för enheten/tjänsten och klientens/patientens ställning i den. Tillsammans med värderingarna utgör verksamhetsprinciperna ryggraden i arbetsmetoderna och målen och återspeglas bland annat i hur man bemöter klienter/patienter och anhöriga. De värderingar och verksamhetsprinciper som styr verksamheten utgör en del av planen för egenkontroll och styr förverkligandet av egenkontrollen.

Socialvårdslagen (1301/2014) styr ordnandet av socialvård och vilken socialservice som välfärdsområdet ska ordna. Socialvård styrs bland annat av följande speciallagar: barnskyddslag (417/2007), lag angående specialomsorger om utvecklingsstörda (519/1977), lag om service och stöd på grund av handikapp (380/1987), lag om stöd för närståendevård (937/2015), lag om utkomststöd (1412/1997), familjevårdslag (263/2015), lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte (189/2001), mentalvårdslag (1116/1990), lag om missbrukarvård (41/1986) och lag om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012).

Hälso- och sjukvårdstjänsten styrs av hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) samt bland annat av speciallagar om företagshälsovård (1383/2001), lagen om assisterad befruktning (1237/2006), lag om smittsamma sjukdomar (1227/2016) samt lag om gränsöverskridande hälso- och sjukvård (1201/2013).

I tillsynslagen (Lag om tillsynen över social- och hälsovården, 741/2023) föreskrivs om tillsynen över anordnare av social- och hälsovårdstjänster, om privata och offentliga tjänsteproducenters verksamhetsförutsättningar och om registrering, egenkontroll och myndighetstillsyn.

Klienternas och patienternas ställning inom social- och hälsovårdstjänsterna tryggas av lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000), lag om patientens ställning och rättigheter (785/1992) och i bestämmelsen i 46 a § socialvårdslag (1301/2014).

Om personalen inom social- och hälsovården föreskrivs i lag om yrkesutbildade personer inom socialvården (817/2015) och lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994).

Behandlingen av patient- och klientuppgifter inom social- och hälsovården samt vid ordnande och tillhandahållande av social- och hälsovårdsservice föreskrivs i lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023, hädanefter kunduppgiftslagen).

1.3.1 Rådgivningens effektiverade dygnetruntboende

Rådgivningen erbjuder klientcentrerat och tryggt boende i en hemlik miljö. Målet är att möjliggöra ett gott och värdigt åldrande – enligt varje boendes egna resurser och önskemål.

Boenden är aktiva aktörer i sina egna liv, och personalen finns där som stöd – uppmuntrande, närvarande och respektfull. Vår verksamhet bygger på värderingarna: respekt för människovärdet, rättvisa, trygghet, delaktighet och verkningsfullhet. Dessa värderingar genomsyrar allt vi gör.

Vårt serviceboende är ett hem för livet. Vi erbjuder även korttidsboende (intervallvård), med syftet att stödja möjligheten att bo kvar hemma så länge som möjligt.

Vår verksamhet styrs bland annat av följande lagar:

Lagen om välfärdsområden (611/2021)
Lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021)
Lagen om tillsyn över social- och hälsovården (741/2023)

"Var och en ska garanteras rätten till ett värdigt åldrande och gott bemötande, oavsett var hen bor, var hen får vård och vilken typ av vård och tjänster hen behöver."

2. UTARBETANDE AV EN PLAN FÖR EGENKONTROLL, VERKSTÄLLANDE OCH UPPFÖLJNING

2.1 Utarbetande av en plan för egenkontroll

Enligt bestämmelsen i 27 § i lag om tillsynen över social- och hälsovård (741/2023, hädanefter tillsynslagen) ska privata och offentliga tjänsteenheter inom social- och hälsovården utarbeta en elektronisk plan för egenkontroll för att säkerställa att den dagliga verksamheten är av god kvalitet, ändamålsenlig och säker samt för uppföljning av att den personal som deltar i klient- och patientarbetet är tillräcklig.

Inom Österbottens välfärdsområde utarbetas planer för egenkontroll inom verksamhetsområde och resultatområde samt inom verksamhets- och resultatenhet (med beaktande av speciallagstiftning, till exempel hälso- och sjukvårdslagen, barnskyddslagen, äldreomsorgslagen) i enlighet med den riktlinje om utarbetande som fastställs av välfärdsområdet. När kapitel 3 i tillsynslagen träder i kraft 1.1.2026 kommer organisationens nuvarande resultatområden att registreringstekniskt motsvara tjänsteenheter. För varje tjänsteenhet ska utarbetas en plan för egenkontroll som omfattar alla de tjänster som produceras vid tjänsteenheten av tjänsteproducenten och för tjänsteproducentens räkning.

De planer för egenkontroll som utarbetas inom välfärdsområdet grundar sig på Valviras (Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården) föreskrift 1/24 (Valvira 8.5.24, Dnr V/42106/2023) om innehållet i samt utarbetandet och uppföljningen av den tjänsteenhetsspecifika planen för egenkontroll för tjänsteproducenter inom social- och hälsovården.

Planerna för egenkontroll och övriga planer är en del av Österbottens välfärdsområdes program för egenkontroll. Programmet för egenkontroll styr tjänsteenheterna i genomförandet av egenkontroll. En handbok för egenkontroll och kvalitetssäkring stöder tjänsteenheterna i det praktiska arbetet att utarbeta en plan för egenkontroll och genomföra olika delområden av egenkontroll.

Varje tjänsteenhet ansvarar för att utarbeta en egen plan för egenkontroll. Planerna utarbetas i samarbete med personalen med hjälp av välfärdsområdets enhetliga mall för en plan för egenkontroll.

Infotext: Österbottens välfärdsområde ska som tjänsteproducent genom egenkontroll säkerställa att verksamheten och uppgifterna sköts i enlighet med lag och att de avtal som ingåtts iakttas samt säkerställa tillgången till tjänster, tjänsternas kontinuitet, säkerhet och kvalitet samt klienternas jämlikhet. Välfärdsområdet övervakar kvaliteten och ändamålsenligheten i både sin egen och i underleverantörernas verksamhet samt klientsäkerheten. (Tillsynslag 741/2023, 23–24).

För välfärdsområdet har utarbetats en enhetlig blankettmall för en plan för egenkontroll inom social- och hälsovårdstjänsterna, och enheten för kvalitet och tillsyn samordnar utarbetandet. Mallen för planen för egenkontroll granskas och uppdateras en gång varje år och alltid vid behov vid förändringar, till exempel vid väsentliga ändringar i lagstiftning, myndighetsföreskrifter eller anvisningar inom välfärdsområdet.

Då en tjänsteenhet utarbetar och ändrar sin plan för egenkontroll ska tjänsteproducenten ta hänsyn till respons som regelbundet samlas in från de klienter och patienter som tillhandahålls tjänster vid tjänsteenheten, deras anhöriga och närstående samt från tjänsteenhetens personal enligt bestämmelsen i 27 § 2 mom. i tillsynslagen.

Tjänsteenhetens eller verksamhetsenhetens ansvarsperson ska godkänna och underteckna elektroniskt planen för egenkontroll i ärendehanteringssystemet (Dynasty).

Begrepp

Med tjänsteanordnare avses i denna plan för egenkontroll Österbottens välfärdsområde som har ansvaret för ordnande av social- och hälsovård.

Med tjänsteproducent avses alla offentliga och privata organisationer och enskilda näringsidkare som producerar sådana social- och hälsovårdstjänster som avses i 4 § 1 mom. 3 och 4 punkterna i tillsynslagen.

Med tjänsteenhet avses en funktionell och administrativ helhet som upprätthålls av en offentlig eller privat tjänsteproducent, och där social- eller hälsovårdstjänster produceras. I Soteri-registret antecknas ett eller flera tjänsteställen för en tjänsteenhet i form av ett registertekniskt hjälpbegrepp i avsikt att visa den faktiska plats där eller från vilken de tjänster som har registrerats för tjänsteenheten produceras för klienterna eller patienterna. Med tjänsteenhet avses i Valviras föreskrift även en gemensam tjänsteenhet i enlighet med tillsynslagen 4 § 1 mom. 6 punkten. De tjänster som ingår i en tjänsteenhet kan produceras i en eller flera verksamhetsenheter, med vilket hänvisas till en fysisk plats i enlighet med lagstiftningen om privata och offentliga social- och hälsovårdstjänster.

Med tjänsteproducentens egenkontroll avses förebyggande, under verksamheten och i efterhand utförd kvalitetsledning och riskhantering av social- och hälsovårdstjänsterna, genom vilken för sin del säkerställs att klient- och patientsäkerheten uppfylls. Egenkontrollen definierar bland annat hur organisationen ansvarar för tjänsternas kontinuitet, säkerhet och kvalitet. Verkställandet av egenkontrollen förutsätter planmässiga åtgärder för att dess mål ska uppnås.

Med planen för egenkontroll avses en handling som utarbetas per tjänsteenhet, och i vilken tjänsteproducenten beskriver verksamhetens centrala risker samt hur tjänsteproducenten och personalen övervakar kvaliteten, ändamålsenligheten och säkerheten för de tjänster som ingår i tjänsteenheten samt tillräckligheten för den personal som deltar i klient- och patientarbetet. Planen för egenkontroll är ett verktyg för daglig verksamhet. Planen för egenkontroll är en del av det program för egenkontroll som hör till ansvaret för tjänsteanordnaren och tjänsteproducenter som tillhandahåller tjänster i fler än en tjänsteenhet.

Ansvarsperson(er) för utarbetande av planen för egenkontroll och uppföljning av genomförandet och uppdateringen samt kontaktuppgifter

Virpi Jokinen, service enhetschef, 0406603934 virpi.jokinen@ovph.fi

Kirsi Berg, serviceansvarig 0408482475, kirsi.berg@ovph.fi

Ansvarsperson(er) för godkännande av planen för egenkontroll samt kontaktuppgifter

Virpi Jokinen, service enhetschef, 0406603934 virpi.jokinen@ovph.fi

Personal vid enheten deltar också i planeringen av egenkontrollen genom att ge återkoppling om verksamheten och dess utveckling, delta i upprättandet av riskbedömningar samt göra anmälningar om skadliga händelser.

Kundernas deltagande i planeringen av egenkontrollen sker bland annat genom att lämna feedback och föreslå förbättringar.

Kunderna har möjlighet att vara aktiva i sin egen vård och dess planering.

2.2 Genomförande av en plan för egenkontroll, publicering och uppdatering

Det är väsentligt för genomförande av egenkontroll och för fungerande egenkontroll i klient- och patientarbetet att hela personalen i tjänsteenheten förbinder sig till egenkontroll och att personalen förstår betydelsen, syftena och målen gällande egenkontroll. Planen för egenkontroll styr personalens dagliga arbete och verksamheten i tjänsteenheten.

Infotext: De planer för egenkontroll som utarbetas av tjänstenheterna finns på Österbottens välfärdsområdes webbplats (Egenkontroll) och dessutom läggs en utskrift av planen för egenkontroll fram i enheten så att klienterna/patienterna, anhöriga och de som är intresserade av egenkontroll enkelt och utan att begära planen kan läsa den.

Ansvarspersonen för enheten ansvarar för att uppdatera planen för egenkontroll. Tjänsteenheten ska alltid uppdatera planen för egenkontroll vid ändringar i verksamheten eller anvisningarna eller vid utvecklingsåtgärder till exempel på grund av upptäckta missförhållanden, ändrade handlingsmodeller för egenkontroll eller efter respons. Planen för egenkontroll ska ändras även då ansvarspersonen byts ut. Tjänsteenheten ska granska och uppdatera planen för egenkontroll minst en gång varje år.

Personalens kompetens i egenkontroll och engagemang i kontinuerligt arbete enligt egenkontrollplanen säkerställs genom tillräcklig, behörig och introducerad personal, som känner till verksamhetens syfte och är motiverad att arbeta för att främja vårdens kvalitet och kundupplevelsen. Personalen får tillräcklig introduktion i sitt arbete och sina arbetsuppgifter, kompetensen uppdateras och de erbjuds möjligheter till fortbildning.

Enhetens närmaste chef ansvarar för att anvisa och organisera egenkontrollen samt för att informera personalen om säkerhetsfrågor i realtid och utan dröjsmål vid förändringar. Personalen ges möjlighet att delta i planering och utveckling av verksamheten bland annat genom att medverka i enhetens riskbedömningar och självvärderingar. Under arbetstid erbjuds möjlighet att delta i utbildningar och informationstillfällen.

Enhetens egenkontrollplan uppdateras årligen och vid behov. Förändringar i tjänsterna, deras kvalitet samt i kund- och patientsäkerheten beaktas vid uppdatering av planen. Förändringar i egenkontrollplanen kommuniceras till personalen på personalmöten, via enhetens kommunikationskanaler samt genom skriftliga meddelanden och anvisningar som distribueras till avdelningarna. Om förändringarna berör klienter eller anhöriga sker informationen via brev.

Egenkontrollplanen finns tillgänglig på Österbottens välfärdsområdes webbplats (Egenkontroll) www.pohjanmaanhyvinvointi.fi samt som utskriven version på Bruksgårdens anslagstavla, så att klienter, anhöriga och andra intresserade enkelt kan ta del av den utan särskild begäran.

3. KLIENT- OCH PATIENTSÄKERHET

3.1 Kvalitetsmässiga krav på tjänsten

Österbottens välfärdsområde övervakar, följer upp och utvärderar genom egenkontroll att tjänsterna är av god kvalitet, lagenliga och säkra. Välfärdsområdet ska även säkerställa tillgången till och kontinuiteten i tjänsterna samt klienternas likvärdighet och delaktighet.

Österbottens välfärdsområde beviljades i januari 2024 ett SHQS-kvalitetscertifikat som omfattar välfärdsområdets alla tjänster. Certifikatet är ett bevis på högklassig verksamhet på hög nivå inom social- och hälsovården och är i kraft fram till den 26 januari 2026. Certifikatet har beviljats av ett finskt företag inom kvalitetsutvärdering, certifiering och utbildningstjänster, Labquality Oy. Välfärdsområdets kvalitetsprogram SHQS (Social and Health Quality Standard) är ett verktyg för ledning och utveckling inom social- och hälsovården, och om verktyget tillämpats med framgång beviljas organisationen ett certifikat som erkännande.

Infotext: I hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) och i förordningar som getts med stöd av den föreskrivs om kvaliteten och patientsäkerheten inom hälso- och sjukvården. På motsvarande sätt föreskrivs i socialvårdslagen (1301/2014) om kvaliteten och klientsäkerheten inom socialvården. De social- och hälsovårdstjänster som tillhandahålls klienter och patienter ska motsvara deras behov, vara av god kvalitet, klient- och patientorienterade, säkra och utföras på behörigt sätt.

Syftet med tillsynslagen (741/2023) är att säkerställa klient- och patientsäkerheten inom social- och hälsovården och tjänster av god kvalitet. För en tjänsteenhet är kompetent personal som förbinder sig till egenkontroll samt smidigt samarbete med övriga myndigheter och aktörer som ansvarar för säkerheten centrala faktorer för god kvalitet på tjänsterna samt klient- och patientsäkerhet och utveckling av tjänsterna.

Läs mera:

Social- och hälsovårdsministeriets klient- och patientsäkerhetsstrategi och genomförandeplan (Social- och hälsovårdsministeriets publikationer, 2022: 3).

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://asiakasjapotilasturvallisuuskeskus.fi/

Checklistindikatorer (strukturer och processer): primärvård, specialsjukvård, socialtjänster

Självutvärderingsverktyg för följning och utvärdering av genomförandet av den nationella klient- och patientsäkerhetsstrategin

SHQS-kvalitetscertifikatet, som beviljades till Österbottens välfärdsområde i januari 2024, styr tillhandahållandet av verksamhet av hög kvalitet och standard inom social- och hälsovården. Leverantörens kvalitetskrav och metoder för kvalitetsstyrning inkluderar bland annat självvärderingar och revisioner. Kvalitetsstyrningsverktyg och indikatorer som används vid tjänsteutvärderingar är exempelvis Roidu-kundåterkopplingsrapporter, HaiPro-rapporter och RAI-instrumentet.

Lagen om stöd för den äldre befolkningens funktionsförmåga samt social- och hälsovårdstjänster för äldre (28.12.2012/980), socialvårdslagen (30.12.2014/1301), hälsovårdslagen (1326/2010), lagen om stöd för närståendevård (937/2005) och klientavgiftslagen (734/1992) säkerställer en jämlik kvalitet på de tjänster som tillhandahålls inom enheten.

Kund- och patientsäkerheten säkerställs genom att enheten verkar enligt organisationens instruktioner, samarbetar regelbundet med säkerhetsansvariga myndigheter, samt att säkerhetsrelaterade planer är uppdaterade och personalen är väl förtrogen med dem. Enheten säkerställer att bemanningen uppfyller lagens krav, att personalen är utbildad och introducerad i arbetet, samt att de har möjlighet att upprätthålla sin kompetens genom fortbildning. Personalen har även genomgått webbutbildning i patientsäkerhet. Enheten har en grupp av säkerhetsansvariga som regelbundet träffas för att diskutera säkerhetsfrågor.

Vården av kunderna styrs av en individuell vård- och rehabiliteringsplan som baserar sig på kundens funktionsförmåga, vårdbehov samt RAI-bedömning. Kunderna har tillgång till larmarmband som stöd för säkerheten, vilket möjliggör att de kan larma vid exempelvis fall. Dessutom finns nattliga dörrvakter vid rumsdörrarna samt vid behov rörelsedetektorer i rummen för att garantera kundernas säkerhet. Bruksgårdens ytterdörrar är endast öppna under särskilda tider och småhusens ytterdörrar hålls låsta för att säkerställa kundernas trygghet.

Enhetens närmaste chef ansvarar för att skapa en öppen säkerhetskultur som understöds genom samtal, regelbundna möten och utbildningar. Personal påminns om möjligheten att anonymt skicka HaiPro-rapporter eller privata e-postmeddelanden om de vill ge feedback eller förslag till förbättringar endast till enhetens närmaste chef. Personalen har även tillgång till vårdlarmlås, med vilka de vid behov kan kalla på hjälp och därmed trygga sitt arbete. Enheten samarbetar aktivt med arbetarskydd och företagshälsovård

3.2 Ansvar för tjänsternas kvalitet

Ansvaret och ledningen av egenkontrollen inom Österbottens välfärdsområde samt säkerställande av kvaliteten och säkerheten beskrivs i välfärdsområdets förvaltnings- och verksamhetsstadga, i programmet för egenkontroll samt på praktisk nivå i handboken för egenkontroll och kvalitetskontroll.

Infotext: Läs mer: Social- och hälsovårdsministeriets klient- och patientsäkerhetsstrategi och genomförandeplan (Social- och hälsovårdsministeriets publikationer, 2022: 3).

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://asiakasjapotilasturvallisuuskeskus.fi/

Beskrivning av ledningsstrukturer med fokus på förfaranden inom klient- och patientsäkerhet och tillsyn

Bruksgården servicehus är en enhet inom resultatområdet för boendetjänster vid Österbottens välfärdsområde och tillhör verksamhetsområdet för hem- och boendetjänster.

Enhetschefen ansvarar för planering och genomförande av den praktiska verksamheten i enheten i enlighet med välfärdsområdets riktlinjer, tillsammans med enhetens tjänsteansvariga och personal. Personal som arbetar direkt med kunderna ansvarar tillsammans med tjänsteansvarig för kvaliteten på vården och tjänsterna som erbjuds i enheten. Enhetschefen ansvarar för att stödja personalens kompetens samt för kvalitet och säkerhet i den vård och de tjänster som erbjuds kunderna. Enhetschefen rapporterar till den koordinerande tjänstechefen och övervårdaren. Genom dem ansvarar verksamhets- och sektorschefer för enheternas verksamhet gentemot resursledningen och vidare till välfärdsområdets ledning.

Kvalitets- och tillsynsenheten ansvarar för verksamheten vid Österbottens välfärdsområdes enheter och tillsyn sker enligt tillsynsplanen. Kvalitets- och tillsynsenheten genomför regelbundna tillsynsbesök vid enheterna. Enheten rapporterar eventuella brister och oegentligheter som upptäcks vid egenkontrollen till landskapsförvaltningsverke

3.3 Klientens ställning och rättigheter

Tjänsteenheterna inom Österbottens välfärdsområde iakttar bestämmelserna i lagarna om klientens/patientens ställning och rättigheter (812/2000; 795/1992) samt välfärdsområdets anvisningar för säkerställande av klientens/patientens ställning och rättigheter.

Klienten/patienten har rätt till socialvård och hälso- och sjukvård av god kvalitet samt till gott bemötande. Den tjänst/den vård som tillhandahålls en klient eller patient ska ordnas utan att kränka dennas människovärde samt med respekt för dennas övertygelse och integritet enligt bestämmelserna i 4 § i lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000), 3 § i lag on patientens ställning och rättigheter (785/1992) och 30 § i socialvårdslagen (1301/2014).

3.3.1 Tillgång till tjänster och vård

Information om tillgång till tjänster och vård inom Österbottens välfärdsområde samt väntetider till vård finns på Österbottens välfärdsområdes webbplats: Vård och Tillgång till vård – väntetid

Om att få vård stadgas närmare i 6. kap. i hälsovård- och sjukvårdslag (1326/2010). Aktuella maximala väntetider för att få vård finns på Social- och hälsovårdsministeriets webbplats: Tillgång till vård (vårdgaranti) - Social- och hälsovårdsministeriet (stm.fi)

Om tillhandahållande av socialvård, dess tillgänglighet och lagstadgade behandlingstider stadgas i 4. kap. i socialvårdslagen (1301/2014).

Mera information om tillgången till socialtjänster finns på Social- och hälsovårdsministeriets webbplats: Tillgång till socialvårdstjänster

Ordnande av vård ifall att den maximala väntetiden överskrids

Om social- och hälsovården i Österbottens välfärdsområde inte kan ge en patientvård inom den föreskrivna maximala väntetiden måste välfärdsområdet se till att patienten har möjlighet att få vård någon annanstans, antingen i ett annat välfärdsområde, genom köp av tjänster eller genom att ge patienten en servicesedel. För det betalar patienten inte några extra avgifter, utan patienten betalar endast välfärdsområdets kundavgift för vården. Patienten har rätt att vägra ta emot vård på en annan enhet och kan vänta tills vården kan ges på den enhet som patienten valt.

Om välfärdsområdet inte kan ordna vård i Finland inom den i lagen föreskrivna tiden, måste välfärdsområdet på patientens begäran ge förhandstillstånd att på välfärdsområdets bekostnad söka vård i ett annat EU-land eller EES-land eller i Schweiz. (STM: Väntetiderna inom vården (vårdgarantin)

Infotext: Om bedömning av servicebehov och om väntetider för socialtjänster föreskrivs bland annat i följande lagar: socialvårdslag (1301/2004); lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000); lag om utkomststöd (1412/1997); barnskyddslag (417/2007); lag om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012); lag om funktionshinderservice (675/2023) och bestämmelsen i 12 § 3. mom. i lag om ordnande av social- och hälsovård (612/2021).

Tillgången till tjänster och vård för kunderna regleras av olika lagar som också styr den vård och de tjänster som ges inom enheten. Dessa lagar inkluderar bland annat socialvårdslagen (1301/2004), lagen om socialvårdskundens ställning och rättigheter (812/2000) samt lagen om stöd för den äldre befolkningens funktionsförmåga och social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012).

