Sök i kungörelser
Kungörelse 2026/5
Björkbacka servicehem
Plan för egenkontroll
Österbottens välfärdsområde
Verksamhetsområdets/ tjänsteenhetens/ verksamhetsenhetens/ resultatenhetens namn | Björkbacka servicehem |
Utarbetad Uppdaterad Utarbetad av | 14.4.2025, version 1.0 14.4.2025 Milla Stenberg, serviceenhetschef |
Godkänd Underskrift |
|
Planen för egenkontroll är framlagd | Björkbacka serviceenhets avdelningar samt anslagstavlan på kansliet |
Social- och hälsovårdens plan för egenkontroll-mall, Version 1.0
Utarbetad av: Kvalitets- och tillsynsenheten 20.09.2024
Godkänd: Välfärdsområdets ledningsgrupp 24.09.2024 § 515
Innehåll
1. UPPGIFTER OM TJÄNSTEPRODUCENTEN, TJÄNSTEENHETEN OCH VERKSAMHETEN
1.1 Tjänsteproducentens och tjänsteenhetens uppgifter
1.2 Tjänster som köps av underleverantörer
1.3 Verksamhetsidé, värderingar och verksamhetsprinciper
2. UTARBETANDE AV EN PLAN FÖR EGENKONTROLL, VERKSTÄLLANDE OCH UPPFÖLJNING
2.1 Utarbetande av en plan för egenkontroll
2.2 Genomförande av en plan för egenkontroll, publicering och uppdatering
3. KLIENT- OCH PATIENTSÄKERHET
3.1 Kvalitetsmässiga krav på tjänsten
3.2 Ansvar för tjänsternas kvalitet
3.3 Klientens ställning och rättigheter
3.3.1 Tillgång till tjänster och vård
3.3.2 Bedömning av servicebehov/vårdbehov
3.3.3 Planering och genomförande av tjänsten/vården
3.3.4 Bemötande av klient/patient och rättigheter
3.3.5 Anmärkning, klagomål och anmälan om patientskada
3.3.6 Social- och patientombudens tjänster
3.3.7 Klienternas/patienternas delaktighet
3.4 Beaktande av regelbundet insamlad respons och övrig respons
3.5.1 Mängden och strukturen för personal
3.5.2 Principer för användning av vikarier och för rekrytering
3.5.3 Introduktion, fortbildning och säkerställande av kunnande
3.5.4 Arbetshälsa och arbetarsäkerhet
3.6 Uppföljning av tillräckligheten för den personal som deltar i klient- och patientarbetet
3.7 Sektorsövergripande samarbete och samordning av tjänster
3.9 Medicintekniska produkter, informationssystem och användning av teknik
3.12 Hygien, förebyggande och bekämpning av infektioner
3.14 Främjande av välbefinnande, rehabilitering och utveckling
3.15 Behandling av klient- och patientuppgifter och dataskydd
4. EGENKONTROLLENS RISKHANTERING
4.1 Ansvar för riskhantering, identifiering och bedömning av risker
4.2 Riskhantering, behandling av missförhållanden och brister som framkommer i verksamheten
4.2.1 Tjänsteproducentens och personalens anmälningsskyldighet
4.2.2 Anmälningskanaler för klient/patient och extern tjänsteproducent
4.2.3 Behandling av farliga situationer, brister, missförhållanden och korrigerande åtgärder
4.3 Köptjänster och underleverans
4.4 Beredskaps- och kontinuitetshantering
5. UPPFÖLJNING AV EGENKONTROLL OCH RAPPORTERING
5.1 Uppföljning av kvalitet, riskhantering och rapportering
5.2 Uppföljning och rapportering av hur egenkontroll genomförs
Bilaga 1. Utvecklingsplan för egenkontroll
Bilaga 2. Uppföljningsrapport om genomförandet av egenkontroll
Bilaga 3. Anvisningar och andra planer som stöder egenkontroll
1. UPPGIFTER OM TJÄNSTEPRODUCENTEN, TJÄNSTEENHETEN OCH VERKSAMHETEN