Kunderna har gemensamma instruktioner för ansökan till boendetjänster och en enhetlig praxis följs för alla. Ansökan till boendetjänster och korttids-/intervallvård görs med en separat ansökan som skickas till vårdplaneringsteamet, varefter en kartläggningsprocess påbörjas. Som stöd för att fatta rätt beslut används bland annat RAI-verktyget, som erbjuder en objektiv bedömning av vårdbehovet. Vid behov kan hembesök genomföras och samtal hållas med anhöriga, hemtjänst och minnesrådgivning. Den gjorda utredningen ligger till grund för beslutet. Den regelbundet sammankallade SAS-gruppen (Utreda-Bedöma-Placera) behandlar ansökan och bedömer om kunden får en plats vid boendeenheten. Det finns fastställda kriterier för beviljande av plats i boendetjänst.

Kötiden för äldre till heldygnsboende har under perioden 1.1–30.6.2024 varit 2,95 månader. Kötiden är synlig på Österbottens välfärdsområdes webbplats (Boendetjänster för äldre) och informationen uppdateras även i enhetens egenkontrollplan.

Korttidsvård, även kallad intervallvård, ansöks om med en separat ansökan och är avsedd för tillfällig vård, omsorg och rehabilitering, och kan även sökas för anhörigas avlastning. Vid val av lämplig korttidsvårdsplats är det viktigt att beakta kundens fysiska och psykiska funktionsförmåga, det vill säga hjälpbehov i olika situationer. Vården kan ordnas som tillfällig eller regelbunden vård.

3.3.2 Bedömning av servicebehov/vårdbehov

Infotext: Enligt bestämmelsen i 36 § i socialvårdslagen (1301/2014) har en person som ansöker om socialvårdstjänster har rätt att få en bedömning av servicebehovet (socialvårdslagen 1301/2014, 36 §) om det inte är uppenbart onödigt, till exempel om behovet av service är tillfälligt. När bedömningen görs ska det redogöras för klienten vilka hans eller hennes rättigheter och skyldigheter enligt den allmänna lagstiftningen eller speciallagstiftningen är samt för de olika alternativen vid tillhandahållandet av tjänster och deras effekter liksom också för andra omständigheter som är av betydelse för klientens ärende. Redogörelsen ska ges så att klienten tillräckligt väl förstår dess innehåll och betydelse (1301/2014, 36 §). Servicebehovet bedöms tillsammans med klienten och vid behov hens anhöriga, närstående eller lagliga företrädare (1301/2014, 41 §).

Enligt stadgandet i 15 a § i lag om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012) ska välfärdsområdet använda bedömningsverktyget RAI vid bedömningen av en äldre persons funktionsförmåga, om den äldre personen enligt en preliminär bedömning behöver regelbunden socialservice för tryggandet av sin vård och omsorg.

I kapitel 6 i hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) beskrivs på motsvarande sätt personens/patientens rätt att få vård inom hälso- och sjukvårdstjänster.

Egen kontaktperson

Enligt bestämmelsen i 42 § i socialvårdslagen (1301/2014) ska det för en klient inom socialvården utses en egen kontaktperson för den tid klientrelationen pågår. En egen kontaktperson behöver inte utses om det för klienten redan har utsetts en annan arbetstagare som ansvarar för tjänsten eller om det av någon annan orsak är uppenbart onödigt att utse en egen kontaktperson. Den person som är egen kontaktperson ska i enlighet med klientens behov och intresse se till att tjänster ordnas i enlighet med bedömningen av servicebehovet.

Kunderna har gemensamma instruktioner för ansökan till boendetjänster och en enhetlig praxis följs för alla. Ansökan till boendetjänster och korttidsvård görs med en separat ansökan som skickas till vårdplaneringsteamet, varefter en kartläggningsprocess påbörjas. Som stöd för att fatta rätt beslut används bland annat RAI-verktyget, som erbjuder en objektiv bedömning av vårdbehovet. Vid behov kan hembesök genomföras och samtal hållas med anhöriga, hemtjänst och minnesrådgivning. Den gjorda utredningen ligger till grund för beslutet. Den regelbundet sammankallade SAS-gruppen (Utreda-Bedöma-Placera) behandlar ansökan och bedömer om kunden får en plats vid boendeenheten. Det finns fastställda kriterier för beviljande av plats i boendetjänst.

Korttidsvård, även kallad intervallvård, ansöks om med en separat ansökan och är avsedd för tillfällig vård för dem som behöver det, och kan också sökas för anhörigas avlastning. Vid val av lämplig korttidsvårdsplats är det viktigt att beakta kundens fysiska och psykiska funktionsförmåga, det vill säga hjälpbehov i olika situationer. Vården kan ordnas som tillfällig eller regelbunden vård.

Kundens vård och tjänster inom enheten styrs av en individuell vård- och rehabiliteringsplan som upprättas cirka en månad efter inflyttning till enheten. I planen dokumenteras kundens personliga, dagliga behov av vård och tjänster samt rehabiliteringsplan. Vid upprättandet av vård- och rehabiliteringsplanen används resultat från RAI-verktyget, kundens och anhörigas önskemål samt vårdkraven för kundens sjukdomar. Livshistoriken är ett dokument som används i enheten och som kunden fyller i tillsammans med en anhörig. I livshistoriken behandlas händelser som påverkat kundens liv, preferenser samt förväntningar och önskemål om framtida vård och tjänster. Livshistoriken fungerar även som stöd vid upprättandet av vård- och rehabiliteringsplanen. Vård- och rehabiliteringsplanen uppdateras två gånger per år och oftare vid behov.

Personal i enheten bedömer kundernas vård- och servicebehov i det dagliga omvårdningsarbetet. Enhetens ansvarsläkare gör veckovisa telefonrundor med sjuksköterskorna samt besöker enheten cirka fyra gånger per år. Terveystalo erbjuder fjärrläkartjänster som är tillgängliga dygnet runt. Utifrån läkarnas ändringar eller ordinationer kan även vård och tjänster till kunden justeras. Sjuksköterskorna har på kvällar och helger tillgång till så kallad Lisa-tjänst, en mobil sjukhustjänst. Erfaren ambulanspersonal kan göra bedömningar av kundens tillstånd vid akuta situationer.

Bedömningsverktyg som används för att bedöma kundernas vård- och servicebehov i enheten inkluderar bland annat RAI-verktyget och riskbedömningar för fallolyckor. Utifrån resultaten från dessa verktyg bedöms och justeras kundernas vård och tjänster enligt behov.

Varje kund i enheten har 1–2 utsedda personliga arbetare, så kallade närvårdare. Närvårdaren ansvarar för att organisera anhörigsamtal, uppdatera RAI, samt i samarbete med kunden och anhöriga uppdatera vård- och rehabiliteringsplanen.

Bedömning av vårdbehovet för korttidsvårdskunder görs under korttidsvårdsperioden, och vården och tjänsterna styrs av den upprättade vårdplanen. Korttidsvårdsperioden baseras på en rehabiliterande arbetsmetod och kundernas individuella behov beaktas. Enhetens ansvarsläkare sköter inte korttidsvårdskunder, men akut bedömning av vårdbehovet görs vid behov på akuten. Den egna läkaren ansvarar för behandling av kroniska sjukdomar.

3.3.3 Planering och genomförande av tjänsten/vården

Infotext: Klienten har rätt att få ett skriftligt beslut om ordnande av socialvård. Klienten har även rätt att ansöka om ändring i beslutet.

Enligt bestämmelsen i 39 § i socialvårdslagen (1301/2014) ska bedömningen av servicebehovet kompletteras med en klientplan som utarbetas för klienten eller genom en annan motsvarande plan, om det inte är uppenbart onödigt att utarbeta en plan. Planen ska utarbetas tillsammans med klienten i enlighet med samma lags föreskrifter i 36 § 4–5 mom., om det inte föreligger något uppenbart hinder för detta. En genomförandeplan för klient-/serviceplanen ska utarbetas tillsammans med klienten, och den ska justeras på utsatta tider och vid förändringar i klientens servicebehov. I dess 5 mom. stadgas att för bedömningen av servicebehovet hos barn som behöver särskilt stöd och andra personer som behöver särskilt stöd ansvarar en socialarbetare i tjänsteförhållande.

Inom social- och hälsovården ska klientens/patientens självbestämmanderätt respekteras. Klienten/patienten har rätt att delta och påverka i planering och genomförande av tjänster/vård. Om en myndig klient inte kan delta och påverka i planeringen och genomförandet av tjänsterna/vården, ska klientens vilja utredas i samarbete med hens lagliga företrädare, anhöriga eller annan närstående. En minderårig klients åsikt ska beaktas enligt ålder och utvecklingsnivå.

Vård- och rehabiliteringsplanen upprättas cirka en månad efter kundens flytt till enheten. Den upprättas av kundens närvårdare i samarbete med kunden, enhetens övriga personal samt anhöriga. Planen görs via RAI-programmet. En skriftlig vård- och rehabiliteringsplan ges även till kunden och/eller anhöriga.

Vård- och rehabiliteringsplanen används i enheten som ett styrande dokument för det dagliga omvårdningsarbetet. Vårdplanen inkluderar både vård- och rehabiliteringsplan. Genomförandet av planen följs upp under det dagliga omvårdningsarbetet, och bedömningen av kundens tillstånd är en aktiv del av det dagliga arbetet.

Den information som finns i vård- och rehabiliteringsplanen utvärderas och ändras vid behov enligt kundens tillstånd, minst dock två gånger per år i samband med uppdatering. Vårdplanen styr den vård och service som personalen erbjuder kunden, och dess genomförande följs upp bland annat via journalanteckningar i patientdatasystemet. Dokumentation av kundarbetet är varje yrkesverksam persons ansvar och skyldighet enligt lagen om socialvårdens klientdokument (254/2015). Att dokumentera uppgifter som erhållits i kundarbetet är en viktig del av klientarbetet. I klientdokumentationen ska nödvändiga och tillräckliga uppgifter antecknas ur socialvårdens organisering, planering, genomförande, uppföljning och tillsyns synvinkel. Dokumentationen ska vara klar och förståelig och anteckningarna görs utan dröjsmål när kundens ärende har behandlats.

3.3.4 Bemötande av klient/patient och rättigheter

Klienten/patienten har rätt till gott bemötande, det vill säga hens människovärde, övertygelse och integritet ska respekteras. Klientens/patientens önskemål, åsikt, intresse och individuella behov samt modersmål och kulturbakgrund ska beaktas i tjänsterna/vården. Kravet på gott bemötande gäller såväl de tjänster som välfärdsområdet själv producerar och de tjänster som välfärdsområdet köper.

Välfärdsområdet har utarbetat anvisningar för gott bemötande och god behandling av en klient eller patient (intra). I anvisningen beskrivs vad en anställd ska göra om hen observerar osakligt beteende och osaklig behandling i sitt arbete. Anställda ska ingripa i osakligt beteende och osaklig behandling och alla som jobbar i enheten ska känna till hur man anmäler. En anmälan om en situation där man upplevt osakligt beteende eller osaklig behandling kan även göras av klient, patient eller anhörig. Även anställda eller andra personer som varit närvarande kan göra en anmälan. Det finns flera anmälningskanaler.

Anmälningskanaler för klienter, patienter och personer utanför organisationen finns på välfärdsområdets webbplats: Ge respons - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi). En klient, patient eller anhörig kan även ge muntlig respons. Anmälningskanaler för personalen (HaiPro och SPro) finns på intra.

Självbestämmanderätten är varje människas grundläggande rättighet, och den inbegriper rätt till personlig frihet, likvärdighet, integritet och säkerhet. Den har nära samband med rätten till privatliv och skydd för privatlivet. Tjänster och vård genomförs i regel utan att begränsa en persons självbestämmanderätt. Om man är tvungen att vidta åtgärder som begränsar självbestämmanderätten, ska det finnas en laglig grund för detta och självbestämmanderätten kan begränsas endast ifall att klientens/patientens eller andra personers hälsa eller säkerhet hotar att äventyras eller om andra metoder inte hjälper. Begränsningsåtgärderna ska utföras i enlighet med principen om lindrigaste möjliga begränsning och på ett säkert sätt med respekt för människovärdet. En anvisning om användning av begränsningsåtgärder har utarbetats för välfärdsområdets personal. Anvisningen finns i materialbanken på intra.

Infotext: Anställda som jobbar inom social- och hälsovården ska respektera och stärka klientens och patientens självbestämmanderätt och stöda klientens eller patientens delaktighet i planering och genomförande av vård och tjänster.

Vid tillhandahållandet av socialvård ska särskild uppmärksamhet ägnas åt att tillgodose de klienters intressen som behöver särskilt stöd. I alla socialvårdsåtgärder som gäller barn ska i första hand barnets intresse beaktas (socialvårdslagen 1301/2014, 4–5 §) som också grundar sig i rätten till privatliv och skydd för privatlivet, såsom stadgas i 6–7 §, 10 § och 12 § i grundlagen (731/1999).

Plan om gott bemötande

Varje barnskyddsanstalt som ordnar vård och omsorg för barn som placerats har en allmän plan om gott bemötande som en del av planen för egenkontroll. När planen om gott bemötande görs upp och när den ses över ska de barn som är placerade i verksamhetsenheten höras, och de ska ges möjlighet att delta i utarbetandet av planen. När planen är färdig ska den gås igenom tillsammans med de barn som är placerade i enheten. Planen ska placeras så att alla kan se den. Planen ska skickas för kännedom till det välfärdsområde som ansvarar för placeringen av ett barn och till den socialarbetare som ansvarar för angelägenheterna i fråga om det barn som placerats i enheten, och planen ska utvärderas och ses över årligen. (Barnskyddslagen 417/2007, 61 b §).

Intressebevakning

Social- och hälsovården har klienter i olika åldrar som inte själva kan sköta sina angelägenheter och då kan klienten behöva en förmyndare. En minderårigs förmyndare är i första hand vårdnadshavaren. Tilläggsuppgifter och anvisningar för att inleda en förmyndarskapsprocess för en klient och förfaranden som gäller förmyndarskap finns i lagen om förmyndarverksamhet (442/1999) samt på webbplatsen för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata: Förmyndarskap | Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (dvv.fi)

Behandling av en klient/patient och rättigheter

Bruksgårdens servicehem ligger i den centrala delen av Österbottens välfärdsområde, där kundernas modersmål är finska eller svenska. Social- och hälsovårdspersonal ska ha tillräckliga muntliga och skriftliga språkkunskaper för de uppgifter de utför, och bedömningen av detta ansvarar arbetsgivaren för. Vid vikariat är det särskilt viktigt att behärska det andra inhemska språket så att samarbetet med kunder, annan personal och anhöriga fungerar. Språkkunskaper hos vikarier bedöms alltid utifrån behov och uppgift.

Kunder inom socialvården har rätt till god socialvård och god behandling utan diskriminering. Kunden ska bemötas med respekt för sin människovärdighet, övertygelse och integritet. Beslut som rör faktisk vård och service fattas och genomförs medan kunden är i tjänsternas omfång. En kund som är missnöjd med kvaliteten på servicen eller behandlingen har rätt att lämna en anmärkning till ansvarig för verksamheten eller ledande tjänsteman. Anmärkningen kan också göras av kundens lagliga representant, anhörig eller närstående. Den som tar emot anmärkningen ska behandla ärendet och ge ett skriftligt, motiverat svar inom rimlig tid.

Kunden eller dennes anhöriga har rätt att kontakta socialombudsmannen om kunden anser sig ha blivit illa behandlad

Upptäckt och rapportering av olämplig behandling

Personalen kan vid upptäckt av olämplig behandling göra en HaiPro- eller socialvårdens SPro-anmälan, eller ta direkt kontakt med enhetschefen eller socialombudet. Socialombudets kontaktuppgifter finns på enhetens anslagstavla, utanför enhetschefens rum samt på Österbottens välfärdsområdes webbplats.

Om personalen är oroad över att kundens rättsskydd inte uppfylls, görs en HaiPro- eller SPro-anmälan och kontakt tas med enhetschefen. Chefen diskuterar situationen med socialarbetaren och utvärderar ärendet. Vid behov kontaktas den behandlande läkaren för att bedöma behovet av en allmän förvaltare, som upprättar ett utlåtande till Digital- och befolkningsdataservicecentralen. Om förvaltarskap inte är motiverat på grund av en skadesituation, kan närstående själva ansöka om förvaltarskap med personalens vägledning. Personalen hjälper då närstående till Digital- och befolkningsdataservicecentralens webbplats och skickar en utlåtandeförfrågan till läkaren.

Hantera och förvara kunders kontanter och egendom

Enheten har inga skriftliga instruktioner för förvaring, hantering eller uppföljning av kunders kontanter eller annan egendom. Det rekommenderas att kunder inte har kontanter i enheten. Om kontanter finns, förvaras de i en låst kassaskåp. Användning av kontanter dokumenteras i en särskild bok med datum, ingående saldo, inköpskostnad och återstående saldo. Kvitton sparas tillsammans med kundens kontanter. Annan egendom dokumenteras i vård- och rehabiliteringsplanen. Enheten ansvarar inte för värdesaker eller annan egendom som kunden lämnat kvar i småhemmet eller hos sig själv.

Infotext: Begränsningsåtgärder

Målet är att man inte ska behöva använda begränsningsåtgärder. Det är i varje fall möjligt att använda dem enbart som en sista utväg då alla andra lindrigare förfaringssätt har använts. Det är tillåtet att använda endast de begränsningsåtgärder som finns nämnda i lagen.

Begränsningar i specialomsorg

Om begränsningar inom handikappomsorgen föreskrivs i 3 kap. i lag angående specialsomsorgen om utvecklingsstörda (519/1977). Inom specialomsorgen kan begränsningsåtgärder användas i serviceboenden med heldygnsomsorg, vid service på en institution eller specialiserad sjukvård som ges på en psykiatrisk enhet för personer med intellektuell funktionsnedsättning (utvecklingsstörning) eller inom motsvarande privat service. För att begränsningsåtgärder ska kunna tillämpas enligt specialomsorgslagen (519/1977) ska klienternas behov inom specialomsorgen uppfylla de kriterier som finns föreskrivna i nämnda lag. Varje begränsningsåtgärd ska vara anpassad för en specifik klient eller situation. För varje klient utarbetas en genomförandeplan där det framgår hur klientens självbestämmanderätt stöds. Om en begränsningsåtgärd används på en klient, utarbetas en IMO-plan för klienten.

Välfärdsområdets specialomsorgen har en multiprofessionell IMO-arbetsgrupp, som drar upp riktlinjer för praxis vid boendeserviceenheten och diskuterar frågor som dyker upp angående klienternas självbestämmanderätt. Användningen av begränsningsåtgärder inom specialomsorgen kommer att beskrivas närmare i Österbottens välfärdsområdes IMO-handbok som är under beredning.

Begränsningar i vård utom hemmet

Användningen av begränsningsåtgärder inom barnskydd finns föreskrivet i 11 kap. i barnskyddslagen (417/2009). Innehållet i begränsningsåtgärderna inom barnskyddet ska månatligen sändas för kännedom till den ansvariga socialarbetaren för barnets angelägenheter enligt bestämmelsen i 74 § 3 mom. i barnskyddslagen. Om flera begränsningar efter varandra, samtidigt eller under en längre tid har riktats mot barnet, ska den socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter bedöma barnets situation som helhet, behovet av för barnet lämplig och tillräcklig vård och av tjänster samt om antalet anställda, personalens kompetens och lokalerna på platsen för vård utom hemmet motsvarar barnets behov enligt samma lags 74 a § 3 mom. Institutet för hälsa och välfärd ger på sin hemsida en allmän beskrivning av förutsättningar för bruk av begränsningar enligt barnskyddslagen samt av beslutsfattandet och antecknandet.

Begränsningsåtgärder inom dygnet runt-serviceboende för äldre

En nationell lagstiftning saknas för användning av begränsande åtgärder för äldre inom effektiverad dygnet runt omsorg. I avsaknad av tillämplig lagstiftning framhävs den normativa betydelsen av riksdagens justitieombudsmans laglighetsövervakning (se Social- och hälsovårdsministeriets rapporter och promemorior 2021: 12; Rättsligt material om äldres självbestämmanderätt 2018–2022). Beslut om användning av begränsande åtgärder som begränsar klientens rörlighet tas alltid av klientens behandlande läkare. Vårdpersonalen ska regelbundet överväga för enskilda individer huruvida ett begränsningsbeslut är grundat eller inte, och alltid då en begränsningsåtgärd vidtas. Bedömningen ska dokumenteras i klientdatasystemet. Endast en läkare kan besluta om fortsättning av en begränsningsåtgärd. En anhörigs krav får aldrig vara orsaken till att använda en begränsningsåtgärd. En begränsning som används på klientens önskemål är inte en begränsningsåtgärd, men ska alltid dokumenteras i klientdatasystemet. Dessutom ska klienten framföra ett önskemål varje gång, inga antaganden får göras. Begränsningar får aldrig användas på grund av knappa personalresurser.

Läs mer: Begränsning av självbestämmanderätten inom social- och hälsovården | Valvira

Självbestämmanderätt

Självbestämmanderätt och begränsande åtgärder
Målet är att begränsande åtgärder inte ska behöva användas. Begränsande åtgärder får endast användas som sista alternativ, när alla andra mildare metoder har prövats. Endast de begränsande åtgärder som anges i lag är tillåtna.

Socialvårdens vård och omsorg bygger i första hand på frivillighet, och tjänsterna genomförs i princip utan att begränsa personens självbestämmanderätt. Självbestämmanderätten kan begränsas inom socialvården endast när hälsan eller säkerheten för kunden eller andra personer är i fara. Om det finns starka skäl för en begränsande åtgärd för kunden, strävar man efter att genomföra denna i samförstånd med kunden och kundens närstående. Krav från närstående får aldrig vara skäl för användning av en begränsning. Användningen av en begränsning får aldrig bero på brist på personalresurser. Beslut om begränsande åtgärder fattas av läkare och dokumenteras i kundens papper. Åtgärden ska skrivas in i vårdplanen och dokumenteras i patientdatasystemet, där också dess giltighetstid framgår. Genomförandet och uppföljningen av begränsande åtgärder sker som en del av den dagliga dokumentationen av kundens vård. Begränsande åtgärder ska genomföras enligt principen om minst möjliga inskränkning och på ett säkert sätt som respekterar personens värdighet.

Begränsande åtgärder som används i enheten syftar till att trygga kundens fysiska välmående och minska riskerna för fall och deras följder. Exempel på begränsande åtgärder är att sänggrindar hålls uppe när kunden ligger i sängen, användning av säkerhetsväst eller säkerhetsbälte när kunden sitter i rullstol. På avdelningarna Bruksgården och intervall Emma är det en begränsande åtgärd att hålla ytterdörrarna låsta för att förhindra att kunder lämnar avdelningen på egen hand, till exempel utomhus under vintern, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser.

GRUNDERNA FÖR LÅSNING AV DÖRRAR
Enhetens dörr hålls låst för att tryggheten för de boende ska säkerställas. Låsning av dörrar är nödvändig för att möjliggöra en god och säker vård för de boende och för att inte utsätta personen för omedelbar fara på grund av att dörrarna till enheten är olåsta. Vanligtvis fungerar låsningen av dörrarna så att de exempelvis öppnas vid brandlarm, åtminstone vid nödutgångar. Det är möjligt att låsa dörrar till rum, förutsatt att personen själv kan ta sig ut ur rummet, det vill säga kan öppna sin dörr trots låsningen.

I boendetjänster finns instruktioner för att stärka självbestämmanderätten och förebygga begränsande åtgärder. Instruktionerna finns på intranätet.

I enheten finns övervakningskameror med inspelning. Om detta har informerats på ett korrekt sätt.

GRUNDERNA FÖR KAMERABEORDRING
Regionalförvaltningsverket anser inte att kamerabevakning i klientrum eller i gemensamma utrymmen avsedda för klienterna inom socialvårdens enheter är lämpligt.
Systemet har tagits i bruk för att förbättra säkerheten för de boende, och syftet är att förebygga exempelvis skador orsakade av fall och att förhindra att vilsna patienter skadas ytterligare.

Syftet med kamerabevakningen inom välfärdsområdet Österbotten är:

Att säkerställa den personliga säkerheten för personal och andra personer som vistas i välfärdsområdets enheter
Att utreda och förebygga arbetsskador eller situationer som hotar arbetssäkerheten
Att säkerställa att arbetsprocesserna fungerar eller att förebygga och utreda situationer som hotar dessa
Att skydda egendom
Att förebygga situationer som äventyrar säkerheten
Att utreda situationer som hotar den allmänna säkerheten
Att förebygga missbruk samt att utreda missbruk och brott

I vårdutrymmen, till exempel i gemensamma utrymmen i enhetens småhem, filmas endast efter särskild bedömning för att säkerställa de boendes säkerhet. Då skyddar kamerabevakningen också personalens och den boendes rättssäkerhet, och grunderna för behandlingen är den registeransvariges lagstadgade skyldighet samt skydd av livsviktiga intressen.

I gemensamma utrymmen:

filmas endast efter särskild bedömning för att säkerställa den boendes säkerhet.
kamerabevakningen skyddar personalens och den boendes rättssäkerhet och/eller hälsa.
behandlingsgrunderna är den registeransvariges lagstadgade skyldighet samt skydd av livsviktiga intressen.

Kamerabevakning av läkemedelsrum utförs för att förbättra läkemedelssäkerheten och personalens säkerhet samt för att säkerställa personalens rättssäkerhet vid misstanke om läkemedelsmissbruk.

3.3.5 Anmärkning, klagomål och anmälan om patientskada

Anmärkning

Inom social- och hälsovården är en bra tjänst och god vård ett resultat av samarbete mellan klienten/patienten, anhöriga och professionella. Om du är missnöjd med den tjänst/vård som du fått, ta genast upp det med den person som tillhandahållit tjänsten/gett vården eller fattat beslutet eller med hens chef vid den verksamhetsenhet där du skött ett ärende eller fått vård. Om ärendet inte kan utredas genom diskussion, har en klient som är missnöjd med kvaliteten på socialvården eller med behandling inom socialvården rätt att göra en anmärkning till ansvarspersonen för verksamhetsenheten inom socialvården eller till den ledande tjänstemannen för socialvården (Socialvårdslag 812/2000, 23 §).

En patient som är missnöjd med hälso- och sjukvården eller med bemötandet har rätt att göra en anmärkning till den ansvariga direktören för hälso- och sjukvården inom verksamhetsenheten i fråga (hälso- och sjukvårdslag 785/1992, 10 §). Vid behov ger socialombudet eller patientombudet hjälp och vägledning för att utreda saken eller göra en anmärkning.

En skriftlig anmärkning kan du lämna på ett digitalt formulär på välfärdsområdets webbplats eller genom att fylla i en blankett som skrivs ut.

Formulär för anmärkning som gäller tjänster inom socialvården och anvisningar för ifyllandet finns på vår webbplats: Klientens rättigheter inom socialvården - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi).

Motsvarande formulär för anmärkning som gäller tjänster/vård inom hälso- och sjukvården och anvisningar för ifyllandet finns på vår webbplats: Missnöjd med vården - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi)

På en anmärkning ges ett svar inom skälig tid, cirka 1–4 veckor.

Klagomål

En anmärkning är det primära sättet att anmäla missnöje, och ett klagomål det sekundära sättet. Om den som gjort en anmärkning inte är nöjd med svaret på anmärkningen, kan hen lämna ett klagomål (socialvårdslag 812/2000, 23 a §; hälso- och sjukvårdslag 785/1882, 10 a §) till regionförvaltningsverket och i specialfall till Valvira. Formulär och anvisningar för att lämna ett klagomål finns på regionförvaltningsverkets webbplats: Anmärkning och klagomål. Anvisningar för ett klagomål finns även på välfärdsområdets webbplats: Rättigheter som gäller en klient inom socialvården och Missnöje med vården.

Tilläggsuppgifter: Klient- och patientsäkerhetscentrets webbplats: Anvisning för klienter och patienter.

Patientskadeanmälan

Patientförsäkringscentralen (PFC) handlägger alla patientskadeanmälningar som gäller hälso- och sjukvården i Finland. En patientskada ska anmälas till Patientförsäkringscentralen. Ett formulär för skadeanmälan och tilläggsuppgifter fås av patientombudsmannen, på välfärdsområdets webbplats: Missnöje med vården samt på Patientförsäkringscentralens webbplats: https://www.pvk.fi/sv/

Syftet med erinran är att erbjuda kunden ett enkelt och flexibelt sätt att framföra sin åsikt till verksamheten. Erinran syftar till att uppmärksamma dålig behandling som kunden fått, och den enhet som handlagt ärendet ges möjlighet att snabbt åtgärda situationen. Hjälp med att lämna erinran kan erhållas från personalen i den enhet som gett vård och service eller från socialansvarig. Ett svar på erinran ges inom rimlig tid, vanligtvis inom 1–4 veckor. Erinran antecknas inte i socialvårdens klientjournaler.

Enheten får erinran till kännedom och verksamhetschefen handlägger ärendet i den aktuella verksamheten eller tillsammans med hela personalen, beroende på vad erinran gäller. Erinran beaktas vid planering och utvärdering av verksamheten i planeringsprogrammet Opifer. Utifrån erinran ändras och utvecklas enhetens arbetsmetoder.

Namn och kontaktuppgifter till ansvarig person för hantering av erinran inom socialvården:
Marketta Koskela, överintendent
marketta.koskela@ovph.fi

Namn och kontaktuppgifter till ansvarig person för hantering av erinran inom hälsovården:
Markus Råback, överläkare
markus.raback@ovph.fi

Patientförsäkringscentralen (PVK) handlägger alla skadeanmälningar gällande hälso- och sjukvårdsskador i Finland, vilket innebär att dessa inte handläggs i verksamheten. Anmälan om patientskada görs direkt till Patientskadecentralen. Det ifyllda skadeanmälan ska skickas direkt till Patientförsäkringscentralen och det behövs inte bifoga kopior av patientjournal eller framställa krav på ersättning. PVK beslutar självständigt i ärendet och om ersättningsgrunder utifrån de utredningar som inkommer.

Infotext (till ovan). Uppgiften att svara på anmärkningar om socialvården har delegerats till ansvarspersonen/sektordirektören för resultatområdet. Skriv här namnet på ansvarspersonen för resultatområdet.

3.3.6 Social- och patientombudens tjänster

Social- och patientombudens uppgifter och kontaktuppgifter

För att främja tillgodoseendet av rättigheterna och rättsskyddet för patienter och klienter ska välfärdsområdet ordna patientombud och socialombud. Patientombudens och socialombudens uppgifter grundar sig på lagen om patientombud och socialombud (739/2023, 1–2 §, 8 §).

Österbottens välfärdsområde har ett socialombud och tre patientombud.

Socialombudens och patientombudens uppgifter:

- Ge råd och informera klienter/patienter eller deras lagliga företrädare, anhöriga eller andra närstående om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) samt om ärenden enligt lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992)

- Ge råd och vid behov hjälpa en klient/patient eller patientens lagliga företrädare, anhöriga eller andra närstående att göra en anmärkning.

- Ge råd hur ett klagomål, rättelseyrkande, besvär, skadeersättningsyrkande, ersättningsyrkande som gäller en patient- eller läkemedelsskada eller ett annat ärende som gäller rättsskyddet i anknytning till en klients socialvård eller en patients hälso- och sjukvård kan lämnas till en behörig myndighet.

- Informera om klientens/patientens rättigheter.

- Sammanställa information om kommunikation med klienter/patienter och följa upp klienternas/patienternas rättigheter och ställning.

- Utöver nämnda uppgifter bidra till att klienternas/patienternas rättigheter främjas och förverkligas.

Socialombudets kontaktuppgifter

Socialombud: Katarina Norrgård
Telefonnummer: 040 507 9303, telefontid: måndag–fredag kl. 08.00–14.00
E-postadress: sosiaaliasiavastaava@ovph.fi (oskyddad e-post)
Besöksadress: Korsholmsesplanaden 44, 65100 Vasa

Patientombudens kontaktuppgifter:

Patientombud: Hannele Flöjt, Marjut Meltoranta och Sari Mäkinen
Telefonnummer: 06 218 1080, telefontid måndag–torsdag kl. 09.00–11.00 och 12.00–14.00
E-postadress: potilasasiavastaava@ovph.fi (oskyddad e-post)
Besöks- och postadress: Österbottens välfärdsområde, Vasa centralsjukhus, A1, Sandviksgatan 2–4, 65130 Vasa

Kontaktuppgifter till socialombudet och patientombuden finns även på webbplatsen för Österbottens välfärdsområde: Klientens och patientens rättigheter - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi)

3.3.7 Klienternas/patienternas delaktighet

Klienter inom Österbottens välfärdsområde har möjlighet att delta i tjänsteutvecklingen genom att delta i klientråd, påverkansorgan eller andra forum för klientdelaktighet. En del klienter kan delta i tjänsteproduktionen i samarbete med professionella, till exempel som erfarenhetsexperter. En delaktighetsplan som utarbetats för Österbottens välfärdsområde utgör ramen för utveckling av delaktighetsarbetet. Delaktighetsplanen finns på välfärdsområdets webbplats.

Välfärdsområdet har följande påverkansorgan: ungdomsfullmäktige, äldrerådet och handikapprådet. Välfärdsområdet har dessutom klientråd för olika grupper.

Delaktigheten för välfärdsområdets klienter stöds även bland annat genom partnerdiskussioner mellan välfärdsområdets sektorer samt organisationer och föreningar samt genom koordinerad organisations- och frivilligverksamhet (OLKA). OLKA-verksamheten genomförs som ett samarbete mellan Österbottens Föreningar r.f. och Österbottens välfärdsområde.

Infotext: Med klientdelaktighet avses tjänsteanvändarnas delaktighet och påverkan antingen i egen vård/tjänster eller i bredare omfattning än de egna angelägenheterna i form av idéer, planering, utveckling, genomförande och utvärdering av tjänster, tjänstekedjor samt tjänstehelheter.

Klientens och anhörigas delaktighet betyder att deras syn och önskemål beaktas i alla situationer i anknytning till en tjänst/vård och vid utveckling av verksamheten. Det viktigaste gällande klienternas delaktighet är att varje klient har möjlighet att delta i planering, tillhandahållande och utvärdering av vård och tjänster som gäller klienten. Detta sker i samråd med professionella i enskilda situationer som gäller klientens tjänster. Tjänsteutveckling i samarbete med klienter görs i syfte att producera bättre tjänster för alla klienter.

Enligt lag om välfärdsområden har välfärdsområdets klienter och tjänsteanvändare rätt att delta och påverka välfärdsområdets verksamhet (lagen om välfärdsområden 611/2021, 29 §).

Klientens delaktighet i sin egen tjänst innebär att en tjänsteanvändare har rätt att bli hörd och rådgöra om sina tjänster i samförstånd med personalen.

En patient har rätt att delta i planeringen av undersökningar, vård och rehabilitering som gäller hen själv. Inom hälso- och sjukvården ska vid behov utarbetas en plan för undersökning, vård, medicinsk rehabilitering eller annan motsvarande plan där det framgår hur patientens vård ordnas och enligt vilken tidtabell. Planen ska utarbetas i samförstånd med patienten, hens anhöriga eller närstående eller hens lagliga företrädare. (Lag om patientens ställning och rättigheter 785/1992, § 4a).

Inom socialvården ska utarbetas en tjänste-, vård-, rehabiliterings- eller annan motsvarande plan i samråd med klienten och hens lagliga företrädare, anhöriga eller närstående. Klienten ska ges möjlighet att delta och påverka planeringen och genomförandet av tjänsterna. I förvaltningslagen föreskrivs om hörande av klienten före ett beslut som gäller hen (1361/2003/1361), i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000, 7–8 §) och socialvårdslagen (1301/2014, 4 §).

Läs mer:

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Barns och ungas delaktighet inom socialvården

Barns och ungas delaktighet inom hälso- och sjukvården

I Bruksgården är kunderna en aktiv del av planeringen, genomförandet och utvärderingen av sin egen vård och service. Att ta hänsyn till kunderna och deras närstående är en central del i utvecklingen av tjänstens innehåll, kvalitet, kundsäkerhet och egenkontroll. Eftersom kvalitet i tjänsten kan betyda olika saker för personal och kunder är systematiskt insamlad feedback på olika sätt viktig att använda i enhetens utveckling. Kundernas och de närståendes delaktighet innebär att deras åsikter och önskemål beaktas i alla situationer som rör utvecklingen av tjänsten och verksamheten.

Kunder och deras närstående deltar i utvecklingen av enhetens verksamhet, kvalitet och egenkontroll främst genom vardagliga kontakter. Dessutom genomförs en centraliserad kundnöjdhetsenkät inom äldreomsorgen. Feedback kan alltid ges vid behov genom vardagliga kontakter. Till exempel kontaktar närstående direkt den egna skötaren eller avdelningens sjukskötare när de vill ge feedback. Alternativt kan närstående ta kontakt med enhetens ledning när de lämnar feedback. Mottagen feedback tas alltid i beaktande. Den kan behandlas genast under samtalet eller annan kontakt. Vid behov tas feedbacken vidare till avdelningens team möte för behandling.

Vi strävar efter ett aktivt samarbete även med andra aktörer och erbjuder våra kunder möjligheter till social samvaro och kulturella upplevelser. I Bruksgården finns ett omfattande samarbete med den tredje sektorn. Körer och andra artister besöker oss regelbundet. Den finska damklubben i Vasa har besökt oss en gång i månaden i flera år och ordnar rekreationsverksamhet. Församlingarna, kantor och sjukhusprästen besöker också regelbundet vår enhet. Kunder har möjlighet att få frisör- och fotvårdstjänster i enheten på egen bekostnad. Enheten besöks regelbundet av en terapihundtjänst.

3.4 Beaktande av regelbundet insamlad respons och övrig respons

Inom Österbottens välfärdsområde kan en klient/patient/närstående ge respons om en tjänst eller vård som hen tagit del av och således påverka utvecklingen av tjänsterna genom sin egen/en närståendes upplevelse av tjänsten/vården. Respons insamlas regelbundet även av studerande och personal.

Respons av klienter

Våra kanaler för respons från klienter finns på välfärdsområdets webbplats: Ge respons - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi)

Respons kan ges om social- och hälsovårdstjänsterna, webbsidorna eller allmän respons (då gäller responsen inte en enskild enhet). Respons kan ges muntligt eller skriftligt till en enhet som tillhandahåller tjänster eller vård, till exempel via kundserviceterminaler vid enheterna samt via QR-koder.

Klientupplevelse och klientnöjdhet

Välfärdsområdet mäter klientupplevelsen och klientnöjdheten med hjälp av nettorekommendationsindex, det vill säga NPS-mätare (Net Promoter Score). NPS-mätaren anger hur stor del av klienterna som kan rekommendera de tjänster som Österbottens välfärdsområde tillhandahåller. NPS-talet ligger mellan -100 och 100. Vanligen anses 50 som ett bra resultat. Ju högre tal, desto fler klienter kan rekommendera välfärdsområdets tjänster.

Respons som insamlas av studerande

Välfärdsområdet insamlar även regelbundet respons av studerande med hjälp av NPS-mätare och en responsförfrågan för studerande (CLES). NPS-talet ligger mellan -100 och +100. Vanligen anses 50 som ett bra resultat. Anvisningar för studerande som ska ge respons samt resultat från NPS-mätaren och CLES-förfrågan finns på välfärdsområdet intra.

Respons av personalen

Av personalen insamlas respons om arbetsplatsen bland annat med hjälp av en NPS-rekommendationsmätare. Genom mätaren fås information om personalens trivsel och om vad arbetstagarna tycker om sin arbetsplats. Mätningen görs två gånger per år per e-post. Anvisningar för behandling av resultaten, rapportering och genomgång finns på välfärdsområdets intra. Resultat för varje sektor publiceras på intra.

Infotext: Då tjänsteenhetens plan för egenkontroll utarbetas, ändras och vid tjänsteutveckling ska tjänsteproducenten ta hänsyn till respons som regelbundet samlas in från de klienter och patienter som tillhandahålls tjänster vid enheten, deras anhöriga och närstående samt från tjänsteenhetens personal. (Tillsynslagen 741/2023, 27 §).

Respons och erfarenheter från klienter/patienter i olika åldrar och deras familj/närstående är en viktig och väsentlig del av utvecklingen av välfärdsområdets tjänster med avseende på innehållet, kvaliteten, klientsäkerheten och egenkontrollen. Eftersom god kvalitet på en tjänst kan betyda olika saker för personalen och klienterna, är respons som regelbundet insamlas på olika sätt en viktig del av utvecklingen av enheten.

Läs mer:

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Klient- och patientsäkerhetscentret 2023: Klient- och patientsäkerhetsstrategins handlingsprogram för tjänsteanordnare och tjänsteproducenter inom social- och hälsovården 2022–2026.

Tjänsteproducenten ska vid upprättande, uppdatering och utveckling av serviceenhetens egenkontrollplan ta hänsyn till regelbundet insamlad feedback från kunder och/eller patienter som får tjänster i serviceenheten, deras närstående samt enhetens personal (övervakningslag 741/2023, 27 §).

Att beakta feedback och erfarenheter från kunder/patienter i olika åldrar och deras familjer/närstående är en viktig och central del i utvecklingen av innehållet, kvaliteten, kundsäkerheten och egenkontrollen i välfärdsområdets tjänster.

Regelbundet insamlad feedback på olika sätt är viktig att använda i enhetens utveckling. Enheten samlar regelbundet in feedback från kunder, närstående, personal och studerande. Feedbackundersökningarna är välfärdsområdet Österbottens egna undersökningar, men kundnöjdheten mäts även genom Institutet för hälsa och välfärds årliga kundnöjdhetsundersökningar.

Personalen får årligen en arbetsnöjdhetsundersökning ordnad av välfärdsområdet Österbotten. Dessutom genomför företagshälsovården regelbundet sin egen undersökning inför arbetsplatsbesök. På enhetsnivå är det möjligt att ordna Webropol-undersökningar för personalen.

För forskningarnas tillförlitlighet och transparens är det viktigt att resultaten presenteras för både kunder och personal. Om det finns tillräckligt med material och feedback från kundundersökningarna, sätts dessa upp på avdelningarnas anslagstavlor för kunder och närstående att läsa. Undersökningar som gäller personal och deras resultat behandlas tillsammans med personalen, till exempel vid personalmöten.

Mottagen feedback och resultat beaktas vid utvärdering, utveckling och planering av verksamheten.

3.5 Personal

Tjänsteenheterna inom Österbottens välfärdsområde ska ha tillräckligt med sådan personal som verksamheten kräver (tillsynslagen 741/2023, 9 §, 10 §). I personalen som deltar i klient- och patientarbete kan vid behov även ingå yrkespersoner som köps av en annan tjänsteproducent (kravet i arbetsavtalslagen 55/2001, 7 § ska uppfyllas). Antalet arbetstagare som deltar i klient- och patientarbete ska vara tillräckligt i relation till antalet patienter/klienter samt deras behov av vård, hjälp, stöd och tjänster samt förändringar i behoven.

Anvisningar som gäller välfärdsområdets anställda, personalärenden, arbetsskyddet samt uppfyllandet av förpliktelser i enlighet med arbetarskyddslagen (738/2002) finns på välfärdsområdets intra samt i applikationen Alma.

Formella kompetenskrav för tjänster och befattningar inom välfärdsområdet, såsom yrkesmässig behörighet och krav på språkkunskaper beskrivs i behörighetsstadgan. Behörighetsstadagan finns på välfärdsområdets webbplats.

Personalen ska ha den utbildning, yrkesskicklighet och kompetens som verksamheten kräver, med hänsyn till innehållet i de tjänster som produceras och de kunder/patienter som använder tjänsterna. Tjänsteproducenten ska säkerställa att även hyrd eller upphandlad personal inom social- och hälsovården uppfyller de krav som föreskrivs i lagarna om yrkesutbildade inom social- och hälsovården, när utförandet av uppgifterna enligt nämnda lagar eller annan social- och hälsovårdslagstiftning kräver det.

Kvalifikationskrav för ansvarig person: övervakningslag (741/2023, 10 §, 4 mom.) och socialvårdslag (1301/2014, 46 a §, 3 mom.).

Infotext: Personalen ska ha den utbildning som behövs för verksamheten, tillräckligt yrkeskunnande och färdigheter, med hänsyn till de tjänster som tillhandahålls och de klienter/patienter som använder tjänsterna. Tjänsteproducenten ska säkerställa att även social- och hälsovårdsanställda som är inhyrda eller köpta av en underleverantör uppfyller de krav som ställs i lagar som gäller yrkespersoner inom social- och hälsovården, då detta enligt nämnda lagar eller annan lagstiftning som gäller social- och hälsovården är ett krav för att sköta arbetsuppgifterna.

Behörighetskrav för ansvarspersonen: tillsynslagen (741/2023, 10 §, 4. mom.) och socialvårdslagen (1301/2014, 46 a §, 3 mom.)

Läs mer:

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Introduktionsmodell för klient- och patientsäkerhet

Personalens säkerhetsbild

Praktiska belöningsidéer som stöd för ledarskapet

3.5.1 Mängden och strukturen för personal

Personalschemat ska ta hänsyn till tillämplig lagstiftning, såsom lagen om yrkesutbildade inom socialvården som trädde i kraft 1.3.2016. Vår verksamhet är tillståndspliktig, och vi beaktar även den personalbemanning och struktur som anges i tillståndet. Det nödvändiga antalet personal beror på kundernas hjälpbehov, antal och verksamhetsmiljö.

Antalet och sammansättningen av vårdpersonal vid Ruukinkartano och Wilhelmiina-Emma är följande:

1 enhetschef
1 serviceansvarig
3 sjukskötare
33 närvårdare

Tillräckliga personalresurser säkerställs genom att minimibemanning upprätthålls och att ersättare skaffas så att det finns tillräckligt med personal på varje arbetspass. Även personalstrukturen beaktas så att nödvändig kompetens finns på varje skift.

Personalens tillräcklighet i förhållande till arbetsmängden övervakas dagligen. Arbetspassen planeras med hjälp av Titania-programmet. Uppfyllandet av personalmängden enligt lagen om äldreomsorg följs upp två gånger per år med hjälp av THL-undersökningen. Eventuella brister utvärderas och en plan görs för dem

3.5.2 Principer för användning av vikarier och för rekrytering

Personalrekrytering styrs av arbetslagstiftning och kollektivavtal, där både arbetstagares och arbetsgivares rättigheter och skyldigheter definieras. Vid rekrytering kontrollerar alltid enhetschefen den sökandes uppgifter i Valviras centrala register över yrkesutbildade personer, JulkiTerhikki.

Vi samarbetar med den gemensamma resursenheten inom Österbottens välfärdsområde. Vi följer Österbottens välfärdsområdes rekryteringsanvisningar. I rekryteringsprocessen används programmen Sotender och KuntaRekry som hjälpmedel.

Vikarieverksamheten genomförs i samarbete med resursenheten samt med hjälp av Sotender-programmet. Vi strävar efter att ordna en introduktionsdag för nya vikarier. För nya arbetstagare används en introduktionschecklista, som fylls i tillsammans med den introducerande vårdaren. Enhetschefen beslutar, i samråd med serviceansvarig och introduktionspersonalen, huruvida vikarie är behörig att arbeta i enheten.

Yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården ska ha tillräckliga muntliga och skriftliga språkkunskaper i förhållande till arbetsuppgifterna, och det är arbetsgivarens ansvar att bedöma detta. För vikariat görs dock en särskild bedömning med fokus på att den andra inhemska språkbehärskningen är tillräcklig för att möjliggöra samarbete med kollegor, boende och anhöriga. Språkkunskaper för vikarier bedöms alltid separat utifrån behov och uppgiftens art.

Arbetstillstånd för personer med utländsk bakgrund kontrolleras alltid innan ett anställningsavtal ingås, och för studerande kontrolleras studieframsteg. Vid behov kan undantagstillstånd för det andra obligatoriska språket sökas vid anställning av person med utländsk bakgrund.

Från och med 1.1.2024 trädde en ny lag i kraft (Lag om tillsynen över social- och hälsovården), som förpliktar arbetsgivare att kontrollera brottsregisterutdrag för personer som arbetar med äldre. Syftet är att främja äldres personliga säkerhet och skydda deras personliga integritet.

Säkerställande av lämplighet och tillförlitlighet vid rekrytering av personer som arbetar med barn, äldre och personer med funktionsnedsättning
Från och med 1.1.2024 gäller en lag (Lag om tillsynen över social- och hälsovården), som förutsätter att brottsregisterutdrag kontrolleras för dem som arbetar med äldre personer. Syftet är att öka de äldres personliga säkerhet och skydda deras integritet.

Information om brottsregisterutdrag ges redan i platsannonsen och under arbetsintervjun. Arbetstagaren ska uppvisa ett brottsregisterutdrag innan arbetet påbörjas. Utdraget är giltigt i 6 månader, och en vikarie ska uppvisa ett nytt utdrag om tiden mellan anställningarna överskrider 6 månader. Närmaste chef för register över uppvisade brottsregisterutdrag.

Personens lämplighet och tillförlitlighet bedöms under rekryteringsprocessen och arbetsintervjun. I denna bedömning granskas tidigare arbetslivserfarenhet, tidigare arbetsplatser, eventuella referenser kontrolleras, och sökande informeras om att enhetschefen kommer att kontakta den tidigare chefen/enheten.

* Lag om funktionshinderservice (675/2023) träder i kraft 1.1.2025 (953/2023). Till den del tillsynslagen innehåller hänvisningar till lagen om funktionshinderservice gällande kontroll av straffregisterutdrag, träder rättigheten och skyldigheten att kontrollera straffregisterutdrag för arbetstagare som arbetar med personer med funktionsnedsättning i kraft 1.1.2025.

3.5.3 Introduktion, fortbildning och säkerställande av kunnande

Introduktion för personalen

Introduktion för personal inom Österbottens välfärdsområde ordnas enligt ett introduktionsprogram i tre delar (delar 1–3). Den första delen består av allmän introduktion. Den är avsedd för alla arbetstagare och även för studerande och sommarjobbare. Den andra delen består av introduktion till en specifik sektor (torde bli klar vid årsskiftet 2024–2025). Den tredje delen producerar enheten/avdelningen på en färdig mall (blir klar år 2025).

Välfärdsområdets introduktionsprogram är konstruerat i programmet Laatuportti. I Laatuportti finns även matriser för personalen. Laatuportti har dessutom gränssnitt till HRM-systemet. Via systemen kan cheferna följa upp vilka delar av arbetstagarens introduktion som utförts. Ett nätbaserat introduktionsprogram säkerställer utöver uppföljningen även att introduktionen är av jämn kvalitet för alla. De arbetstagare som genomgått introduktionsprogrammet får en responsförfrågan som gäller introduktionsmaterialet.

Nätbaserad introduktion utesluter aldrig personlig introduktion. En ansvarsperson för introduktionen ska alltid utses för en ny arbetstagare. Den personliga introduktionen är viktigare än introduktionen på nätet.

Innehållet i introduktionsprogrammet beskrivs närmare i välfärdsområdets intra.

Arbetstagarna är skyldiga att bekanta sig med Österbottens välfärdsområdes Intra, där alla nödvändiga och uppdaterade verksamhetsanvisningar finns tillgängliga. Enheten har ett eget introduktionsprogram för nya arbetstagare. När en ny arbetstagare börjar strävar man efter att ordna några introduktionspass, under vilka den nya arbetstagaren fungerar som en extra resurs i enheten och bekantar sig med det dagliga arbetet och de tillhörande uppgifterna.

I introduktionsprogrammet är ansvaret för introduktionen fördelat mellan enhetschefen, avdelningens personal och vissa utsedda ansvarspersoner. För varje introduktionsdag har det fastställts vem som ansvarar för handledningen, och arbetstagaren bekräftar med sin underskrift att introduktionsområdet är genomgånget. Introduktion och inlärning i arbetet fortsätter även efter introduktionsperioden som en del av det praktiska arbetet.

För studerande som kommer på praktikperiod utses 1–2 handledare i enheten, och studerande följer handledarnas arbetsskift. Praktikstuderande arbetar inte självständigt, utan alltid utanför bemanningen och under handledning. Studerande får handledning i både den dagliga verksamheten i enheten och i kundvården.

Studerande som kommer via läroavtal introduceras på samma sätt som övrig personal. De erbjuds en längre introduktionsperiod, med målet att de ska kunna utföra arbetsuppgifterna på samma sätt som övriga anställda. Efter att introduktionen och kompetensen har säkerställts räknas de in i bemanningen. Läroavtalsstuderande har en utsedd handledare under hela anställningsperioden, och man strävar efter att erbjuda gemensamma arbetsskift. Läroavtalsstuderande har också bedömningsveckor, under vilka de arbetar utanför bemanningen och i samma skift som sin handledare.

Fortbildning och säkerställande av kunnande

Välfärdsområdets personal- och utbildningstjänster utarbetar varje år i samarbete med tjänstesektorerna en plan för att upprätthålla och främja arbetstagarnas yrkesmässiga kunnande. Fortbildning ordnas både internt och externt.

Personalens kunnande och utbildningsbehoven bedöms i relation till utvecklingen av förfarandena inom social- och hälsovårdsverksamheten och välfärdsområdets strategi. Dessutom ska varje arbetstagares personliga utbildningsbehov gås igenom varje år vid ett utvecklingssamtal. Arbetstagarna har skyldighet att upprätthålla sitt eget yrkesmässiga kunnande och arbetsgivaren har skyldighet att ge personalen möjlighet att delta i fortbildning. (Social- och hälsovårdsministeriets förordning om fortbildning för social- och hälsovårdspersonal 57/2024).

För personalen ordnas regelbundet olika slags utbildning, såsom till exempel utbildning i första hjälpen, hygien- och säkerhetsutbildning, nätutbildning i läkemedelsbehandling (LoVe), datasäkerhets- och dataskyddsutbildning och utbildning i olika elektroniska system.

I Laatuportti finns enhetsvisa gruppmatriser för uppföljning av personalens kompetenser. Via den egna gruppmatrisen kan cheferna följa upp vilka kompetenser personalen innehar (läkemedelslov och apparatpass). Personalen kan även själv följa med sina kompetenser och när de behöver förnyas.

Infotext: Välfärdsområdet/tjänsteproducenten ska systematiskt följa upp och utvärdera social- och hälsovårdspersonalens fortbildning samt genomförandet av de planer som gäller fortbildning. Vid uppföljningen av fortbildning ska utvärderas åtminstone huruvida mängden fortbildning är tillräcklig, deltagande i utbildning, innehåll i utbildning, kvalitet och effekter samt kostnader för utbildning.

Innehållet i fortbildningen ska beakta personalens grundutbildning, kraven och innehållet i arbetet (Social- och hälsovårdsministeriets förordning om fortbildning för social- och hälsovårdspersonal 57/2024). För personalantal, behörighetskrav och fortbildning gäller dessutom det som föreskrivs i övrig lagstiftning.

Lagstiftningen om yrkesutbildade personer inom socialvården (817/2015, § 5) och hälso- och sjukvården (559/1994, § 18) förpliktar yrkesutbildade personer att upprätthålla och utveckla sin yrkeskompetens. Arbetsgivaren är ålagd att skapa förutsättningar för att yrkesutbildade ska kunna delta i fortbildning.

Enheten har en fortbildningsplan, där man under hösten planerar kommande års utbildningsbehov samt kurser som kontinuerligt stödjer upprätthållandet av kompetens. Fortbildningsplanen uppdateras under året, särskilt när externa utbildningar bekräftas. Önskemål och utbud av fortbildning diskuteras bland annat vid personalmöten.

Österbottens välfärdsområde erbjuder utbildningar både via Teams och i fysisk form. Anmälan sker exempelvis via utbildningskalendern, där kommande utbildningar syns flera månader framåt. Kalendern nås via det interna Intranätet eller via personalens HR-arbetsbord. Enheten gör årligen en egen fortbildningsplan där man beaktar uppkomna behov samt säkerställandet av verksamheten och personalens kompetens. Intern utbildning prioriteras, och personalen uppmuntras aktivt att följa utbildningsutbudet och anmäla sig till intressanta och arbetsrelevanta kurser.

Personalens utbildningsdeltagande dokumenteras i utbildningsuppgifterna i Alma. Interna utbildningar inom Österbottens välfärdsområde registreras automatiskt, medan externa utbildningar registreras manuellt av enhetschefen eller serviceansvarig.

Personalens kompetensutveckling och upprätthållande av yrkesskicklighet följs upp bland annat i årliga utvecklingssamtal. I stora enheter kan utvecklingssamtal föras vartannat år. Inför samtalet öppnar chefen en utvecklingssamtalsmall i Alma för arbetstagaren, där denne kan skriva ner sina tankar om arbetet. Efter samtalet fyller chefen i sina kommentarer i mallen.

Vissa arbetsuppgifter kräver särskilda tillstånd, och vissa utbildningar måste förnyas regelbundet. Till exempel är tillståndet för att ge läkemedel giltigt i fem år och måste förnyas innan det löper ut. Även läkemedelshanteringsprov, utrustningspass och datasäkerhetsutbildningen (Tietoturvan ABC) ska förnyas regelbundet. Giltighetstider för läkemedelstillstånd och genomförande av utrustningspass följs upp via Laatuportti. Fem månader innan ett läkemedelstillstånd löper ut skickas ett meddelande via Laatuportti till både enhetschefen och den anställda, vilket möjliggör smidig förnyelse. Den anställda har ett personligt ansvar för att se till att tillstånden förnyas och att den egna kompetensen hålls uppdaterad. Enhetens utrustningspass finns sparade i Laatuportti.

Brister i kompetens uppmärksammas ofta genom HaiPro-anmälningar, personliga e-postmeddelanden eller samtal. När enhetschefen får vetskap om kompetensrelaterade brister kontaktas berörd medarbetare. Ett samtal förs om problemet och bakomliggande orsaker. Därefter planeras åtgärder och uppföljning fastställs. Inom Österbottens välfärdsområde används blanketter såsom ”Diskussion om arbetsförmåga/arbetsprestation” samt ”Anmärkning till arbetstagare”, vilka kan användas som stöd vid utredning och dokumentation av sådana situationer.

3.5.4 Arbetshälsa och arbetarsäkerhet

Infotext: God arbetshälsa är en förutsättning för verksamhet som är säker för klienterna. Utmaningar med personalens ork påverkar kvaliteten på arbetet samt arbetstagarens inställning och därmed klienternas säkerhet (Jylhä, V. Mönkkönen, K. & Kuusisto, H. 2021b. Turvallisuuskulttuuri, vaaratapahtumat ja työn hallinta. I verket Kurki, T., Jylhä, V. & Kekoni, T. (toim.). Asiakasturvallisuus sosiaali- ja terveysalalla. Helsinki: Gaudeamus. Ellibs e-kirja 24.2.2023).

Om välfärdsområdet och tjänsteenheterna inte tar hand om personalens välbefinnande finns det risk för att personalen säger upp sig, vilket ökar personalomsättningen (Social- och hälsovårdsministeriet. 2022. Klient- och patientsäkerhetsstrategi och genomförandeplan 2022–2026. Social- och hälsovårdsministeriets publikationer 2022, s. 27).

Arbetstidsschemaläggning för personalen sker i programmet Titania, där arbetstiden planeras enligt varje arbetstagares individuella arbetstidsprocent, med beaktande av arbetsskiftsönskemål och arbetstidslagen. Avvikande arbetsskift från arbetstidstabellen ska avtalas separat med närmaste chef.

Som stöd för arbetsvälmåendet erbjuds möjlighet till deltidsarbete, om den ordinarie arbetstidsprocenten upplevs som för hög i förhållande till den egna orken. Arbetstagaren har rätt till förkortad arbetstid i två års tid, varefter beslut ska fattas om permanent förändring av arbetstiden eller återgång till den ordinarie arbetstiden enligt tjänsten. Det är viktigt att personalen ges möjlighet att påverka sina arbetsskift.

Företagshälsovården spelar en viktig roll för personalens välbefinnande och ork i arbetet. Förutom lagstadgad företagshälsovård omfattar tjänsterna också utvidgad allmänläkarnivå vård. Österbottens välfärdsområde är en rökfri arbetsplats, och som stöd för rökavvänjning bekostar välfärdsområdet nikotinersättningsprodukter i tre veckors tid, ordinerade av företagshälsovården. Enheten samarbetar aktivt med arbetarskyddet för att främja arbetssäkerheten. Kontaktuppgifter till arbetarskyddsrepresentanter finns tillgängliga för personalen i enhetens kanslier samt på anslagstavlan utanför enhetschefens kontor.

Österbottens välfärdsområde stöder personalens hälsa och välbefinnande genom att erbjuda Epassi samt TYKY-verksamhet för att främja gemenskap och trivsel.

Enheten främjar en öppen och trygg diskussionskultur och uppmuntrar personalen att ta upp även svåra frågor med låg tröskel. Det finns skriftliga anvisningar i enheten för hur man agerar vid osakligt bemötande.

3.6 Uppföljning av tillräckligheten för den personal som deltar i klient- och patientarbetet

Österbottens välfärdsområdes personalplan grundar sig på välfärdsområdets strategi, personalpolicy och målen i personalprogrammet. Välfärdsområdet ska som tjänsteproducent följa upp att det finns tillräckligt med personal för tillhandahållandet av tjänsterna både inom den egna tjänsteproduktionen samt inom köpta tjänster (tillsynslag 741/2023, 23 §). Uppföljningen ska beakta de krav som finns i speciallagstiftningen gällande personaldimensioneringen och resurstilldelningen, såsom till exempel vårdardimensioneringen (lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre 980/2012, 20 §).

Ett tillräckligt personalantal säkerställs även genom de konkurrensutsättningar som utförs i samarbete med upphandlingsenheten. Då förman rekryteras till tjänsteenheterna och då vikarier skaffas stöds rekryteringsprocessen av resursenheter inom välfärdsområdes olika tjänstesektorer.

Verksamhets- och resultatområdets beredskapsplan ska innehålla en plan för personalfördelning i allvarliga störningssituationer och undantagstillstånd.

Tjänsteenheterna ska rapportera och publicera i uppföljningsrapporten för planen för egenkontroll sådana avvikelser som gäller ett tillräckligt personalantal och vilka korrigerande åtgärder som vidtagits.

Infotext: Tjänsteenheterna ska ha tillräckligt med multiprofessionell personal och kunnande för att säkerställa kvaliteten på tjänsten/omsorgen/vården samt säkerheten vid tjänsteproduktion. Tjänsteenhetens ansvarsperson(er)/chefer ansvarar för ett tillräckligt personalantal. Följningen och säkerställandet av ett tillräckligt personalantal ska omfatta alla tjänster som tjänsteenheten tillhandahåller.

I planen för egenkontroll ska beaktas de krav som finns i speciallagstiftningen angående personaldimensionering och resurstilldelning för den tjänst som tillhandahålls.

Vid enheterna för vårdarbete följer cheferna upp att personalresurserna är tillräckliga bland annat genom Rafaela-rapporter som gäller vårdberoende. Genom rapporterna fås detaljerad information om arbetsmängden (patienternas vårdberoende) och om personalresursfördelningen.

Serviceenheterna ska ha tillräckligt med yrkesutbildad och multiprofessionell personal samt kompetens för att trygga kvaliteten och säkerheten i vården, omsorgen och tjänsternas genomförande. Enhetens ansvarsperson(er)/chefer ansvarar för att personalresurserna är tillräckliga. Uppföljning och säkerställande av personaldimensioneringen ska omfatta alla tjänster som produceras i serviceenheten.

Enhetens arbetsskiftsplanering sker i programmet Titania, där personalstyrkan följs upp vid planering av arbetsskiftslistor. För att säkerställa tillräcklig bemanning finns det definierat hur många anställda som ska vara i arbete per skift/per boendeenhet. Personaltillgången säkras genom att minimiantalet personal garanteras och vikarie tas in vid behov, så att det i varje skift finns tillräckligt med personal. Även personalstrukturen beaktas, så att nödvändig kompetens finns representerad i varje arbetsskift.

Personaltillgången i förhållande till arbetsmängden följs kontinuerligt.

Genom Institutet för hälsa och välfärds (THL) uppföljning av äldreservicens läge, som ordnas två gånger per år, följs bemanningen per enhet. Uppföljningsperioden är tre veckor, och under denna tid dokumenteras samtliga arbetstimmar i enheten per yrkesgrupp. Dessa rapporteras tillsammans med aktuellt kundplatsläge till THL. THL sammanställer resultaten och publicerar dem några månader efter uppföljningsperioden.

Enheten får en färdigställd personalbudget, där det framgår hur mycket medel som är reserverade för personal. Enhetschefen går tillsammans med den koordinerande servicechefen igenom vakansregistret, där samtliga ordinarie anställda framgår.

Enheten har utarbetat en handlingsmodell för belastningssituationer, från normalläge till allvarligt undantagsläge i personalbelastningen. I modellen definieras de arbetsuppgifter som ska utföras i varje arbetsskift, oberoende av om grundbemanningen är fullständig, samt vilka uppgifter som eventuellt kan flyttas fram eller utelämnas vid bristsituationer.

3.7 Sektorsövergripande samarbete och samordning av tjänster

Infotext: Klienter inom social- och hälsovården kan behöva flera tjänster samtidigt. För att en tjänstehelhet ska vara fungerande för klienterna/patienterna, och motsvara deras behov, krävs samarbete mellan tjänsteproducenterna, och särskilt viktig är informationsgången mellan olika aktörer. Socialvårdslagen (1301/2014, 41 §) och hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010, 32 §) styr det multiprofessionella samarbetet mellan klienternas/patienternas tjänsteproducenter.

Enligt bestämmelsen i 41 § socialvårdslagen (1301/2014) ska för att bedöma servicebehovet, fatta beslut och tillhandahålla socialvård den myndighet inom socialvården som ansvarar för åtgärden se till att tillräcklig sakkunskap och kompetens med hänsyn till en persons individuella behov finns att tillgå. Om bedömningen av personens behov och uppfyllandet av dem kräver tjänster eller stödåtgärder av socialväsendet eller övriga myndigheter, ska dessa på begäran av den arbetstagare som ansvarar för åtgärden delta i bedömningen av personens servicebehov och i utarbetandet av en klientplan.

Socialvården tillhandahålls i samarbete med olika aktörer så att socialvården och vid behov övriga förvaltningssektorers tjänster bildar en helhet som tillgodoser klientens intressen. Arbetstagaren ska vid behov kontakta olika samarbetspartner och sakkunniga samt vid behov personens anhöriga och andra närstående enligt vad som närmare föreskrivs i denna lag.

Bestämmelser om antecknande av klientinformation i sektorsövergripande samarbete samt i socialvårdens och hälso- och sjukvårdens gemensamma service upphittas i 7 kap. i kunduppgiftslagen (703/2023). Bestämmelser om utlämnande av uppgifter utan kundens tillstånd inom socialvårdens och hälso- och sjukvårdens gemensamma service samt för ordnande och tillhandahållande av hälso- och sjukvårdstjänster som är nödvändiga för andra hälsovårdstjänster finns i 53 § i kunduppgiftslagen. Bestämmelser om en socialvårdsmyndighets rätt att av andra myndigheter få den handräckning som den behöver för att sköta sina lagstadgade uppgifter stadgas i 22 § i lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000).

Kunder inom social- och hälsovården kan behöva flera olika tjänster samtidigt. För att helheten ska fungera ur kundens/patientens perspektiv och motsvara deras behov krävs samarbete mellan tjänsteproducenterna, där informationsflödet mellan olika aktörer är av särskild vikt. Socialvårdslagen (1301/2014, 41 §) och hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010, 32 §) styr det multiprofessionella samarbetet mellan olika aktörer inom kundens/patientens vårdkedja. I socialvårdslagen (1301/2014, 41 §) föreskrivs om samverkan för att ordna en ändamålsenlig helhet av tjänster som motsvarar kundens individuella behov.

Enligt socialvårdslagen (1301/2014, 41 §) ska den ansvariga myndigheten inom socialvården säkerställa att det finns tillräcklig sakkunskap och kompetens tillgänglig i förhållande till individens behov, för att kunna bedöma servicebehovet, fatta beslut och genomföra insatser. Om bedömningen av individens behov förutsätter tjänster eller stödåtgärder från socialförvaltningen eller andra myndigheter, ska dessa parter delta i bedömningen av servicebehovet och i upprättandet av en kundplan på begäran av den ansvariga arbetstagaren.

Socialvården genomförs i samarbete med olika aktörer så att tjänsterna från socialvården och vid behov även andra förvaltningsområden bildar en helhet som gagnar kunden. Arbetstagaren ska vid behov ta kontakt med olika samarbetsparter, sakkunniga samt vid behov personens närstående och anhöriga, enligt vad som föreskrivs närmare i lagen.

Samarbetet och informationsutbytet med andra tjänsteproducenter inom kundens vård- och servicekedja sker genom planerade möten, telefonsamtal, via SBM-programmet (för styrning av kundplatser i intervallenheten), Lifecare-meddelanden samt via Teams. Vi strävar efter att erbjuda kunderna en kontinuerlig och smidig servicehelhet, där kunden i möjligaste mån får de tjänster som behövs under ett och samma tak.

Kvalitativ och tillräcklig dokumentation är avgörande för att kundens vård och tjänster ska fungera smidigt. Varje arbetstagare ansvarar för korrekt dokumentation, där kundens verkliga tillstånd framgår tydligt. Dokumentationen är ofta den primära informationskällan mellan olika enheter och yrkesutövare inom social- och hälsovården vid hantering av kundens ärenden.

3.8 Lokaler och utrustning

Infotext: Välfärdsområdet ska ha ändamålsenliga och tillräckliga lokaler för verksamheten. Lokalerna och verksamhetsmiljön ska till sanitära och övriga förhållanden vara lämpliga och säkra för den tjänst, vård, undersökning, fostran och övriga omsorg som tillhandahålls klienten/patienten. Lokalerna ska stödja klienternas och patienternas allmänna välbefinnande och sociala interaktion. Vid planeringen och användningen av lokaler, verksamhetsmiljö och anordningar ska tillgängligheten samt klienternas och patienternas individuella behov och integritetsskydd beaktas (Tillsynslag 741/2023, 8 §; socialvårdslagen 1301/2014, 30 §). I fråga om lokalernas ändamålsenlighet ska beaktas även övriga krav i lagstiftningen som gäller tjänstesektorn.

Enligt 13 § i hälsoskyddslagen (763/1994) ska verksamhetsutövaren göra en skriftlig anmälan till kommunens hälsoskyddsmyndighet innan verksamhet inleds, ändras eller avslutas vid en verksamhetsenhet inom socialvården som ger fortlöpande vård, ett serviceboende med dygnet runt-omsorg, institutionsvård eller barnskyddsenhet.