1.1 Tjänsteproducentens och tjänsteenhetens uppgifter
Tjänsteproducent
Österbottens välfärdsområde, FO-nummer: 3221324-6
Adress: Sandviksgatan 2–4, 65130 Vasa
Växel: 06 218 1111
Registratur: registrator@ovph.fi
Socialservicens registratur: socialvard.registratur@ovph.fi
Format på e-postadresser: fornamn.efternamn@ovph.fi
Tjänsteenhet/tjänstehelhet
Tjänsteenhetens namn: Björkbacka servicehem
Form av tjänst: Dygnet runt servicehem
Adress: Mjölvägen 1, 68600 Jakobstad
Telefonnummer: 0408051514
Ansvarsperson(er) för tjänsteenheten eller tjänsteområdena och kontaktuppgifter
Namn och titel: Milla Stenberg, serviceenhetschef
Telefonnummer: 0408051514
Namn och titel: Pia Ahlö, serviceansvarig
Telefonnummer: 0408051513
Servicepunkt som hör till tjänsteenhet
Servicepunkt 1: Avdelning Clara
Adress: Mjölvägen , 68600 Jakobstad
Ansvarspersonens telefonnummer: 0408051518
Servicepunkt 2: Avdelning Elsa
Adress: Mjölvägen 1, 68600 Jakobstad
Ansvarspersonens telefonnummer: 0408051517
Servicepunkt 3: Intervallvårdsavdelning Frans ___________
Adress: Mjölvägen 1, 68600 Jakobstad
Ansvarspersonens telefonnummer: 0408051737
Servicepunkt 4: Avdelning Hilda
Adress: Mjölvägen 1, 68600 Jakobstad __________
Ansvarspersonens telefonnummer: 0408051746
Servicepunkt 5: Avdelning Elvira
Adress: Mjölvägen 1, 68600 Jakobstad ___________
Ansvarspersonens telefonnummer: 0408051747
Servicepunkt 6: Avdelning Alma
Adress: Mjölvägen 1, 68600 Jakobstad ___________
Ansvarspersonens telefonnummer: 0408051540
1.2 Tjänster som köps av underleverantörer
Österbottens välfärdsområde ska säkerställa att andra tjänsteproducenter som producerar tjänster som omfattas av välfärdsområdets organiseringsansvar har tillräckliga professionella, verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar för att sörja för produktionen av tjänsterna. Välfärdsområdet ska styra och övervaka den tjänsteproduktion som omfattas av dess organiseringsansvar. (10 § i lag om välfärdsområden, 611/2021).
Tjänst som köps av underleverantör, och tjänsteproducenten för denna
Köpt tjänst Tjänsteproducent
Städtjänst Alerte Ab Oy
Kökstjänst Alerte Ab Oy
Fastighetstjänster Alerte Ab Oy
Väktaretjänst Axia Security Service Ab
Patientalarm och personalsäkerhetssystem 9solutions
Klädtjänst Lindström Ab och Eco-Wash
Tvätteritjänster Eco-Wash
Stafett och budtjänster Alerte Ab Oy
1.3 Verksamhetsidé, värderingar och verksamhetsprinciper
På Björkbacka servicehem erbjuder vi dygnetruntservice för äldre i det skede då det inte längre är möjligt att bo hemma med stöd av öppenvården, till exempel på grund av olika sjukdomar och minnessjukdomar. På Björkbacka strävar vi efter att erbjuda våra klienter ett hem för resten av livet.
Björkbacka servicehem är indelat i två enheter: Björkbacka, som omfattar långtidsavdelningarna Clara och Elsa samt intervallenhet Frans. Till Solbacken hör minnessjukdomsavdelningarna Hilda, Elvira och Alma. Björkbacka servicehem har totalt 70 klientplatser, varav 14 är för intervallvård. Av dessa är två plats avsedd för klienter med minnessjukdomar som har risk att gå ut, dessa platser finns på avdelningen Elvira och Hilda vid Solbacken.