Hälsoskyddslagen (763/1994, 2 §) innehåller krav på egenkontroll. I enlighet med kraven ska den som utövar verksamhet identifiera de risker i verksamheten som orsakar sanitär olägenhet och följa upp de faktorer som påverkar dem. Risker som påverkar verksamheten (till exempel temperatur i inomhusluften, buller, ventilation, strålning och belysning) ska identifieras, allvarlighetsgraden i riskerna bedömas och metoder för riskkontroll planeras. I tillämpningsområdet för bestämmelsen anknyter riskerna i verksamheten särskilt till de sanitära förhållandena i lokaler som används av patienter/klienter, och om detta föreskrivs i social- och hälsovårdsministeriets förordning om sanitära förhållanden i bostäder och andra vistelseutrymmen samt om kompetenskrav för utomstående sakkunniga (545/2015).

Alla enheter inom välfärdsområdet ska ha en egen säkerhetssida i det nätbaserade kvalitets- och riskhanteringsprogrammet Laatuportti. Enhetens säkerhetssida innehåller en säkerhetsplan, utrymningssäkerhet och allmänna anvisningskort för störningssituationer.

*1 I tillämpningsområdet för bestämmelsen anknyter riskerna även till sanitära förhållanden i lokaler som används av klienter och patienter, och förskrifter för dessa finns i social- och hälsovårdsministeriets förordning om sanitära förhållanden i bostäder och andra vistelseutrymmen samt om kompetenskrav för utomstående sakkunniga (545/2015).

*2 Tjänsteproducenten ska i informationsplanen (informationssäkerhetsplan) som utarbetas med stöd av 77 § 1 mom. 9 punkten i kunduppgiftslag (703/2023) beakta ordnande och genomförande av dataskydd och datasäkerhet i lokaler och verksamhetsmiljö.

Välfärdsområdets lokaler ska vara ändamålsenliga och tillräckliga för verksamheten. Lokalernas och verksamhetsmiljön ska vara hälsosamma och lämpliga samt trygga för de tjänster, vård, undersökningar, fostran och annan omvårdnad som ges till kunden/patienten. Lokalerna ska stödja kundernas/patienternas allmänna välbefinnande och sociala samvaro. Vid planering och användning av lokaler och verksamhetsmiljö ska tillgänglighet, kundernas/patienternas individuella behov och integritetsskydd beaktas. (Tillsynslag 741/2023, 8 §; socialvårdslag 1301/2014, 30 §). Vid bedömning av lokalernas ändamålsenlighet ska även andra möjliga branschspecifika lagkrav beaktas.

Bruksgårdens servicehus ligger i Brändö, Vasa, på adressen Brändövägen 39. Bruksgårdens servicehus består av sex småhem, varav fyra är dygnsbaserade långtidsvårdsplatser och två är småhem som erbjuder intervallvård. Det finns totalt 48 kundplatser, varav 10 är intervallplatser. Rumsstorleken är ca 20 m² och gemensamma utrymmen omfattar 16,5 m². Kunderna har egna rum och egna badrum. Gemensamma utrymmen för kunderna är kök, mat- och dagrum samt bastuutrymmen. I småhemmen finns dessutom expedition, personaltoalett, spolrum och utrymme för tvätt och liknande.

Rummens möbler består av säng och madrass samt takbelysning. Kunderna får inreda sina rum enligt egna önskemål, dock med beaktande av rummets ändamål, eventuell användning och mängd av hjälpmedel samt säkerhetsaspekter. Mattor får inte läggas på golven. Kunden gör ett hyresavtal vid inflyttning, och kundrummet får inte användas för annat ändamål under avtalets giltighetstid.

Närstående är välkomna till enheten, och det finns inga särskilda besökstider i småhemmen.

Fastigheten ägs av Vasa Invest / Stefan Träskelin. Fastighetsunderhållet sköts via Caverion, som ansvarar för fastighetens underhållsarbeten. Eventuella brister som rör fastigheten anmäls direkt till fastighetsägaren, som ansvarar för underhåll och reparationer. Personalen har kontaktuppgifter för att rapportera upptäckta brister och reparationsbehov. Personalen har även kontaktuppgifter till en separat fastighetsskötare som utför mindre dagliga underhållsarbeten.

Möjliga (hälso)risker, risker kopplade till användningen av lokaler och utrustning samt skydd av kundens integritet bedöms i det dagliga arbetet, vid riskbedömningar, genom HaiPro-rapporteringar, samt i samtal med personal och vid möten med säkerhetsansvariga. Skyddet av kundens integritet stöds genom att personalen utbildas i dataskyddspraxis samt genom att det finns ändamålsenliga utrymmen för dokumentation och kundarbete. Enheten har en separat behållare för säkerhetsavfall, där allt papper som innehåller kunduppgifter kasseras. Om personalen upptäcker brister i utrustning eller hjälpmedel ska dessa omedelbart tas ur bruk och anmälas till enhetens chef, tjänsteansvarig eller tekniska avdelningen, som kan beställa reparation. Near miss-händelser kan även rapporteras via HaiPro. Personlyftar och elektriska sängar servas regelbundet. Personalen upprätthåller sin utrustningskompetens genom att uppdatera sitt utrustningspass. Vid införande av nya hjälpmedel erbjuds personalen introduktion.

Enheten använder TURSI-sidan via Laatuportti, där det finns uppdaterad räddningsplan, handlingskort, utrymningsplan samt beredskapsplaner.

Städningen sköts av Teese-personal. Avfallshanteringen är upphandlad av fastighetsägaren till Lassila & Tikanoja. Enheten sorterar och återvinner enligt separata instruktioner, och på fastighetens gård finns soptunnor som töms regelbundet. För sortering av stickande och skärande avfall finns särskilda riskavfallsbehållare och skriftliga instruktioner för deras användning.**

3.9 Medicintekniska produkter, informationssystem och användning av teknik

Utrustningar och produkter som används i välfärdsområdets tjänsteenhet ska uppfylla kraven och vara säkra. Tjänsteproducenten ska svara för förpliktelser enligt lag som getts om medicintekniska produkter (719/2021). Yrkesmässig användare ska ha namngiven ansvarig person som ansvarar för att lagen om medicintekniska produkter (719/2021, 32–33 §) följs i användarens verksamhet.

Fimea övervakar att medicintekniska produkter motsvarar kraven och aktörerna i branschen i Finland. Övervakningen av att produkterna motsvarar kraven gäller medicintekniska produkter som släppts ut på marknaden och deras yrkesmässiga användning och underhåll. Om tillbud som social- och hälsovårdens medicintekniska produkter förorsakar och som har lett till eller kunde ha lett till äventyrande av klients, användares eller annan persons hälsa ska alltid avläggas en anmälan om tillbud till Fimea (Fimea: Bestämmelse och anvisning 16.05.2023, Dnr FIMEA/2021/007734).

Namn på och kontaktuppgifter till ansvarig för yrkesmässig användning av produkter i hälsovården

Namn, titel, telefonnummer (person har ännu inte namngetts).

Österbottens välfärdsområde säkerställer tillsammans med 2M-IT experter att datasystem som motsvarar kraven i kunduppgiftslagen (703/2023) används inom välfärdsområdet/tjänsteenheten och att datasystems användningssyfte motsvarar tjänsteproducentens verksamhet och att uppgifterna om tjänsteproducenten finns i Valviras register över informationssystem.

Informationssäkerhetsplan för internt bruk i organisationen (intra) har utarbetats för välfärdsområdet 2024. Informationssäkerhetsplanen uppfyller kraven som finns föreskrivna i 77 § i kunduppgiftslagen (703/2024) och i THL:s bestämmelse 3/2024. IT-direktörerna är ansvariga för informationssäkerhetsplanen och dess uppdatering.

Informationssäkerhetsplanen granskas en gång om året enligt årsklockan och vid behov i samband med att anvisningar för behandling av personuppgifter eller datasystemet ändras eller uppdateras. 2M-IT tillsammans med experter i Österbottens välfärdsområde följer och utvecklar verkställandet av informationssäkerhetsplanen. IT-direktörerna samt 2M-IT-experten svarar för det praktiska genomförandet av informationssäkerhetsåtgärder. Välfärdsområdets dataskyddsombud ansvarar för det praktiska genomförandet av dataskyddsåtgärder.

Om enheterna använder kameraövervakning ska personen informeras om det med kameraövervakningsmärke före han eller hon kommer in på övervakat område/ in i övervakad byggnad. som välfärdsområdet utarbetat. I fråga om kameraövervakning handlar man på välfärdsområdet i enlighet med anvisningar som välfärdsområdet har utarbetat och som upphittas på intra-nätverket. Dessa baserar sig på Regionförvaltningsverkets styrningsbrev för kameraövervakning i verksamhetsenheter inom socialvården utfärdat 2.2.2024 (LSSAVI/677/2024).

Registerbeskrivningen av kameraövervakning finns på välfärdsområdet webbsida: https://osterbottensvalfard.fi/om-oss/organisation-och-beslutsfattande/var-dataskyddspraxis/

Infotext: I egenkontrollplanen ska enhetens principer för säkerställandet av säkerheten inklusive frågor om ansvar beskrivas.

I välfärdsområdets tjänsteenheter sköter man klienters, patienters och personals säkerhet på olika sätt, efter hurudana risker förekommer i verksamheten i enheten. Klienternas säkerhet kan garanteras med klient-/patientlarm och trygghetstelefoner och personalens säkerhet med telefoner, personlarm och personsökare mm. I enheterna kan det handla om hur passerkontrollen till enheten har ordnats såsom till olika rum, hur möblerna har placerats i olika rum, om extra utgångar finns i olika rum, i vilken omfattning ytterdörrarna hålls låsta, om kameraövervakning används i enheten, köps tjänster av bevakningsföretag mm.

Kameraövervakning regleras bland annat i Finlands grundlag (731/1999, 10 §); i strafflagen (39/1889, 24 kapitlet, 6 §, 11 §); i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016). Om kameraövervakning används i enheten ska personer underrättas om det med kameraövervakningsmärke före man kommer in på övervakat område/i övervakad byggnad. Kameraövervakning får inte ersätta personal som inte finns. Kameraövervakning kan vid behov användas i en enhet inom socialvården till exempel, vid övervakning av områden utomhus eller vid enhetens entréer dvs. i utrymmen som inte omfattas av skydd av klienters integritet vid socialvårdsenheten. Kameraövervakning i allmänna utrymmen avsedda för klienters användning i enheten är inte motiverad. Boenderum, personalutrymmen eller toaletter får inte filmas. När de boende filmas ska man beakta integritetsskyddet som garanteras i 10 § i grundlagen. I läkemedelsrum är kameraövervakning både tillrådligt och motiverat.

I fråga om trygghetstelefoner för klienter i hemvården ska en namngiven ansvarig arbetstagare finnas för principer och praxis förenade med anskaffningen av trygghetstelefonerna samt för instruerandet av användningen och funktionssäkerheten.

*1 Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet (Fimea) har utfärdat bestämmelsen: Yrkesmässiga användares rapportering om tillbud gällande medicinteknisk produkt och anvisningen: Hantering av medicinteknisk produkt som varit inblandad i tillbud (Fimea 1/2023). För att garantera produktkunnande har SHM vidare publicerat handboken, Säker användning av medicintekniska produkter - Handbook för att säkerställa den medicintekniska kompetensen (SHM:s publikationer 2024: 3).

*2 Institutet för hälsa och välfärds (THL) föreskrift 3/2024 om redogörelser och krav som ska tas med i informationssäkerhetsplanen.

Läs mera:

Intra: Apparatsäkerhet

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Allmän uppgiftsbeskrivning för medicintekniska ansvarspersoner

Riskpoängräknare för medicintekniska produkter

Medicinska hjälpmedel
I enheterna säkerställs kunders och personals säkerhet enligt verksamhetens risknivå. Kundernas säkerhet tryggas med hjälp av patientlarm, och för personalen används telefoner och personlarm. Entrédörrarna till Bruksgården hålls låsta av säkerhetsskäl för kunderna. Bevakningstjänsten sköts av Securitas som rycker ut vid larm eller på förhand överenskommen tid.

För att trygga kundens välbefinnande och minska till exempel fallolyckor samt undvika oavsiktliga utrymningar används dörrvakter och vid behov rörelsedetektor installerad i rummen. Personalen bedömer kundens behov av hjälpmedel i det dagliga vårdarbetet. Vid behov anlitas fysioterapeut för att assistera med val och beställning av rätt hjälpmedel. Hjälpmedel lånas ut från utlåningscentralen. Vid akuta behov finns några gemensamma hjälpmedel i enheten.

Om personalen upptäcker funktionsbrister hos utrustning eller hjälpmedel ska dessa omedelbart tas ur bruk och skada eller behov av underhåll anmälas till enhetschefen, tjänsteansvarig eller tekniska avdelningen som kan beställa reparation. Personlyftar servas regelbundet och medicinska mätinstrument kalibreras enligt fastställda intervaller. Near miss-händelser rapporteras också via HaiPro och hanteras på enhetsnivå eller, vid allvarligare risk- och nära-på-händelser, på högre nivå.

Personalen upprätthåller sin kompetens om utrustningen genom att uppdatera utrustningspassen och bruka de hjälpmedel som finns noterade där. Det elektroniska utrustningspasset finns i Laatuportti och uppdateras vart femte år. Vid införande av nya hjälpmedel ges personalen introduktion.

Namnet och kontaktuppgifter till den utsedda ansvarspersonen för medicinsk utrustning (enhetens eller servicens utrustningsansvarige) finns tillgängliga via enhetschefen vid behov.

Informationssystem och informationssäkerhet
Den som introduceras i enheten får information om lagstiftning, instruktioner och myndighetsföreskrifter som gäller dataskydd och behandling av personuppgifter. Vid anställningens början går den nya arbetstagaren igenom tillsammans med sin närmaste chef centrala frågor gällande behandling av personuppgifter och informationssäkerhet, såsom sekretessplikt. All personal ska genomgå utbildningen “Dataskydd ABC” som är giltig i fem år och därefter förnyas. Alla anställda och studerande undertecknar sekretessavtal rörande användning av dokument, information och IT-system.

Introduktion i dokumentation av kundarbete sker i vardagen, i samarbete med handledaren, där man även går igenom programvaran som används för kunddokumentation.

För att säkerställa informationssäkerhet finns en centralt låst papperskorg för säker pappershantering. Tömningen sköts av Encore.

Information relaterad till informationssäkerhet hanteras alltid i utrymmen som är otillgängliga för obehöriga, såsom expeditioner och läkemedelsrum. Sekretessbelagda handlingar är exempelvis dokument innehållande personuppgifter. Dörrarna till dessa utrymmen hålls låsta när de inte används. Dessutom ska journalsystemet Lifecare alltid stängas efter användning. Programmet är alltid öppet under inloggning med användarens egna inloggningsuppgifter.

Driftstörningar i informationssystemen kan rapporteras till 2M IT-tjänst som ansvarar för systemen. De informerar även enheten om större störningar och planerade driftavbrott.

Teknologianvändning
Enheten följer välfärdsområdets riktlinjer och använder endast godkända program. Ingen programvara får installeras på datorer eller telefoner utan att dess lämplighet först godkänts av den ansvariga för informationssystemen.

Vid driftstörningar informeras enheten i möjligaste mån i förväg för att kunna förbereda sig. Vid akuta driftstörningar finns patienternas läkemedelslistor på papper i kundernas medicinskåp. Under driftavbrott dokumenteras patientinformationen på papper och varje vårdare ansvarar för att överföra dokumentationen till journalsystemet så snart som möjligt eller senast under nästa arbetsskift. Om personalen är frånvarande under längre tid sköts överföringen av enhetschefen eller tjänsteansvarig.

Kunden eller närstående ger skriftligt samtycke bland annat till apotekets konto och användning av eRecepttjänsten. Kunden och närstående informeras vid inflyttning om att kundens vårduppgifter registreras i journalsystemet och att RAI-verktyget används för bedömning av kundens hälsotillstånd och servicebehov.

Patientkallelse- och vårdarlarmknappar används för att trygga både kunder och personal. Batteribyte sker regelbundet via 9Solution och service kan beställas via programmet vid funktionsstörningar. Patientlarmet syns på småhemmets telefoner och telefonen ska alltid vara med personalen under arbetspasset.

Nyligen har Secapp-programmet tagits i bruk för att underlätta rapportering och mottagning av störningsmeddelanden. Secapp används på Wilhelmiinas telefon, som ska vara laddad och alltid med vårdaren.

Namn och kontaktuppgifter till den person som ansvarar för enhetens/personals/kunders säkerhetsutrustning finns att få från enhetschefen vid behov.

3.10 Läkemedelsbehandling

Varje enhet som verkställer läkemedelsbehandling och handledning i läkemedelsbehandling i Österbottens välfärdsområde ska ha uppdaterad plan för läkemedelsbehandling som beskriver läkemedelsbehandlingen som genomförs i enheten och hur läkemedelsbehandlingen förverkligas. Planen ska vara undertecknad av läkare.

I välfärdsområdet säkerställer alla legitimerade yrkespersoner inom social- och hälsovården samt utbildade yrkespersoner med skyddad yrkesbeteckning som i sitt arbete deltar i genomförande av läkemedelsbehandling sitt kunnande i läkemedelsbehandling. Läkemedelstillståndet förnyas med fem års intervaller. Ansvaret för godkännandet av läkemedelsplaner och -tillstånd har delegerats genom chefsöverläkares beslut till särskilt namngivna ansvariga läkare regionalt eller enligt specialområde.

Arbetsenheternas läkemedelsplaner grundar sig på SHM:s handbok om säker läkemedelsbehandling SHM:s handbok om säker läkemedelsbehandling (2021: 6), Österbottens välfärdsområdets handbok om genomförande av säker läkemedelsbehandling (intra) samt anvisningar för olika sektorer och resultatområden. I handboken om säker läkemedelsbehandling beskrivs delområden som påverkar säkerheten och genomförandet av läkemedelsbehandlingen på organisationsnivå, principer samt rutiner och anvisningar genom vilka man strävar efter att garantera medicineringssäkerheten. Handboken styr utarbetandet av planer för enskilda sektorer och arbetsenheter. I handboken beskrivs ansvarsfördelningen i samband med genomförande av läkemedelsbehandling samt minimikrav som arbetstagare som deltar i genomförande av läkemedelsbehandling ska uppfylla.

Enskilda arbetsenheters planer för läkemedelsbehandling utarbetas på välfärdsområdets mall av plan för läkemedelsbehandling. Enheterna uppdaterar planerna för läkemedelsbehandlingar en gång om året och vid behov oftare om verksamheten i enheten, ansvariga eller lagstiftningen ändras.

Infotext: Läkare som ansvarar för läkemedelsbehandlingen i verksamhetsenheten ska namnges. Den vårdande läkaren bär ansvaret för klientens/patientens läkemedelsbehandling i sin helhet. I arbetsenheten ska finnas namngiven sjukskötare som ansvarar för genomförandet av hela läkemedelsbehandlingen. Sjukskötaren som ansvarar för genomförandet av hela läkemedelsbehandlingen ska arbeta i arbetsenheten så att hen kan ingripa i missförhållanden när hen lägger märke till dem (handboken säker läkemedelsbehandling 2021: 6; Fimea).

Begränsat läkemedelsförråd

Med stöd av läkemedelslagen (395/1987, 68 §) kan socialvårdens serviceboendeenhet (verksamhetsenhet) inrätta ett begränsat läkemedelsförråd som används gemensamt för klienters oförutsedda och plötsliga medicineringsbehov samt i situationer där klients kända sjukdom eller tillstånd förvärras och kräver snabb medicinering.

På välfärdsområdet kan begränsade läkemedelsförråd upprätthållas i resultatområdenas arbetsenheter för serviceboende och funktionshinderservice. Chefen för arbetsenheten ska anmäla till Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland att ett begränsat läkemedelsförråd inrättas och upprätthålls på verksamhetsenheten.

Läs mera:

SHM:s handbok Säker läkemedelsbehandling: Handbok för upprättande av plan för läkemedelsbehandling (SHM:s publikationer 2021:6)

Läkemedelshantering vid Bruksgårdens servicehus
Läkemedelshanteringen i enheten baseras på en enhetsspecifik läkemedelsplan som uppdateras regelbundet en gång per år. Läkemedelsplanen görs enligt den mall som fastställts för Österbottens välfärdsområde och enligt organisationens anvisningar. Ansvarig för uppdateringen är tjänsteansvarig. Läkemedelsplanen ingår som en del av personalens introduktion.

Planering och utvärdering av läkemedelsbehandlingen ansvaras av Österbottens välfärdsområdes geriatriköverläkare i samarbete med tjänsteansvarig. Det finns tre sjuksköterskor, var och en ansvarar för två småhem. Läkemedelsadministreringen utförs av sjuksköterskor samt närvårdare som genomgått de nödvändiga läkemedelskompetenstesterna och visat erforderlig färdighet. Läkemedelstillstånden är giltiga i fem år och måste förnyas innan de går ut. Vid förnyelse ges även praktiska färdighetsprov. Tillstånden registreras i Laatuportti där både arbetstagaren själv, närmaste chef samt kvalitets- och tillsynsenheten kan kontrollera giltigheten.

Information om läkemedelssäkerhet finns tillgänglig i Österbottens välfärdsområdes intranät och är åtkomlig för all personal. Där finns även uppdaterade instruktioner och meddelanden från sjukhusapoteket.

Tjänsteansvarig ansvarar för läkemedelshanteringen i enheten och har skyldighet att ingripa vid eventuella brister. Hen bedömer läkemedelsbehandlingens lämplighet, konsulterar läkare och tar emot läkemedelskompetensprover tillsammans med sjuksköterskor.

Bruksgårdens servicehus är en enhet för förstärkt serviceboende, och enligt läkemedelslagen (395/1987) finns ett gemensamt begränsat läkemedelsförråd för oförutsedda och akuta läkemedelsbehov hos boende, samt för situationer där en boendes kända sjukdom eller tillstånd försämras och kräver snabb läkemedelsbehandling. Läkemedlen i det begränsade förrådet används endast för Bruksgårdens servicehus kunder. Förrådets verksamhet baseras på Österbottens välfärdsområdes gemensamma instruktion, som ansvaras av geriatriköverläkare Markus Råback. Det begränsade läkemedelsförrådet har en egen läkemedelsplan som styr användningen och visar ansvarspersonerna.

Kontaktuppgifter till ansvariga för läkemedelshanteringen i enheten:

Ansvarig läkare för läkemedelsbehandlingens helhet:
Irina Koivisto / Terveystalo
Intervallpatienternas medicin ansvaras av öppenvårdsläkare om de inte har hemtjänst.
Sjuksköterskor med ansvar för läkemedelsadministreringen:
Amanda – Eemil, 0408498105
Anton – Hermanni, 0401779548
Wilhelmiina – Emma, 0406755334
Serviceansvarig:
Telefon: 0408482475
Ansvarig för det begränsade läkemedelsförrådet i socialvårdens serviceboendeenhet:
Markus Råback, överläkare
Serviceansvarig: 0408482475
Riina Paananen, sjuksköterska, 0408498105

3.11 Näring

Infotext: I klienters/patienters näringstillförsel i tjänsteenheter i Österbottens välfärdsområde beaktas Livsmedelsverkets gällande intags- och näringsrekommendationer för befolkningen och olika åldersgrupper.

Vid ordnandet av måltiderna beaktas utöver klienternas/patienternas önskemål specialdieter (som är förenade med sjukdomar, matöverkänsligheter, -allergier och -intoleranser) och olika matsammansättningar, så att alla kan inta näring utan onödiga hälsorisker. Kost som hör samman med religion eller etisk övertygelse är en del av den kulturella mångfalden, vilket också beaktas och respekteras när tjänster/vård verkställs.

Mera ingående information finns på Livsmedelsverkets webbplats Livsmedelsverkets närings- och matrekommendationer

Näring, måltider och relaterad sedvänja

Näring och måltider samt den kultur och de vanor som är kopplade till dessa utgör en central och viktig del av många socialvårdstjänster för kunderna. I näringsarbetet beaktas Livsmedelsverkets aktuella rekommendationer på befolkningsnivå samt för olika åldersgrupper.

Vid organiseringen av måltiderna beaktas kundernas önskemål samt specialkost (t.ex. diabetes, autoimmuna sjukdomar, matöverkänslighet, allergier och intoleranser) så att alla parter kan känna sig trygga. Kost baserad på religion eller etiska övertygelser är en del av en mångkulturell service, vilket vid behov beaktas i servicen genom att en aktuell måltidsbeställning görs per avdelning till köket där kundens specialkost eller andra begränsningar tas i beaktande. I servicehemmet erbjuds frukost, lunch, kaffe, middag samt kvällsmål. Regelbundna mattider säkerställer att nattfastan inte överstiger 11 timmar. Kunderna ges möjlighet till flexibel måltidstid med hänsyn till deras allmäntillstånd. Det är möjligt för kunderna att äta i den gemensamma matsalen, men även i sitt eget rum.

Ansvar för matservicen i enheten har Teese och maten levereras till enhetens distributionskök. I distributionsköket förbereds maten för utdelning i småhemmen. Personalen i småhemmen hämtar maten med vagn till avdelningen och delar ut den till kunderna.

Tillräckligt närings- och vätskeintag samt näringsstatus följs upp på följande sätt:

MNA-test (Mini Nutritional Assessment)
vägning
vätskeregister
övervakning av näringsintag
nattfastan överstiger inte 11 timmar
kunder erbjuds även nattliga mellanmål vid behov
näringstillskott används om övrig näring inte är tillräcklig

3.12 Hygien, förebyggande och bekämpning av infektioner

I Österbottens välfärdsområde följs lagen om smittsamma sjukdomar (1227/2016) och Institutet för hälsa och välfärds (THL) anvisningar och rekommendationer. Utgående från dessa har egna anvisningar om hygien och bekämpning av infektioner utarbetats. Dessa anvisningar finns för personalen och tjänsteproducenterna i välfärdsområdets intra och Sharepoint.

Hygienskötarna arbetar tillsammans med välfärdsområdets infektionsläkare som sakkunniga i bekämpning av infektioner i social- och hälsovårdens enheter. Kontaktuppgifterna till hygienskötare som arbetar i välfärdsområdet och deras ansvarsområden finns i välfärdsområdets intra och på webbsidorna.

Enheten ska ha egen namngiven hygienansvarig. Hygienansvarigas roll i arbetsenheterna och deras uppgiftsbeskrivning finns i intra och för privata tjänsteproducenter i Sharepoint.

Infektionsskötare arbetar i social- och hälsocentralerna och ansvarar tillsammans med infektionsläkare för rådgivning för medborgare, skolor och daghem och för utredningsarbetet i samband med smittosamma sjukdomar: https://osterbottensvalfard.fi/sa-har-fungerar-vi/hygien-och-forebyggande-av-infektioner/smittsamma-sjukdomar/

Mer information om hygienpraxis och bekämpning av infektioner:

Institutet för hälsa och välfärds (THL). Anvisningar för förebyggande och bekämpning av infektioner: https://thl.fi/sv/teman/infektionssjukdomar-och-vaccinationer/sjukdomar-och-bekampning/anvisningar-for-forebyggande-och-bekampning-av-infektioner

Institutet för hälsa och välfärds (THL). Infektionssjukdomar och vaccineringar: https://thl.fi/sv/teman/infektionssjukdomar-och-vaccinationer

Österbottens välfärdsområdets intrasidor: Hygien och bekämpning av infektioner

Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Anvisningar för tjänsteproducenter

Infotext: Enligt lagen om smittsamma sjukdomar (1227/2016, 17 §) ska verksamhetsenheter inom hälso- och sjukvården och socialvården systematiskt bekämpa vårdrelaterade infektioner. Den som är chef för verksamhetsenheten/den ansvariga ska följa upp förekomsten av smittsamma sjukdomar och mikrober som är synnerligen resistenta mot läkemedel och sköta smittbekämpningen. Verksamhetsenheten ska svara för ändamålsenligt skydd för och placering av patienterna, klienterna och de anställda samt studerande och praktikanter och se till att antimikrobiella läkemedel används som sig bör. Enhetschefen/den ansvariga ska biträdas av sådana yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som är insatta i bekämpningen av smittsamma sjukdomar och samordna sin verksamhet med de åtgärder som välfärdsområdet genomför samt med riksomfattande program för infektionsbekämpning som anknyter till vården. (1149/2022).

Personalen följer givna anvisningar om hygien och bekämpning av infektioner. Enheten bär ansvaret för hygienen och infektionsbekämpningen. Hygienteamet fungerar som stöd. Enheten ska ha namngiven hygienansvarig som fungerar som länk mellan hygienteamet och enheten.

Ytterligare information om kontroll av allvarliga vårdrelaterade infektioner och anmälningspraxis finns på Institutet för hälsa och välfärds (THL) sida på adressen: Anmälan av epidemier och allvarliga vårdrelaterade infektioner (HARVI).

Läs mera:

Institutet för hälsa och välfärds (THL) handbok 19/2016, uppdaterad 2017: Näkökulmia sosiaalihuollon palvelujen turvallisuuteen

Institutet för hälsa och välfärds handbok (THL) 2/2020, Anvisning om bekämpning av smittor av multiresistenta mikrober

https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/79886/STM_4_17_mikrobilaakeresistenssin_torjunnan_kansallinen_toimintaohjelma_WWW.pdf

Institutet för hälsa och välfärds (THL) handbok 3/2020, Infektioiden torjunta pitkäaikaishoidossa ja hoivassa

Österbottens välfärdsområdets rekommendation om antimikrobiella läkemedel 22.2.24 (intra och anvisningar för tjänsteproducenter på webbplatsen Sharepoint)

Österbottens välfärdsområde: Hygien och bekämpning av infektioner (intra)

Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Anvisningar för tjänsteproducenter (Sharepoint webbplatsen -riktad i synnerhet till privata tjänsteproducenter)

SHM 2022:2 Klient- och patientsäkerhetsstrategi 2022–2026, 4.3

Smittskydd enligt smittskyddslagen (1227/2016, 17 §)

Verksamheten inom hälso- och socialvården ska planmässigt förebygga vårdrelaterade infektioner. Verksamhetschefen/ansvarspersonen ska följa förekomsten av smittsamma sjukdomar och antibiotikaresistenta mikrober och se till att smittspridning förhindras. Verksamheten ska säkerställa ändamålsenligt skydd och placering av kunder, patienter, personal, studerande och praktikanter samt korrekt användning av antibiotika.

Verksamhetschef/ansvarsperson ska använda sig av smittskyddsutbildad vårdpersonal och samordna verksamheten med välfärdsområdets åtgärder samt nationella program för förebyggande av vårdrelaterade infektioner (1149/2022). Personalen följer givna hygien- och infektionsförebyggande anvisningar. Enheten ansvarar för hygienen och infektionsförebyggandet. Hygienteamet fungerar som stöd. Enheten ska ha en utsedd hygienansvarig som fungerar som länk mellan hygienteamet och enheten.

I Österbottens välfärdsområde finns en hygienskötare som upprättar och uppdaterar hygienrelaterade instruktioner. På Bruksgården finns två utsedda ansvarspersoner vars ansvar är att implementera hygienråden från hygienskötaren samt bistå och handleda personalen i hygienfrågor. De deltar också i olika hygienutbildningar och hygienkompetensdagar och för över den inhämtade kunskapen i praktiken. De ansvarar också för att exempelvis sugapparater är rena. Personalen ansvarar för rengöring av medicintekniska hjälpmedel som används i det dagliga kundarbetet efter användning.

Beställning av skyddsutrustning sker från inköpsenheten vid Österbottens välfärdsområdes centralförråd och sjukhusapoteket. Beställning av handsprit för personal sker via sjukhusapoteket genom OSTi-beställningssystemet.

Spridning av infektioner och smittsamma sjukdomar förebyggs på följande sätt:

Hälsorelaterade infektioner och antibiotikaanvändning övervakas regelbundet
Hygien är en grundläggande del av varje vårdares arbete, särskilt handhygien och skyddskläder beaktas
Vid smittspridning och epidemilägen ansvarar hygienskötaren för information och organisering av åtgärder
God introduktion av nya medarbetare gällande förebyggande åtgärder och god hygiennivå

Enheten TeeseBotnia ansvarar för enhetens städning och matservice samt utbildning och handledning av sin personal i korrekt och hygienisk arbetsmetod. Enhetens personal ansvarar för uppgifter såsom kaffebryggning, smörgåstillverkning och utdelning av mat. I dessa uppgifter säkerställs god hygien.

Tvätt av kunders kläder sköts av Provina. Smutstvätt samlas in på avdelningarna i kundernas personliga tvättpåsar och tvättansvarig samlar påsarna till vagnar. Provina levererar ren tvätt och hämtar smutstvätt två gånger i veckan. Akuta behov av kläder och glidskyddslakan tvättas inom enheten. Kunders kläder, sängkläder, lakan och handdukar bör vara tydligt märkta med namn för att de ska återvända till rätt enhet och rätt kund. Märkningen görs via en särskild beställning till Provina.

Kontaktuppgifter till enhetens hygienansvariga fås vid behov från enhetschefen.

3.13 Hälso- och sjukvård

Infotext: För att säkerställa klienters hälso- och sjukvård ska personalen upprätthålla och utveckla sitt yrkeskunnande. Kunnandet i första hjälpen ska motsvara klient-/patientstrukturen i enheten. Kunnandet i första hjälpen och återupplivning hos arbetstagare som arbetar i olika tjänsteenheter upprätthålls enligt anvisning som upprättats för välfärdsområdet (Intra: Första hjälp- och återupplivningsberedskap för personalen).

Med tanke på klientens hälsa ska enheten ha upprättade anvisningar åtminstone om brådskande sjukvård, icke brådskande hälso- och sjukvård, munhälsovård.

Enheten ska också ha upprättad skriftlig anvisning för plötsligt dödsfall.

Läs mer:

Socialvårdslagen (1301/2014) 2 a §

SHM. Palliativ vård och vård i livets slutskede: https://stm.fi/sv/terminalvard

SHM. 2019: 68. Rapport: Rekommendation om produktion av tjänster inom palliativ vård och förbättring av kvaliteten på palliativ vård i Finland: Slutrapport från expertgruppen för palliativ vård

God medicinsk praxis 4.10.2019: Palliativ vård och vård i livets slutskede

Hotus: Att bemöta och stötta närstående till patienter i palliativ vård och vård i livets slutskede:

https://hotus.fi/hoitosuositus/palliatiivisessa-hoidossa-ja-saattohoidossa-olevan-potilaan-laheisten-kohtaaminen-ja-tukeminen/

Hälsovård och sjukvård för kunderna organiseras till stor del inom enheten. Akuta eller annan specialiserad vårdbehov tillgodoses via jour eller hälsocentral. Dessutom finns i området en mobil sjukhusenhet (LISA), som kan utföra mindre ingrepp och bedöma behovet av fortsatt vård på plats i enheten.

Den läkare som ansvarar för serviceboendet ansvarar tillsammans med sjuksköterskorna för kundernas hälsovård och sjukvård. Den ansvariga läkaren besöker enheten cirka fyra gånger per år. Mellan besöken kan läkaren konsulteras per telefon under kontorstid, och en gång i veckan görs en så kallad telefonrond tillsammans med sjuksköterskan. Utanför kontorstid finns en bakjour tillgänglig. Läkarkonsultation är ordnad dygnet runt, 24/7.

Blodprover tas av enhetens egna sjuksköterskor som är utbildade i provtagning, och proverna transporteras till laboratoriet enligt överenskommen tidtabell med bud. Undersökningar, kontroller och övriga program planeras från enheten, med undantag för kunder som får skiftarbete; för dem planeras detta av hemtjänsten, hemsjukvården eller hälsocentralen.

Munhygien ingår som en del av kundernas dagliga vård, vilket personalen ansvarar för tillsammans med kunden. Munhälsovård ges vid välfärdsområdets tandvårdsmottagningar eller privata tandläkarkliniker. Hösten 2024 har kunderna fått tjänster av en munhygienist i enheten. Vid besöken har kundens munhygienstatus bedömts, tandsten avlägsnats och behov av fortsatt vård utvärderats.

Vård i livets slutskede är en värdefull och viktig del av den vård och service som ges i enheten, och stöd kan fås från enhetens ansvariga för palliativ vård. Vård i livets slutskede tas upp redan i samtalet med anhöriga, så att kunden, anhöriga och personal har kännedom om önskemål vid dödsfall. Dödsfall konstateras av hälsocentralens läkare. Transport av den avlidne från enheten till sjukhuset ordnas av personalen enligt anvisningar. Instruktioner kring dödsfall finns i enhetens dokumentation och används i alla enheter.

För att säkerställa kundernas hälsovård och sjukvård ska personalen upprätthålla och utveckla sin yrkeskompetens. Första hjälpen-kunskaper ska motsvara enhetens kundstruktur. Första hjälpen och HLR-förmågan hos personalen inom olika serviceenheter upprätthålls enligt välfärdsområdets instruktioner. Personalens ansvar är att säkerställa sina första hjälpen-kunskaper och uppdatera dem samt delta i utbildningar. Välfärdsområdet ordnar interna säkerhets- och första hjälpen-kurser som personalen kan anmäla sig till via utbildningskalendern.

3.14 Främjande av välbefinnande, rehabilitering och utveckling

Infotext: I klienters/patienters tjänst- och vårdplaner skrivs in mål om bland annat klientens/patientens dagliga motion och upprätthållande av funktionsförmågan, att vara ute och röra på sig, socialt umgänge, rehabilitering och rehabiliterande verksamhet. Om ordnande av verksamhet som stöder klienters välbefinnande, delaktighet och utveckling regleras bland annat i Lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012), Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000; 758/1992) och i barnskyddslagen (417/2007) och i kvalitetsrekommendationer för barnskyddet (SHM 2019:8).

Lagen om välfärdsområden 5 kapitlet, 29 §

I kundernas vård- och rehabiliteringsplaner antecknas mål som rör daglig rörelse, utevistelse, rehabilitering och aktivitetsfrämjande verksamhet. På Ruukinkartano serviceboende strävar vi efter att den rehabiliterande och funktionsförmåga bevarande vårdmetoden genomförs i kundernas vård. Personalen är kompetent och utbildad. Användning av kinestetik stöder vårdarbetet, och utbildningar och övningar ordnas i detta.

Åtgärder som ökar kundernas funktionsförmåga, välbefinnande och delaktighet inkluderar bland annat bingo, tidningsläsning, andaktstunder och olika musikevenemang, utevistelser och promenader. Vid behov kan fysioterapeut konsulteras.

Uppföljning av målen för kundernas funktionsförmåga, välbefinnande och rehabiliterande verksamhet sker i vårdplanen. Vårdplanen uppdateras minst var sjätte månad. I vårdplanen ska all funktionsförmåga bevarande verksamhet som är planerad för kunden antecknas.

Kundernas kontakter med anhöriga sker utan särskilda begränsningar per telefon och vid besök. Kunderna får ha egna mobiltelefoner, men det är bra att komma överens med personalen om användningen, ifall kunden inte kan använda dem helt självständigt. Det finns inga särskilda besökstider i enheten. Under vården i livets slutskede stöds anhörigas närvaro dygnet runt om de så önskar.

3.15 Behandling av klient- och patientuppgifter och dataskydd

Österbottens välfärdsområde är registeransvarig för klient-/patientuppgifter i den tjänst som hör till dess organiseringsansvar. Välfärdsområdet/tjänsteenheten ska se till att tjänsteenheten i sin verksamhet följer EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) och stadganden i kunduppgiftslagen (703/2023) och instruktioner om behandling av kund- och patientuppgifter och om dataskydd som Österbottens välfärdsområde utarbetat.

Tillvägagångssätt i fråga om välfärdsområdets dataskyddspraxis och behandling av personuppgifter har beskrivits på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Vår dataskyddspraxis och för personalen i intra, på webbplats: Vår dataskyddspraxis. På samma webbplats finns även anvisningar för personalen om hur de ska handla enligt artikel 34 i dataskyddsförordningen (679/2016) i samband med personuppgiftsincidenter (anmälan om personuppgiftsincident).

Alla välfärdsområdets arbetstagare, studerande och övriga personer som behandlar sekretessbelagda uppgifter i organisationen undertecknar sekretessförbindelse om användning av uppgifter och informationssystem. Tystnadsplikten gäller arbetstagare under och efter anställnings- eller uppdragsförhållandet. Av arbetstagarna förutsätts vidare att de slutför dataskydds- och informationssäkerhetsutbildning. Länk till utbildningen och sekretessförbindelsen finns i Intranet: Dataskydd och informationssäkerhet.

Plan för informationssäkerhet som upprättats för intern användning i Österbottens välfärdsområde finns i välfärdsområdets intra.

Info-text: Alla arbetstagare svarar för registreringen av klient-/patientuppgifter. Registreringsskyldigheten börjar när tillhandahållaren av tjänsterna har underrättats om persons behov av tjänst/vård eller hen har börjat verkställa social-/hälsotjänsten. Registreringarna ska göras utan dröjsmål då klientens/patientens ärende har behandlats/uträttats.

I socialvården dokumenteras också uppgiften om att kundrelationen har avslutats.

Läs mer:

Tillsynslag (741/2023, 8 §) THL, 3/2024: Föreskriften om redogörelser och krav som ska tas in i informationssäkerhetsplanen THL, 19.12.2023: Handboken om Kanta-tjänster för aktörer inom socialvården THL, 2021, Version 2.0: Dokumentation i sektorsövergripande arbete THL, 3/2022, Version 5: Allmän handbok om dokumentation av patientuppgifter

Registrering av kund-/patientuppgifter är varje medarbetares ansvar. Registreringsskyldigheten börjar när tjänsteleverantören fått information om personens behov av tjänster och vård eller har börjat utföra tjänsten. Registreringarna ska göras utan dröjsmål när kundens/patientens ärende har behandlats eller vårdats.

Information om lagstiftning rörande dataskydd och behandling av personuppgifter samt enhetens instruktioner och myndighetsföreskrifter ges till den nya medarbetaren under introduktionen. I början av anställningen går den nya medarbetaren tillsammans med närmaste chef igenom viktiga frågor som rör behandling av personuppgifter och informationssäkerhet, såsom sekretessplikt.

Personalen ska delta i utbildningen Dataskyddets ABC och lämna intyg om genomgången utbildning till tjänsteansvarig. Utbildningen ska förnyas regelbundet. Alla medarbetare och studerande undertecknar sekretessavtal om användning av dokument, information och IT-system. Informationssäkerhetsfrågor behandlas även vid enhetens möten.

Vid anställning eller vikariat får medarbetaren personliga inloggningsuppgifter för både dator och patientdatasystem.

Introduktion till dokumentation av kundarbete sker under introduktionsperioden och i praktiskt arbete. Den nya medarbetaren dokumenterar tillsammans med sin handledare och går samtidigt igenom dokumentationsprogrammet. Studerande dokumenterar med handledarens inloggning och lägger till till exempel ”sh-studerande och namn” i anteckningen. Handledaren granskar alltid den studerandes dokumentation och lägger till sitt namn eller förkortning efter den studerandes namn.

För att säkerställa informationssäkerheten finns en centralt låst pappersinsamling för informationssäkerhet i enheten. Tömningen ansvarar Encore-Pohjanmaa för.

Information rörande informationssäkerhet hanteras alltid i utrymmen där obehöriga inte har tillträde, såsom kontor och medicinförråd. Dokument med personuppgifter är sekretessbelagda. Dörrarna till dessa utrymmen ska vara låsta när ingen arbetar där. Patientdatasystemet Lifecare ska dessutom alltid stängas efter användning.

Namn och kontaktuppgifter för den chef/ansvariga som ansvarar för hanteringen av kunduppgifter enligt 7 § i kunduppgiftslagen (703/2023) samt tillhörande instruktioner:
Informationssäkerhetsansvarig: Pia Haglund

Infotext (till ovanstående): Dataskyddsbeskrivningar för ansvariga och kontaktpersoner för klient- och patientregistret finns på välfärdsområdets webbsida: Vår dataskyddspraxis

Kontaktuppgifter till Österbottens välfärdsområdets dataskyddsombud och leveransadresser för loggdataförfrågningar

Välfärdsområdets dataskyddsombud behandlar inkomna loggdataförfrågningar och utredningar. Dataförfrågningarna ska lämnas in skriftligt till adressen:

Österbottens välfärdsområde, Dataskyddsombud / C.0, Sandviksgatan 2-4, 65130 Vasa Dataskyddsombud: Tuija Viitala Telefonnummer 06 213 1840, e-post: tietosuojavastaava@ovph.fi eller

Österbottens välfärdsområde, Dataskyddsombud, Dammbrunnsvägen 4, 1. våningen, 65100 Vasa Dataskyddsombud: Anne Korpi Telefonnummer: 040 183 2211, e-post: dataskyddsombud@ovph.fi

4. EGENKONTROLLENS RISKHANTERING

4.1 Ansvar för riskhantering, identifiering och bedömning av risker

Riskhanteringens ansvar i Österbottens välfärdsområde har beskrivits i välfärdsområdets förvaltningsstadga, verksamhetsstadga och program för egenkontroll. Förfaringssätt i riskhanteringsprocessen och i riskhanteringspraxis har beskrivits i handboken i riskhantering (intra/materialbanken) avsedd för intern användning i organisationen.

Riskhanteringen och -bedömningen är en del av det systematiska utvecklandet av klient-/patientsäkerheten i Österbottens välfärdsområde och normal verksamhet i enheterna.

Förutsättningen för riskhanteringen är att ett öppet och tryggt klimat råder i arbetsgemenskapen där både personalen och klienterna/patienterna och deras anhöriga vågar ta upp observationer och missförhållanden i kvaliteten och klient- och patientsäkerheten.

Riskbedömningen görs på enhetsnivå i dagligt arbete och som en del av ledningens beslutsprocess. Förutseende riskbedömning är en del av kontinuerligt utvecklande av verksamheten både på enhetsnivå och regional nivå samt på organisationsnivå. Ledningen och/eller chefen i enheten svarar för att fastställa vilka risker är acceptabla och vilka åtgärder behövs för att sänka riskerna till acceptabel nivå.

Riskprocess indelas i tre delar: operativa och strategiska risker och förändringsrisker. Operativa eller funktionella risker bedöms hela tiden men minst en gång om året gör enheterna en systematisk riskbedömning. För att identifiera funktionella risker har välfärdsområdet skapat en strukturerad riskbedömningsblankett (Kvalitetsportal) som stöd för enheterna. Strategiska risker dokumenteras varje höst i samband med att verksamhetsplanen utarbetas (Opiferus). Strategiska risker är risker som kan hota eller förhindra genomförandet av verksamhetsplanen. Förändringsriskerna är antingen externa eller interna förändringar i verksamheten. De kan stå i samband med projekt eller andra förändringar i verksamheten. Då strävar man efter att göra riskbedömningen redan i planeringsskedet så att riskerna kan minimeras på förhand. Riskbedömningen görs i första hand i den egna enheten tillsammans med personalen.