Vårt mål är att erbjuda våra klienter god, trygg och funktionsstödjande vård i en trivsam miljö. Klienterna uppmuntras till självständighet och till att bevara sin egen funktionsförmåga så länge som möjligt. Vi stöder klienternas självbestämmanderätt och uppmuntrar dem att delta i beslutsfattandet gällande deras egen vård.
Vi samarbetar aktivt bland annat med anhöriga, konditionsskötare, sysselsättningsvårdare, hälsocentraler och centralsjukhusets avdelningar, jouren, hemsjukhuset och hemvården, den mobila sjukhustjänsten, den palliativa sjukskötaren samt med servicehandledningen.
Verksamheten och tjänsteproduktionen styrs av bland annat lagen om välfärdsområden (611/2021), lagen om ordnande av social- och hälsovård (29.6.2021/612) och lagen om tillsyn över social- och hälsovården (741/2023).
Våra värderingar är:
- Delaktighet – Våra klienter bemöts med respekt och som medmänniskor som får stöd och uppmuntran att delta i sin egen vård. Personalen deltar aktivt i planeringen av sina arbetspass och i utvecklingen av verksamheten.
- Självbestämmanderätt – Vi respekterar våra klienters rätt att påverka sin egen vård och vardag.
- Resurser – Vi beaktar våra klienters egna resurser i den dagliga vården och omsorgen. Målet är ett så individuellt och funktionsdugligt åldrande som möjligt.
- Individualitet – Varje klient ses som en unik individ med ett långt och innehållsrikt liv som vi kan lära oss av. Varje vårdare har möjlighet att använda sina individuella färdigheter.
- Trygghet – Vi erbjuder god och trygg vård för äldre, som baserar sig på uppdaterad och god kompetens. Björkbacka är en trygg plats för äldre att bo, med ändamålsenliga lokaler och personal på plats dygnet runt.
- Rättvisa – Alla behandlas och bemöts enligt överenskomna principer.
- Stabilitet – Rätt till permanent boende under hela den återstående livstiden.
"Alla ska garanteras rätten till ett värdigt åldrande och ett gott bemötande, oavsett var de bor och var de får sin vård, samt oavsett vilken typ av vård och service de behöver."
2. UTARBETANDE AV EN PLAN FÖR EGENKONTROLL, VERKSTÄLLANDE OCH UPPFÖLJNING
2.1 Utarbetande av en plan för egenkontroll
Enligt bestämmelsen i 27 § i lag om tillsynen över social- och hälsovård (741/2023, hädanefter tillsynslagen) ska privata och offentliga tjänsteenheter inom social- och hälsovården utarbeta en elektronisk plan för egenkontroll för att säkerställa att den dagliga verksamheten är av god kvalitet, ändamålsenlig och säker samt för uppföljning av att den personal som deltar i klient- och patientarbetet är tillräcklig.
Inom Österbottens välfärdsområde utarbetas planer för egenkontroll inom verksamhetsområde och resultatområde samt inom verksamhets- och resultatenhet (med beaktande av speciallagstiftning, till exempel hälso- och sjukvårdslagen, barnskyddslagen, äldreomsorgslagen) i enlighet med den riktlinje om utarbetande som fastställs av välfärdsområdet. När kapitel 3 i tillsynslagen träder i kraft 1.1.2026 kommer organisationens nuvarande resultatområden att registreringstekniskt motsvara tjänsteenheter. För varje tjänsteenhet ska utarbetas en plan för egenkontroll som omfattar alla de tjänster som produceras vid tjänsteenheten av tjänsteproducenten och för tjänsteproducentens räkning.