Infotext: Ledningens, tjänsteenheternas, ansvarigas och chefernas uppgift i välfärdsområdet är att se till att ge anvisningar för och ordna egenkontrollen samt se till att arbetstagarna har tillräckligt med information om säkerhetsfrågor. Ledningen, ansvariga och cheferna ansvarar för att tillräckligt med resurser har anvisats för att säkerställa säkerheten i verksamheten. Cheferna ansvarar för att säkerställa att personalen har tillräcklig inskolning om riskerna som riktas mot klient- och patientsäkerheten. Cheferna har huvudansvaret för att skapa positiv inställning för behandling av missförhållanden och säkerhetsfrågor.

Att arbetet aldrig är klart är utmärkande för riskhanteringen som kräver aktiva åtgärder av hela personalen. Av alla arbetstagare i välfärdsområdet/tjänsteenheterna krävs engagemang, förmåga att lära sig av felen samt leva i övergången så att det är möjligt att erbjuda säkra tjänster av hög kvalitet. Olika yrkesgruppers sakkunskap kan utnyttjas genom att ta med personalen i bedömningen av säkerhetsstatus och -risker, upprättandet av planen för egenkontroll och i planerandet, genomförandet och utvecklandet av åtgärder som förbättrar säkerheten.

Genom att aktivt samla information om hotfaktorer som påverkar säkerheten strävar man efter att fastställa risker i samband med dem och åtgärder som krävs för riskhanteringen så att eventuella allvarliga incidenter kan förebyggas på förhand. I riskhanteringen är det viktigt att varje verksamhets- och arbetsenhet identifierar riskerna i egen verksamhet, bedömer hur allvarliga de är och hur sannolikt det är att de förverkligas samt ålägga ansvar och vid behov ta i bruk olika hanteringsstrategier för att minimera riskerna.

Läs mera:

Handbok för riskhantering (intra, materialbank)

https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Bedömningsverktyg: hur planerade förändringar påverkar klient- och patientsäkerheten

Verktyg för bedömning av risker med digitala tjänster

Vår riskhantering präglas av att arbetet aldrig är färdigt. All personal i enheten förväntas vara engagerad, ha förmåga att lära av misstag och leva med förändring, för att det ska vara möjligt att erbjuda trygga och kvalitativa tjänster. Expertisen från olika yrkesgrupper tas tillvara genom att personalen i vardagen deltar i planering, genomförande och utveckling av egenkontrollen.

Ansvar för att säkerställa verksamhetens trygghet grundar sig på att arbetsplansscheman görs i treveckorsperioder. Här har personalens delaktighet stärkts så att planeringen är autonom utifrån överenskomna kriterier, vilka sedan justeras av närmaste chefer så att varje skift uppfyller minst en minimistandard. Antalet personal styrs av den nationella vårdpersonalssiffran, som följs upp två gånger per år genom Äldretjänsternas lägesuppföljning.

I enheten finns en utsedd säkerhetsansvarig. Säkerhetsansvariga träffas regelbundet, minst fyra gånger per år. Vid behov samarbetar man med organisationens säkerhetsenhet. Under säkerhetsansvarigas möten tas frågor upp både från avdelningarna och från närmaste chefer. Där beslutas gemensamt om eventuella åtgärder för säkerheten och planeras åtgärder för att upprätthålla säkerheten.

Dessutom behandlas frågor som påverkar verksamhetens smidighet inom enheterna. Mötet behandlar iakttagelser från både personal och chefer. På detta sätt strävar man efter att stärka informationsflödet i båda riktningar.

Egenkontrollplanen är synlig i enhetens entré och på välfärdsområdets webbplats.

Identifiering av kund- och patientsäkerhetsrisker är viktigt för förebyggande och planerad åtgärd. Därför utvärderar personalen sin egen verksamhet, lyssnar på kunder och observerar verksamheten vad gäller kvalitet och kundsäkerhet, samt tar kundfeedback i beaktande vid utveckling av verksamheten. Riskhanteringsprocessen hanteras med programmet HaiPro. Det finns överenskomna rutiner för hantering av information från dessa. HaiPro-rapportering görs för incidenter och tillbud som drabbat kunder, samt interna arbetsskador och hot- och våldssituationer.

I enheten genomförs regelbundet riskbedömningar och självutvärderingar enligt organisationens instruktioner. Risker bedöms också i verksamhetsplanering och uppföljning samt i ledningens genomgångar.

4.2 Riskhantering, behandling av missförhållanden och brister som framkommer i verksamheten

Egenkontrollen baserar sig på riskhantering där risker och eventuella missförhållanden i tjänst eller serviceprocess bedöms mångsidigt genom att undersöka klient- och patientsäkerheten och den tjänst som klienten/patienten får. Att identifiera riskerna som äventyrar klient- och patientsäkerheten är utgångspunkten för planen för egenkontroll och genomförandet av egenkontrollen. Utan att identifiera missförhållanden kan man inte förebygga riskerna i klient- och patientsäkerheten och systematiskt ingripa i missförhållanden. Välfärdsområdets personal bedömer kontinuerligt den egna verksamheten, hör klienter/patienter och gör observationer i frågor som gäller verksamheten, kvaliteten och klient-/patientsäkerheten samt beaktar klientresponsen när verksamheten utvecklas.

Program, planer och anvisningar som beskriver och stöder genomförandet av egenkontrollen och riskhanteringen i Österbottens välfärdsområde är bland annat:

 Österbottens välfärdsområdesstrategi

 Förvaltnings- och verksamhetsstadgan

 Programmet för egenkontroll

 Hur mår Österbotten

 Handbok för egenkontroll och kvalitetshantering

 Handbok för riskhantering

 Allmänna delen i välfärdsområdets beredskapsplan, beredskapsplanerna för verksamhets- och resultatområden och resultatenheternas handlingskort för störningar

 Enhetens säkerhetssida som innehåller säkerhetsplan, utredning om utrymningssäkerhet (24/7 enheterna) och handlingskort, säkerhetsinstruktioner

 Informationssäkerhetsplan

 Tillsynsplan

 Delaktighetsplan

 Anvisningar om personalens anmälningsskyldighet

 Välfärdsområdets plan för läkemedelsbehandling, planer för läkemedelsbehandling för enskilda verksamhets- och arbetsenheter

 LOVe-handbok

 Etiska riktlinjer

 Verksamhetsprogram för arbetarskyddet

 Personal- och utbildningsplan

 Introduktionsprogram (delarna 1–3)

 Anvisningar om apparatsäkerhet

 Anvisningar om hygien och förebyggande av infektioner

 Anvisningar om begränsande åtgärder

 Anvisning om identifiering av klient

Infotext (till nästa beskriv-avsnitt)

Till riskhanteringen hör planmässig verksamhet med tilldelat ansvar för att undanröja eller minimera missförhållanden och konstaterade risker samt registrering, analysering, rapportering av förverkligade farliga situationer, verkställande av korrigerande åtgärder samt bedömning av effekten och tillräckligheten av dessa.

Risker i enheten/tjänstehelheterna ska undersökas på ett heltäckande sätt från olika synvinklar. Vid riskhantering förbättras klient- och patientsäkerheten genom att redan på förhand identifiera de kritiska arbetsmoment där genomförandet av uppställda krav och mål för verksamheten kan riskeras eller riskeras. Ofta är riskerna summan av många fel. Riskerna kan förorsakas till exempel av otillräcklig personaldimensionering eller en verksamhetskultur där öppen säkerhetskultur inte stöds tillräckligt. Riskerna kan vara förknippade även med sociala faktorer (avsaknad av interaktion, andra klienter och personalen), psykiska faktorer (bemötande, klimat), den fysiska arbetsmiljön (utrymmen, inredning och utrustningar), informationsflöde eller arbetssätt, till exempel ogrundat begränsande av klients/patients självbestämmanderätt, förverkligande av läkemedelsbehandling eller registrering. I riskhanteringsprocessen kommer man överens om tillvägagångssätt genom vilka riskerna och de kritiska arbetsmomenten identifieras.

*1 Vid riskhantering ska man beakta även arbetsgivarens förpliktelser enligt arbetarskyddslagen (738/2002) som kan påverka klient- och patientsäkerheten vid tjänsteenheten, samt skyldigheten att identifiera risker som förorsakar hälsoproblem i egen verksamhet och följa faktorer som påverkar dessa enligt hälsoskyddslagen (763/1994).

Läs mera:

Checklista för säkerställande av informationsgången när en klient/patient inom hemvården överförs till en annan tjänst inom social- och hälsovården

Checklista for säkerhet vid operationer

Beskrivning av metoder för identifiering

Riskhanteringsprocessen administreras med hjälp av HaiPro-programmet. Det finns överenskomna rutiner för hantering av den information som genereras.
HaiPro-rapporter görs avseende incidenter och tillbud som rör kunder, samt interna arbetsskador och hot- och våldssituationer.

De risker som uppmärksammas behandlas i olika möten såsom sjuksköterskemöten (läkemedelssäkerhet), teamansvarigas möten (allmänna verksamhetsrelaterade risker) och personalmöten. Protokoll förs vid mötena. Därutöver kan tvåpartssamtal hållas om risken är kopplad till en specifik persons agerande eller arbetssätt. En sammanfattning eller handlingsplan görs av samtalet. Enhetens säkerhetsansvarige ansvarar också för att enheten förblir säker både för kunder, kundvård och som arbetsplats för personalen. Brister tas upp antingen i säkerhetsansvarigas möten, i enhetens teammöten eller med närmaste chef.

Infotext (i förhållande till nedanstående tabell):

I tabellen kan vi lyfta fram och utnyttja risker som identifierats i riskbedömningen (s.k. kontinuerliga risker relaterade till vård/omsorg och tjänst) på allmän nivå, till exempel identifiering av patient eller fel i utdelning av läkemedel.

Exempel risk: Utomstående personer kan få se andra klienters/patienters uppgifter. Hur förbereder vi oss: Personalen loggar alltid ut ur klient/patientdatasystemet när de inte använder det.

Väsentliga risker som tjänsteenheten/enheten identifierat och metoder som används för att hantera dem

Risk	Vilka metoder används för att hantera dem
Kunders fall och följande lyft	Bedömning och förebyggande av fallrisker; skyddshjälpmedel såsom höftskyddsbyxor, gånghjälpmedel (ex. rollator); rörelsesensorer på dörrar, eventuellt rörelsesensor i rum; god och säker hantering av lyft- och förflyttningshjälpmedel och teknik (lyftanordningar, kinestetik och ergonomisk kompetens)
Personalens arbetsbelastning	Säkerställande av tillräcklig personalstyrka; stöd för personalens välbefinnande och tidig åtgärd; samarbete med företagshälsovård och arbetsmiljö; regelbundna utvecklingssamtal; ordnande av ytterligare utbildningar; noggrann introduktion
Försämrad patientsäkerhet	Ökad kompetens; uppföljning av personalbemanning och tillräcklig personalstyrka; rekrytering av utbildad och introducerad personal; underhåll och grundrenovering av lokaler; inköp av tillräckliga och funktionsdugliga hjälpmedel

4.2.1 Tjänsteproducentens och personalens anmälningsskyldighet

Tjänsteproducenten har skyldighet att underrätta personalen om anmälningsskyldigheten (Tillsynslagen 741/2023, 30 §). Tjänsteproducenten ska underrätta personalen om anmälningsskyldigheten och frågor som hänför sig till den. Instruktioner om hur anmälningsskyldigheten verkställs ska inkluderas i tjänsteenhetens egenkontrollplan som avses i 27 §.

Anmälningsskyldigheten för välfärdsområdets personal och instruktionerna om anmälningsskyldigheten finns i intra.

Tjänsteproducentens och personalens anmälningsskyldighet (tillsynslagen 741/2023, 29 §)

Tjänsteproducenten ska trots sekretessbestämmelserna omedelbart underrätta Österbottens välfärdsområde/tjänsteanordnaren och tillsynsmyndigheten om sådana missförhållanden som framkommer i tjänsteproducentens egen eller dennes underleverantörs verksamhet och som i väsentlig grad äventyrar klient- och patientsäkerheten samt om händelser, skador eller tillbud där klient- och patientsäkerheten har äventyrats allvarligt och om andra sådana brister som tjänsteproducenten inte har förmått eller inte förmår åtgärda genom egenkontroll.

En person som ingår i välfärdsområdets/tjänsteproducentens personal eller arbetar med motsvarande uppgifter i ett uppdragsförhållande eller som underleverantör ska trots sekretessbestämmelserna utan dröjsmål underrätta ansvarspersonen för tjänsteenheten eller någon annan person som ansvarar för övervakningen av verksamheten, om hen i sina uppgifter upptäcker eller får kännedom om ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande vid tillhandahållandet av socialvård eller hälso- och sjukvård för klienten eller patienten eller upptäcker eller får kännedom om en lagstridighet av annat slag. Den som tagit emot anmälan ska underrätta tjänsteanordnaren eller tjänsteproducenten om saken. Tjänsteanordnaren, tjänsteproducenten och ansvarspersonen ska vidta åtgärder för att avhjälpa missförhållandet eller den uppenbara risken för ett missförhållande eller lagstridigheten av annat slag. Anmälan kan göras trots sekretessbestämmelserna.

Den som tagit emot anmälan ska anmäla och den som gjort anmälan kan trots sekretessbestämmelserna underrätta tillsynsmyndigheten om saken, om missförhållandet eller den uppenbara risken för ett missförhållande eller lagstridigheten av annat slag inte avhjälps utan dröjsmål. Tillsynsmyndigheten kan besluta om åtgärder på det sätt som föreskrivs i 38 § (741/2023) eller meddela ett föreläggande enligt 39 § för att undanröja missförhållandet. Den som gjort anmälan får inte bli föremål för negativa motåtgärder till följd av anmälan.

Elektroniska anmälningssystem som personalen har tillgång till är:

- HaiPro-systemet (klient- och patientsäkerhetsanmälan, arbetssäkerhetsanmälan, dataskydds-/personuppgiftsanmälan)

- SPro-systemet (anmälan om observerade missförhållanden eller risker för missförhållanden i verkställandet i socialvården).

På anmälningar gjorda i ovan nämnda system verkställs bedömning av risker och i dem dokumenteras utvecklande/korrigerande åtgärder för att undanröja/minska riskerna.

I övriga lagar stiftade anmälningsskyldigheter som gäller personalen.

Barnskyddsanmälan och anmälan om misstanke om brott mot barn (417/2007, 25 §, 12.2.2010/88)

Arbetstagare som uppges i barnskyddslagen (25 §) har skyldighet att göra barnskyddsanmälan om de i sitt arbete har fått veta om ett barn vars behov av vård och omsorg, förhållanden som äventyrar utvecklingen eller eget beteende kräver utredning av eventuellt behov av barnskydd. Närmare anvisningar om hur du gör barnskyddsanmälan och anmälan om brott som riktas mot barnet finns på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Barnskyddsanmälan.

Anmälan om behov av socialvård (socialvårdslagen 1301/2014, 35 §)

Om en sådan yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården som avses i lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994), eller annan person som nämns i 35 § i socialvårdslagen, i sitt arbete har fått kännedom om en person vars behov av socialvård är uppenbart, ska hen styra personen till att söka socialtjänsten eller om personen samtycker till det kontakta den myndighet som ansvarar för välfärdsområdets socialvård, så att stödbehovet kan bedömas. Om samtycke inte kan fås och personen är uppenbart oförmögen att svara för sin omsorg, hälsa eller säkerhet, eller om ett barns bästa absolut kräver det, ska yrkespersonen utan dröjsmål göra en anmälan om behovet av socialvård trots sekretessbestämmelserna. Anvisning och anmälningsblankett för bedömning av stödbehov hos person som kommit till socialvården finns på välfärdsområdets webbsidor: https://osterbottensvalfard.fi/vara-tjanster/socialvardstjanster/socialvardstjanster-for-seniorer/socialarbete-for-aldre/

Anmälan till räddningsmyndighet om uppenbar brandfara eller annan risk för olycka (räddningslagen 379/2011, 42 §)

Om välfärdsområdets personal/myndigheter i samband med sin tjänsteförrättning upptäcker eller annars får kännedom om uppenbar brandrisk eller annan risk för olyckor i en byggnad, en bostad eller något annat objekt ska de oberoende av eventuella sekretessbestämmelser underrätta välfärdsområdets räddningsmyndighet om saken (42 §). Anvisningar om hur du gör anmälan och länk till elektronisk anmälningsblankett finns på webbsidorna för räddningsverket i Österbottens välfärdsområde: Anmälningar till räddningsverket.

Anmälan om farliga situationer förknippade med produkter (lag om medicintekniska produkter 719/2021, 35 §)

Om farliga situationer som skett inom social- och hälsovårdsbranschen och som är förknippade med medicintekniska produkter och som har lett eller kunde ha lett till att patients, användares eller annan persons hälsa äventyrats ska alltid skrivas en rapport om tillbud till Fimea (lag om medicintekniska produkter, 35 §). Tillbudsanmälan till Fimea ska göras utan dröjsmål och den kan göras direkt elektroniskt samtidigt med HaiPro-anmälan. När du anmäler ett tillbud direkt genom HaiPro sparas uppgifterna om tillbudet i det elektroniska systemet. Anvisningar om hur du gör anmälan i HaiPro-systemet finns i välfärdsområdets intra (produktsäkerhet).

Anmälan om säkerhetsöverträdelse (dataskyddsförordning, 679/2016, artikel 34)

Personalens handlingsdirektiv för anmälning av personuppgiftsincident till dokumentering finns i intra (anmälan om personuppgiftsincident). Säkerhetsöverträdelsen dokumenteras även i HaiPro-systemet (informationssäkerhet).

Anmälan av epidemier och allvarliga infektioner i samband med vård (HARVI)

Anvisningarna om hur du gör anmälan finns på THL:s webbsidor: Anmälan av andra epidemier och allvarliga vårdrelaterade infektioner (HARVI).

Anmälan om oegentligheter i organisationen (EU:s whistleblowing-direktiv, 2019/1937; Lagen om skydd för rapporterande personer 1171/2022)

I Österbottens välfärdsområde finns en intern etisk kanal för anmälning av oegentligheter och olämplig verksamhet i organisationen. Anvisningarna om hur du gör anmälan och länk till anmälningskanalen finns i välfärdsområdets intra (etisk anmälningskanal).

Infotext: I hanteringen av situationer med tillbud och avvikelser ingår att de dokumenteras, analyseras och rapporteras. Tjänsteproducenten ansvarar för att information som erhållits i riskhanteringen utnyttjas i utvecklingsarbetet men det är arbetstagarnas skyldighet och ansvar att se till att ledningen får informationen. Till hanteringen av incidenter hör också att man resonerar igenom dem med arbetstagarna, klienten och vid behov anhöriga. Om det sker en allvarlig incident med följder som ska ersättas underrättas klienten eller anhöriga om hur de ska ansöka om ersättning.

*1 Övriga lagar i vilka ingår lagstadgade anmälningsskyldigheter är bl.a.:

Fimeas föreskrift 1/2023: Yrkesmässiga användares rapportering om tillbud gällande medicinteknisk produkt Avvikelser som hänför sig till användning av strålning (859/2018,1034/2018, STUK S/2/2018) Biverkningar av läkemedel och vaccinationer (Fimeas rekommendation) Fimeas anvisning 1/2017, Anmälning av biverkningar av läkemedel Anmälning av produktfel och förfalskade läkemedel (Fimea 2/2019) Biverkningar av blodprodukter och tillbud (197/2005) Infektioner i samband med vård (1227/2016) Avvikelser vid användning av elanläggningar (1135/2016, 47 §) Avvikelser vid användning av tryckkärl (1144/2016) Lag om smittsamma sjukdomar (1227/2016) Olycksfall i arbetet (44/2006) Arbetarskyddslagen (738/2002) Konsumentsäkerhetslagen (920/2011)

Läs mera:

Valvira. Anmälningsskyldigheter och rättigheter för yrkesperson inom social- och hälsovården: https://valvira.fi/sosiaali-ja-terveydenhuolto/ammattihenkilon-ilmoitusvelvollisuudet-ja-oikeudet

I socialvårdslagen (1301/2014) föreskrivs arbetstagarens skyldighet (§48–49) att göra en anmälan om en upptäckt brist eller hot om brist som gäller genomförandet av klientens socialvård. Det ska finnas instruktioner för hur anmälningsskyldigheten ska genomföras i verksamhetsenheten, och dessa instruktioner är en del av egenkontrollplanen. Lagen betonar att den som gjort anmälan inte får utsättas för negativa repressalier till följd av anmälan.

På välfärdsområdet Österbotten finns en överenskommelse om processen för att göra anmälan om en upptäckt brist eller hot om brist som gäller klientens socialvård. Socialvårdens bristanmälan (SPro) görs via intranätet, genom HaiPro:s startsida. Bristanmälan finns även som formulär på välfärdsområdets webbplats (Intra). Anmälan skickas till en socialarbetare som ansvarar för handläggning och åtgärder.

Den som mottar anmälan ska vidta åtgärder för att undanröja bristen eller hotet om brist, och om detta inte sker ska anmälaren rapportera ärendet till regionförvaltningsverket. I enhetens egenkontroll anges hur korrigerande åtgärder för brister i riskhanteringsprocessen genomförs. Om bristen kan åtgärdas inom ramen för enhetens egenkontroll, påbörjas åtgärder omedelbart där. Om bristen kräver åtgärder av den som är ansvarig för ordnandet av tjänsterna, överförs ansvaret för korrigerande åtgärder till behörig instans.

Varje personalmedlem har anmälningsskyldighet för brister i verksamheten. Arbetstagare kan anmäla brister direkt till enhetschefen eller tjänsteansvarig, via telefon, e-post eller genom HaiPro- och SPro-anmälningar. Anmälan handläggs snarast möjligt efter mottagandet. Handläggaren bedömer på grundval av anmälan och beskrivningen vilka åtgärder som bör inledas, och om risk- eller skadetillfället kan hanteras internt i enheten eller måste skickas vidare till högre instans samt om enhetschefen bör kontakta klienten eller anhöriga separat. Personalens vetskap om anmälningsskyldigheten baseras på att varje medarbetare bekantat sig med egenkontrollplanen. Dessutom diskuteras anmälningsskyldighetens betydelse i samband med skadetillfällen och tillbud för att följa upp och utveckla klient- och patientsäkerheten.

4.2.2 Anmälningskanaler för klient/patient och extern tjänsteproducent

Klients, patients eller anhörigs anmälan om negativ händelse

Om fel, missförhållande eller tillbud skett i klients/patients eller anhörigs vård eller tjänst kan klienten/patienten göra anmälan om tillbud på elektronisk blankett på Österbottens välfärdsområdets webbsidor.

Anmälningsblanketten finns på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: https://osterbottensvalfard.fi/sa-har-fungerar-vi/ge-respons/

Extern tjänsteproducents/samarbetspartners anmälan om farlig händelse eller missförhållande

Österbottens välfärdsområdets samarbetspartners kan lämna extern tjänsteproducents/samarbetspartners anmälan om allvarlig händelse, missförhållande eller tillbud i välfärdsområdets verksamhet via en webblankett. Anmälningarna styrs till klient- och patientsäkerhetskoordinatorerna samt till kvalitetsdirektören varefter anmälningen behandlas tillsammans med ansvariga personer. Vid behov deltar även övervakningen i utredandet av den farliga händelsen eller missförhållandet.

Anmälningsblanketten finns på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: https://osterbottensvalfard.fi/sa-har-fungerar-vi/ge-respons/

Privat tjänsteproducents egenkontrollanmälan

Privat tjänsteproducent (producenter av köptjänster och servicesedelproducenter) ska lämna egenkontrollanmälan om farlig händelse i egen verksamhet på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Privata tjänsteproducentens egenkontrollanmälan

Infotext: Privat tjänsteproducents egenkontrollanmälan

Välfärdsområdets kvalitets- och tillsynsenhet underrättas om egenkontrollanmälan som privat tjänsteproducent lämnat in. När anmälningen kommit in tar tillsynen kontakt med tjänsteenheten inom 1–2 dygn från mottagandet av anmälningen eller senast första vardagen som följer efter händelsen. Tillsynen underrättar personer som ansvarar för arrangerandet av ifrågavarande tjänst i välfärdsområdet och regionförvaltningsverket (RFV) om anmälan inte har gjorts tidigare till RFV. I samband med kontakten avtalar man om efterspel och fortsatta åtgärder som händelsen kräver.

Läs mera:

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Handlingsprogram för klient- och patientsäkerhetsstrategin 2022–2026 för serviceanordnare och serviceproducenter: Klient- och patientsäkerhetscentret 2023

Vakavien vaaratapahtumien tutkinta -Opas sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioille, Social- och hälsovårdsministeriets publikationer 2023: 31

4.2.3 Behandling av farliga situationer, brister, missförhållanden och korrigerande åtgärder

Infotext: För kvalitetsavvikelser, missförhållanden och tillbud samt för incidenter fastställs i enheterna korrigerande åtgärder genom vilka man förhindrar att situationen upprepas i framtiden. Sådana åtgärder är bland annat utredande av de yttersta orsakerna till händelserna och utgående från dessa ändras tillvägagångssätten så att de blir säkrare.

Utredningen av interna allvarliga incidenter görs i situationer där det finns något att utveckla i processen. Beslutet om att inleda utredningen fattas av resursledningen.

*1 Läs mera om utredning av allvarliga incidenter, omedelbara korrigerande åtgärder, analysering av incidenter och lärandet av dem i SHM:s publikation: Utredning av allvarliga incidenter. Guide för social- och hälsovårdsorganisationen (SHM:s publikationer 2023:31).

Information om behoven att utveckla kvalitets- och klientsäkerheten i enskilda tjänsteenheter fås från flera olika källor som till exempel genom klienter/patienter, anhöriga/närstående, personalen, samarbetspartners, kvalitetsarbetet, riskhanteringen eller tillsynsmyndigheten/tillsynen.

Den allmänna styrningen, planeringen och utvecklingen samt tillsynen av verksamhet som grundar sig på tillsynslagen (741/2023, 32§) ankommer på social- och hälsovårdsministeriet. Regionförvaltningsverket i västra och inre Finland övervakar lagenligheten i ordnandet och producerandet av social- och hälsovårdstjänsterna i Österbottens välfärdsområde och ger instruktioner om det.

Myndigheter som utför tillsyn i enheten för kvalitet och tillsyn ansvarar för tillsynen (grundar sig på anmälning) av planenlig och reaktiv egen och privat tjänsteproduktion som hör till välfärdsområdets organiseringsansvar.

Österbottens välfärdsområde och tillsynsmyndigheten (RFV/Valvira) ska skicka till varandra utan att sekretessbestämmelserna hindrar det de inspektionsrapporter som de skrivit och som gäller verksamhet hos tjänsteproducent eller hens underleverantör som producerar tjänster för tjänsteanordnaren.

För kvalitetsavvikelser, brister, tillbud och skadliga händelser fastställs korrigerande åtgärder som förhindrar att situationen upprepas. Sådana åtgärder innefattar bland annat att undersöka orsakerna till händelserna och utifrån detta ändra rutiner till säkrare sådana. Hanteringen sker beroende på ärendet antingen mellan närmaste chefer, i möte för teamansvariga, sjuksköterskornas möte, säkerhetsansvarigas möte eller i personalmöte, där även eventuella förändringar i verksamheten kommuniceras. Vid behov upprättas en skriftlig instruktion för korrigerande åtgärder som presenteras i ett gemensamt möte och sparas i den gemensamma säkerhets- och introduktionsmappen, där den är tillgänglig för personalen. Akuta instruktioner sätts upp på anslagstavlan i småhemmen och skickas även via e-post till all personal i enheten.

Riskfyllda händelser, brister och fel beaktas regelbundet vid enhetens riskbedömning. Vid denna bedömning och upprättande av handlingsplan dokumenteras både korrigerande och förebyggande åtgärder.

”Never event” är händelser som aldrig borde inträffa (där klienten/patienten drabbas av allvarlig skada eller avlider) och som kan undvikas genom att följa säkerhetsrekommendationer och instruktioner. Vid indikationer på allvarliga säkerhetsavvikelser bör organisationen omedelbart inleda korrigerande och förebyggande åtgärder. Allvarliga riskhändelser rapporteras alltid i HaiPro:s riskrapporteringssystem. Dessa händelser utreds noggrant, och som följd av utredningen ska skyddsåtgärder byggas upp för att förhindra motsvarande händelser. Nationella indikatorer för ”never event” finns publicerade av Centrala enheten för klient- och patientsäkerhet, och en kryssruta för ”never event” ska markeras i HaiPro-formuläret om någon indikator uppfylls. Mer information om allvarliga risker, ”never event”-situationer och kontaktvägar finns på välfärdsområdets intranät.

I enheten är det viktigt med låga trösklar för samtal och att upprätthålla en trygg samtalskultur. Det är viktigt att personalen känner sig bekväm att ta upp och diskutera även allvarliga risk- och skadehändelser med kollegor, enhetschef eller tjänsteansvarig. Händelser behandlas med den allvarlighet de kräver, men syftet är inte att leta syndabock utan att finna lösningar, förbättra rutiner och utvecklingsförslag för att förebygga liknande situationer i framtiden.

Korrigerande åtgärder dokumenteras i enhetens egenkontrollutvecklingsplan.

Egenkontrollutvecklingsplan
Identifierade brister i tjänsternas kvalitet och klient-/patientsäkerhet samt framkomna utvecklingsbehov och tillhörande korrigerande åtgärder dokumenteras i egenkontrollutvecklingsplanen. Planen innehåller också vem som ansvarar för respektive utvecklingsåtgärd och tidsramen för genomförandet. Utvecklingsplanen finns som bilaga 1 i egenkontrollplanen.

Utvecklingsplan för egenkontroll

Infotext: Information om behoven att utveckla kvaliteten på tjänsten och klientsäkerheten fås från flera olika källor. I processen där egenkontrollen verkställs (riskhanteringsprocessen) behandlas alla risker i klientsäkerheten, anmälningar om missförhållanden och utvecklingsbehov som blivit kända. En plan för korrigerande åtgärder enligt hur allvarlig risken är överenskoms.

Brister i kvaliteten på tjänsten och klient-/patientsäkerheten som man upptäckt i tjänsteenhetens/enhetens uppföljning av egenkontrollen och framkomna utvecklingsbehov och åtgärder för att korrigera dem skrivs in i utvecklingsplanen i egenkontrollen. I planen skrivs in också vem som ansvarar för vilka utvecklingsåtgärder och med vilken tidtabellen åtgärderna verkställs. Utvecklingsplanen finns i bilaga 1 i egenkontrollplanen.

4.3 Köptjänster och underleverans

Välfärdsområdena ska på grundval av sitt organiseringsansvar fortlöpande styra och övervaka de privata tjänsteproducenterna och deras underleverantörer när tjänster produceras (tillsynslag 741/2023, 24 §, lag om välfärdsområden 611/2021, 10 §). Som ordnare och beställare av tjänst säkerställer Österbottens välfärdsområde i konkurrensutsättningsskedet innehållet i, kvaliteten på samt klient- och patientsäkerheten i tjänster som produceras som underleverans/köptjänst eller i servicesedelproducenternas godkännandeprocess eller i tjänster som skaffas som direktupphandling när avtal ingås. Beställaren svarar för att kontrollera att tjänsteproducenten uppfyller kraven enligt beställaransvarslagen samt uppfyller kraven på innehåll, kvalitet och klientsäkerhet.

Tjänsteinnehavare som ansvarar för avtalet följer och övervakar att tjänsteproducenten följer avtalet och uppfyller sitt tjänstelöfte och att man utan dröjsmål reagerar på respons som erhållits av klienterna och personalen på det sätt som responsen kräver. Även förfaranden för att säkerställa säkerhetskunnandet och uppföljningen av verkställandet är en del av den egenkontroll beställaren genomför. Anvisningar om avtalshantering, upphandlingar och reklamationer finns i välfärdsområdets intra.

Infotext: I kraven på egenkontroll och köptjänstavtal ska man ta med regelbunden uppföljning och rapportering om kvaliteten på tjänsten/vården, klientrespons, klientsäkerhet, arbetssäkerhet, välbefinnande på arbetsplatsen, arbetsförhållanden samt personalens tillräcklighet.

I Konsumentsäkerhetslagen (920/2011, 7–8 §) stadgas om tjänsteproducentens skyldighet att anmäla farlig trygghetstelefontjänst eller annan motsvarande konsumenttjänst och -produkt till Säkerhets- och kemikalieverket samt om skyldigheten att skriva säkerhetsdokument. Säkerhetsdokumentet ska innehålla plan för att identifiera faror och kontrollera risker. Enligt 2 momentet i 7§ kan säkerhetsdokumentet ersättas med saker som beaktats i egenkontrollplanen. Förverkligandet av ovan nämnda saker ska kontrolleras i samband med att avtal om köptjänster ingås och i underleverantörsförfaranden. Skriftliga anvisningar om anmälning av farliga händelser till välfärdsområdet ska också finnas.

Läs mera:

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Checklista för avtal om upphandling och utläggning av digitala tjänster och distanstjänster inom social- och hälsovården

Checklista för anskaffning av privata social- och hälsovårdstjänster

Checklista för bekämpning av vårdrelaterade infektioner för upphandling av köpta tjänster

En del av enhetens tjänster utförs som inköpta tjänster från en tjänsteproducent utanför välfärdsområdet. De externa tjänsteproducenterna listas i avsnitt 1.2.
På enhetsnivå ansvarar vi för ett smidigt samarbete med tjänsteproducenterna. Upptäckta brister åtgärdas snabbt och verksamheten utvecklas för att bättre motsvara praktiska behov. Regelbunden kontakt via telefon, e-post samt gemensamma möten och andra kontaktkanaler är viktigt för verksamhetens smidighet.

4.4 Beredskaps- och kontinuitetshantering

Österbottens välfärdsområde beaktar i sin riskhantering skyldigheter som gäller beredskapen och kontinuiteten i tjänsterna både i egen verksamhet och när välfärdsområdet skaffar tjänster av en annan tjänsteproducent. Som en del av kontinuitetshanteringen säkerställs klient- och patientsäkerheten även i eventuella störningssituationer och undantagsförhållanden (Statsrådets förordning om välfärdsområdenas beredskap för störningssituationer inom social- och hälsovården 308/2023; räddningslag 379/2011; beredskapslag 1552/2011).

I fråga om välfärdsområdets tjänsteproduktion ansvarar verksamhetsområdesdirektörerna för beredskapen och planeringen av beredskapen (Förvaltningsstadgan, § 104). Uppgiften för personerna som ansvarar för resultatområdena är att utveckla viktiga processer inom sitt ansvarsområde tillsammans med verksamhetsområdesdirektören och resursdirektörerna (Förvaltningsstadgan § 43). Hit hör också beredskap och planering av beredskap varför ansvarig för resultatområdet handledd av verksamhetsområdesdirektören och resursdirektören ansvarar för att producera beredskapsplan för sitt resultatområde. Verksamhetsområdena kan ändå överföra befogenheten som ålagts dem vidare till underställda aktörer. Det här gäller även uppgifter förknippade med beredskap men med förutsättningen att de som fått dessa uppgifter och/eller denna befogenhet inte kan överföra dem vidare.

Genom beredskapsplanering och utgående från riksomfattande och regional riskbedömning samt från välfärdsområdets riskbedömning skapas en hanteringsmodell för störningssituationer genom vilken man säkerställer ledningssystemet och strategimodellen för att säkerställa kontinuiteten i tjänsterna. Välfärdsområdets beredskapsplan består av en allmän del, beredskapsplaner för verksamhets- och resultatområden samt av tilläggsplaner som bland annat katastrofplan, pandemiplan, beredskapsplan för jodtabletter vid strålningsolyckor och nedfall samt evakueringsplan för flyttning av befolkning i en region. Resultatenheternas säkerhetsplaner och handlingskort för störningssituationer kompletterar planeringen av beredskapen.

I välfärdsområdet utarbetar varje enhet egen säkerhetssida. Säkerhetssidan innehåller enhetens säkerhetsplan, utredning om utrymningssäkerhet (de enheter som har lagstadgad skyldighet till det), räddningsplan för fastigheten (fastighetsägaren utarbetar), handlingskort och andra säkerhetsanvisningar som behövs i enheten. Särskild räddningsplan finns inte i enheterna. Uppgifterna på säkerhetssidan uppdateras alltid när ändringar sker i verksamheten/utrymmena.

Välfärdsområdets arbetstagare deltar minst vart 5. år i en utbildningsdag om säkerhet. Alla i enheten deltar varje år i säkerhetspromenaden som enhetens chef och kvalitets- och säkerhetspersoner ansvarar för.

Samarbetet med andra säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer genomförs via regelbundna inspektions- och tillsynsbesök som styrs av organisationen. Välfärdsområdet Österbotten har upprättat skriftliga riktlinjer samt webbutbildningsmaterial om beredskapsplaner och förberedelser för olika undantagslägen. Dessa finns i enhetens räddningsplan och kommer även att finnas på enhetens säkerhetssida (TURSI). Beskrivningar av helheten finns i den allmänna delen av beredskapsplanen.
De externa tjänsteleverantörerna har förberett sig för eventuella risker som kan påverka deras verksamhet, och detta diskuteras regelbundet mellan enheten och tjänsteleverantören. Undantagslägen ska omedelbart rapporteras till enheten och kontakten samt samarbetet mellan olika aktörer är sömlöst. Distributionen av mat och vatten är förberedd tillsammans med Teese, som har egna instruktioner för situationerna.
För avvikelser i personalstyrkan har enheten upprättat en belastningsmodell som möjliggör planering vid stora personalavvikelser. Denna modell finns på enhetens personalanslagstavla samt i säkerhets- och introduktionsmappen.
Vid störningar i elektroniska datasystem är man förberedd genom att läkemedelslistor för klienterna finns utskrivna i småhemmen, så att viktig läkemedelshantering inte äventyras om patientdatasystemet är ur funktion. Under sådana situationer sker dokumentationen manuellt och den registrerade informationen överförs till patientdatasystemet så snart systemet är tillgängligt igen.
Om behovet av hälso- och sjukvårdstjänster för klienterna plötsligt ökar, bedöms situationen i ett multiprofessionellt samarbete tillsammans med enhetens ansvariga läkare, koordinerande tjänstechef och övervårdare. Sådana situationer kan exempelvis vara pandemier och epidemier. Vid en plötslig men kortvarig ökning av vårdbehovet är det möjligt att ta in fler medarbetare till enheten för att säkerställa klienternas nödvändiga vård.
Vid brandövningar testas brandlarmsystemet en gång i månaden av fastighetsskötaren. Vid dessa tester agerar personalen som vid en verklig brand och lokaliserar branden. Dessutom ansvarar personalen för att delta i första hjälpen-utbildningar och organisationens säkerhetsdag. Enhetens säkerhetsansvariga arrangerar säkerhetspromenader för sin egen personal.
Enhetens säkerhetsplan och utrymningssäkerhetsutredning uppdateras årligen. År 2025 kommer dessa att publiceras på kvalitetsportalen Laatuportti, där enhetens säkerhetssidor (TURSI) skapas.
Under undantagsförhållanden försöker man fortsätta tjänsterna så normalt som möjligt, så att det knappt märks för klienterna. Säkerhetens kontinuitet tryggas genom att personalen informeras aktivt och öppet, de upprätthåller sin kunskap genom att läsa om självövervakningsplanen, delta i erbjuden utbildning samt bekanta sig med annat nödvändigt material relaterat till säkerheten. Efter eventuella undantagslägen som inträffar för första gången går man igenom vad som hänt och tillsammans med samarbetspartnerna funderar man på instruktioner för att förebygga en eventuell återupprepning av situationen.

Namn på personen ansvarig för enhetens beredskap och kontinuitetshantering samt beredskaps- och kontinuitetsplan:
Virpi Jokinen, enhetschef

Infotext: Läs mera om processer, ledning, framförhållning och planering samt störningshantering och ledning av kriser i kontinuitetshanteringen av tjänster i SHM:s publikationer: Planering av beredskap och kontinuitetshantering. Anvisningar för aktörer inom social- och hälsovården (SHM:s publikationer 2019:10) och Avtalsbaserad beredskap. Anvisningar för aktörer inom social- och hälsovården (SHM:s publikationer 2019:9)

5. UPPFÖLJNING AV EGENKONTROLL OCH RAPPORTERING

5.1 Uppföljning av kvalitet, riskhantering och rapportering

Om risker i välfärdsområdets verksamhet och egenkontroll rapporteras regelbundet till välfärdsområdets ledningsgrupper samt till sektionen för intern kontroll och riskhantering och styrelsen.

I enlighet med riskhanteringspolitiken ska man ingripa i identifierade risker med olika metoder i riskhanteringen. Även när beslut fattas ska man beakta de risker som lyfts fram i förhandsbedömningen av effekterna och aktivt följa hur riskerna utvecklas.

Infotext: Läs mera:

Klient- och patientsäkerhetscentret: https://klientochpatientsakerhetscentret.fi/

Beskrivning av minimiinnehållet i tjänsteenhetens rapport om anmärkningar om missförhållanden och farliga situationer som drabbat klienter och patienter

Kvantitativa kontrollmätare för klient- och patientsäkerheten

Heta linjen-indikatorerna

Tjänsternas kvalitet och säkerhet följs upp och rapporteras med hjälp av HaiPro- och SPro-anmälningar, enhetens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, ledningens granskning, riskbedömningar och självutvärdering, Institutet för hälsa och välfärds uppföljning av äldreomsorgens läge, kundfeedback samt personalundersökningar.

Enligt lagen om social- och hälsovårdens organisering (612/2021) ska välfärdsområdet och den privata tjänsteleverantören upprätta ett egenkontrollprogram för de uppgifter och tjänster som åligger dem. Programmet ska ange hur efterlevnaden av skyldigheterna enligt första momenten organiseras och genomförs som helhet. I egenkontrollprogrammet ska anges hur genomförandet, säkerheten, kvaliteten och jämlikheten i social- och hälsovårdstjänsterna följs upp samt hur upptäckta brister åtgärdas. Som en del av egenkontrollprogrammet ingår de egenkontrollplaner och patientsäkerhetsplaner som särskilt föreskrivs i lag. Egenkontrollprogrammet samt observationer baserade på uppföljningen av genomförandet av egenkontrollprogrammet och de åtgärder som vidtas på grundval av dessa ska publiceras i ett offentligt nätverk och på andra sätt som främjar dess offentlighet.

5.2 Uppföljning och rapportering av hur egenkontroll genomförs

Ansvariga personen i tjänsteenheten/enheten och hens personal har skyldighet att handla i enlighet med egenkontrollplanen och aktivt följa hur planen genomförs. Det handlar om att kontinuerligt och regelbundet kontrollera kvaliteten på tjänsterna som produceras och klient- och patientsäkerheten. Om brister upptäcks i verksamheten ska enheten vidta korrigerande åtgärder för att avhjälpa saken.

Tjänsteenheten (resultatområdet) utarbetar med fyra månaders intervaller (perioderna 1.1.-31.4, 1.5.-31.8, 1.9.-31.12) en uppföljningsrapport om hur planen för egenkontroll och egenkontrollen genomförs och korrigerande åtgärder som förutsätts i den. Uppföljningsrapporten publiceras på välfärdsområdets webbsidor: Egenkontroll samt i tjänsteenheten i samband med planen för egenkontroll.

Verksamhetsenheterna som hör till tjänsteenheten (dvs. ifrågavarande resultatområde) bedömer och följer hur egenkontrollen genomförs i enheten och utarbetar med fyra månaders intervaller en plan för utveckling av egenkontroll som uppdateras enligt i kontrollen upptäckta korrigerings- och utvecklingsbehov. Utvecklingsplanen finns som bilaga till egenkontrollplanen som verksamhetsenheten utarbetat.

Uppföljningen av egenkontrollen och genomförandet av egenkontrollplanen ansvaras för av tjänsteenhetens chef tillsammans med personalen. Välfärdsområdets kvalitets- och tillsynsenhet samt arbetarskyddsombudet är också aktiva delar av uppföljningen av enheternas egenkontroll.

Eventuella brister som upptäcks i uppföljningen av egenkontrollen framkommer ofta genom feedback från olika kanaler eller vid regelbundna inspektionsbesök i enheten. De brister som upptäcks vid inspektionsbesöken dokumenteras i enhetens Kvalitetsportal (Laatuportti) och en tidsram ges för åtgärdande. Service enhetens chef bekräftar när bristerna är åtgärdade.

BILAGOR

Bilaga 1. Utvecklingsplan för egenkontroll

På verksamhets- och resultatsenhetsnivå görs uppföljning och bedömning av genomförandet av egenkontroll utgående från utvecklingsplanen för egenkontroll.

Planen uppdateras minst med fyra månaders intervaller (1.1–31.4, 1.5–31.8 ja 1.9–31.12) och alltid då behov av utveckling och korrigerande åtgärder framkommer.

Säkerställande av nödvändig kompetens, första hjälpen- och hygienpass
Säkerställande av nödvändig kompetens
2025 / fortlöpande / tjänsteansvarig

Färdig

Sammandrag av verksamhetsenhetens/resultatenhetens utvecklingsplan

Utvecklingsobjekt/ korrigerande åtgärd	Mål	Tidtabell/fördelning av ansvar/läge
Uppdatering av introduktionsprogrammet	Målet är att uppdatera enhetens introduktionsplan så att den bättre motsvarar verksamheten och blir tydligare.	Höst 2025 / tjänsteansvarig
Läkemedelsbehandlingsplan enligt den nya välfärdsområdets mall, precisering av läkemedelslicensgivare	Uppdaterad läkemedelsbehandlingsplan	Färdig.
Följsamhet till läkemedelsadministrationstider, läkemedelsansvarig på arbetspassen.	Jämnhet i administrationstider för dospåsar	Det nya patientdatasystemet utmanar kontinuerlig kontroll av listor / sjuksköterskor / läkemedelsansvariga
Lägg till länken för återkoppling från Pohjanmaa välfärdsområde i egenkontrollplanen	Möjlighet att ge anonym återkoppling	Färdig
Säkerställande av nödvändig kompetens, första hjälpen- och hygienpass r.	Säkerställande av nödvändig kompetens.	serviceansvarig

Bilaga 2. Uppföljningsrapport om genomförandet av egenkontroll

Tjänsteenhetens (resultatområdets) uppföljningsrapport om iakttagelser om genomförandet av egenkontrollen och åtgärder som vidtas på grund av dem. Rapportering med fyra månaders intervaller (1.1–31.4, 1.5–31.8 ja 1.9–31.12). Rapporten skrivs på organisationens enhetliga rapportunderlag (särskilt underlag) och publiceras på välfärdsområdets webbsidor.

Bilaga 3. Anvisningar och andra planer som stöder egenkontroll

Lista över tjänsteenhetens/enhetens egna anvisningar och planer som stöder egenkontrollen, till exempel planen för läkemedelsbehandling.

Publicerad: 22.01.2026