De planer för egenkontroll som utarbetas inom välfärdsområdet grundar sig på Valviras (Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården) föreskrift 1/24 (Valvira 8.5.24, Dnr V/42106/2023) om innehållet i samt utarbetandet och uppföljningen av den tjänsteenhetsspecifika planen för egenkontroll för tjänsteproducenter inom social- och hälsovården.
Planerna för egenkontroll och övriga planer är en del av Österbottens välfärdsområdes program för egenkontroll. Programmet för egenkontroll styr tjänsteenheterna i genomförandet av egenkontroll. En handbok för egenkontroll och kvalitetssäkring stöder tjänsteenheterna i det praktiska arbetet att utarbeta en plan för egenkontroll och genomföra olika delområden av egenkontroll.
Varje tjänsteenhet ansvarar för att utarbeta en egen plan för egenkontroll. Planerna utarbetas i samarbete med personalen med hjälp av välfärdsområdets enhetliga mall för en plan för egenkontroll.
Ansvarsperson(er) för utarbetande av planen för egenkontroll och uppföljning av genomförandet och uppdateringen samt kontaktuppgifter
Milla Stenberg, serviceenhetschef, tel. 040 8051514
Ansvarsperson(er) för godkännande av planen för egenkontroll samt kontaktuppgifter
Milla Stenberg, serviceenhetschef, tel. 040 8051514
Egenkontrollplanen är gjord och kontrollerad av enhetschefen och serviceansvarige.
Personalen i enheten deltar också i planeringen av egenkontrollen genom att ge respons på verksamheten och dess utveckling, delta i upprättandet av riskbedömningar samt genom att rapportera avvikelsehändelser. Klienternas deltagande i planeringen av egenkontrollen sker bland annat genom att ge feedback och komma med utvecklingsförslag. Klienterna har möjlighet att vara en aktiv del av sin egen vård och planeringen av den.
2.2 Genomförande av en plan för egenkontroll, publicering och uppdatering
Det är väsentligt för genomförande av egenkontroll och för fungerande egenkontroll i klient- och patientarbetet att hela personalen i tjänsteenheten förbinder sig till egenkontroll och att personalen förstår betydelsen, syftena och målen gällande egenkontroll. Planen för egenkontroll styr personalens dagliga arbete och verksamheten i tjänsteenheten.
Personalens kompetens inom egenkontroll och engagemang för att arbeta i enlighet med den kontinuerliga egenkontrollplanen säkerställs genom att ha tillräcklig, behörig och väl insatt personal som förstår verksamhetens syfte och är motiverad att arbeta för en hög kvalitet i vården och en god kundupplevelse. Personalen får tillräcklig introduktion till sitt arbete och sina arbetsuppgifter, kompetensen uppdateras regelbundet och de erbjuds möjlighet till fortbildning.
Enhetschefen ansvarar för att ge instruktioner om och organisera egenkontrollen samt för att informera personalen om säkerhetsfrågor på ett aktuellt och snabbt sätt vid förändringar. Personalen ges möjlighet att delta i planeringen och utvecklingen av verksamheten, bland annat genom att medverka i enhetens riskbedömningar och självvärderingar. Under arbetstid erbjuds möjlighet att delta i utbildningar och informationstillfällen.
Enhetens egenkontrollplan uppdateras årligen och vid behov. Förändringar i tjänsterna och deras kvalitet samt i klient- och patientsäkerheten beaktas vid uppdateringen av egenkontrollplanen. Ändringar i egenkontrollplanen kommuniceras till personalen genom personalmöten, via enhetens interna kommunikationskanaler samt med skriftliga meddelanden och anvisningar till avdelningarna. Om förändringarna berör klienter eller anhöriga, sker informationen via brev.
Egenkontrollplanen finns tillgänglig på Österbottens välfärdsområdes webbplats (Egenkontroll) www.pohjanmaanhyvinvointi.fi och en utskriven version hålls framme på avdelningarnas anslagstavlor, så att klienter, anhöriga och andra intresserade av egenkontrollen lätt kan bekanta sig med den utan att behöva be om det.
3. KLIENT- OCH PATIENTSÄKERHET
3.1 Kvalitetsmässiga krav på tjänsten
Österbottens välfärdsområde övervakar, följer upp och utvärderar genom egenkontroll att tjänsterna är av god kvalitet, lagenliga och säkra. Välfärdsområdet ska även säkerställa tillgången till och kontinuiteten i tjänsterna samt klienternas likvärdighet och delaktighet.
Österbottens välfärdsområde beviljades i januari 2024 ett SHQS-kvalitetscertifikat som omfattar välfärdsområdets alla tjänster. Certifikatet är ett bevis på högklassig verksamhet på hög nivå inom social- och hälsovården och är i kraft fram till den 26 januari 2026. Certifikatet har beviljats av ett finskt företag inom kvalitetsutvärdering, certifiering och utbildningstjänster, Labquality Oy. Välfärdsområdets kvalitetsprogram SHQS (Social and Health Quality Standard) är ett verktyg för ledning och utveckling inom social- och hälsovården, och om verktyget tillämpats med framgång beviljas organisationen ett certifikat som erkännande.
Björkbacka servicehem erhöll SHQS-certifikatet i januari 2024, vilket styrker att det erbjuder högkvalitativ och förstklassig verksamhet inom social- och hälsovården. Metoder för att uppfylla kvalitetskrav och kvalitetsstyrning för tjänsteproducenten inkluderar bland annat självutvärderingar och auditeringar. Verktyg och indikatorer för kvalitetsstyrning som används vid tjänsteutvärdering är bland annat Roidu-klientfeedbacksrapporter, HaiPro-anmälningar, RAI-systemet och Rafaela-rapporter.
Lagar som stödjer de tjänster som erbjuds i enheten är bland annat lagen om stöd för äldre persons funktionsförmåga samt social- och hälsovårdstjänster för äldre (28.12.2012/980), socialvårdslagen (30.12.2014/1301), hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010), lagen om stöd för närståendevård (937/2005) och lagen om klientavgifter (734/1992), vilka garanterar en enhetlig kvalitet på de tjänster som erbjuds.
Kund- och patientsäkerhet säkerställs genom att enheten arbetar i enlighet med organisationens riktlinjer och samarbetar regelbundet med säkerhetsansvariga myndigheter. Säkerhetsplanerna hålls uppdaterade och personalen är informerad om dem. Enheten ser också till att den uppfyller lagstadgade personalmängd, att arbetstagarna är utbildade och introducerade i sitt arbete, samt att de kan upprätthålla sin kompetens genom fortbildning. Personalens genomgång av den webbaserade utbildningen om patientsäkerhet är också fullföljd. I enheten finns en säkerhetsansvarig grupp som träffas regelbundet för att diskutera säkerhetsfrågor.
Vården av klienterna styrs av individuella vård- och rehabiliteringsplaner som baseras på klientens funktionsförmåga och vårdbehov samt RAI-bedömningar. För att stödja säkerheten har klienterna tillgång till larmarmband som gör det möjligt för dem att kalla på hjälp vid till exempel fall. Dessutom finns det säng- och dörrlarm för att säkerställa klienternas trygghet. Vid Björkbacka är avdelningarnas ytterdörrar endast öppna vid särskilda tider, och vid Solbackens avdelningar för personer med demens hålls ytterdörrarna låsta för att garantera klienternas säkerhet.
Enhetschefens ansvar är att skapa en öppen säkerhetskultur, vilket stöds genom diskussioner, regelbundna möten och utbildningar. Personal påminns om möjligheten att anonymt skicka in HaiPro-anmälningar eller privata e-postmeddelanden om de vill rikta feedback eller förslag på förbättringar endast till enhetschefen. Personal har också tillgång till vårdpersonalens alarmknappar, som gör det möjligt för dem att vid behov kalla på hjälp och på så sätt säkerställa sitt eget arbete. Enheten samarbetar även aktivt med arbetsmiljö och företagshälsovård.
3.2 Ansvar för tjänsternas kvalitet
Ansvaret och ledningen av egenkontrollen inom Österbottens välfärdsområde samt säkerställande av kvaliteten och säkerheten beskrivs i välfärdsområdets förvaltnings- och verksamhetsstadga, i programmet för egenkontroll samt på praktisk nivå i handboken för egenkontroll och kvalitetskontroll.
Björkbacka servicehem är en enhet inom boendetjänsterna vid Österbottens välfärdsområde och tillhör sektorn för hem- och boendetjänster.
Enhetschefen ansvarar för planeringen och genomförandet av enhetens praktiska verksamhet i enlighet med välfärdsområdets riktlinjer, tillsammans med enhetens serviceansvarig och personal. De anställda inom enheten ansvarar för kvaliteten på den vård och service som direkt erbjuds klienterna. Enhetschefen ansvarar för att stödja personalens kompetens samt för kvaliteten och säkerheten på den vård och service som erbjuds klienterna. Enhetschefen rapporterar till den koordinerade servicechefen samt till överskötaren. Via dem rapporterar enheternas verksamhet till sektors- och enhetscheferna för resursledning och vidare till välfärdsområdets ledning.
Kvalitets- och tillsynsenheten ansvarar för verksamheten inom Österbottens välfärdsområde och tillsynen genomförs enligt en tillsynsplan. Kvalitets- och tillsynsenheten gör regelbundna tillsynsbesök på enheterna. Kvalitets- och tillsynsenheten rapporterar i sin tur eventuella problem och brister som upptäcks vid egenkontrollen till regionförvaltningsverket.
3.3 Klientens ställning och rättigheter
Tjänsteenheterna inom Österbottens välfärdsområde iakttar bestämmelserna i lagarna om klientens/patientens ställning och rättigheter (812/2000; 795/1992) samt välfärdsområdets anvisningar för säkerställande av klientens/patientens ställning och rättigheter.
Klienten/patienten har rätt till socialvård och hälso- och sjukvård av god kvalitet samt till gott bemötande. Den tjänst/den vård som tillhandahålls en klient eller patient ska ordnas utan att kränka dennas människovärde samt med respekt för dennas övertygelse och integritet enligt bestämmelserna i 4 § i lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000), 3 § i lag on patientens ställning och rättigheter (785/1992) och 30 § i socialvårdslagen (1301/2014).
3.3.1 Tillgång till tjänster och vård
Information om tillgång till tjänster och vård inom Österbottens välfärdsområde samt väntetider till vård finns på Österbottens välfärdsområdes webbplats: Vård och Tillgång till vård – väntetid
Om att få vård stadgas närmare i 6. kap. i hälsovård- och sjukvårdslag (1326/2010). Aktuella maximala väntetider för att få vård finns på Social- och hälsovårdsministeriets webbplats: Tillgång till vård (vårdgaranti) - Social- och hälsovårdsministeriet (stm.fi)
Om tillhandahållande av socialvård, dess tillgänglighet och lagstadgade behandlingstider stadgas i 4. kap. i socialvårdslagen (1301/2014).
Mera information om tillgången till socialtjänster finns på Social- och hälsovårdsministeriets webbplats: Tillgång till socialvårdstjänster
Ordnande av vård ifall att den maximala väntetiden överskrids
Om social- och hälsovården i Österbottens välfärdsområde inte kan ge en patientvård inom den föreskrivna maximala väntetiden måste välfärdsområdet se till att patienten har möjlighet att få vård någon annanstans, antingen i ett annat välfärdsområde, genom köp av tjänster eller genom att ge patienten en servicesedel. För det betalar patienten inte några extra avgifter, utan patienten betalar endast välfärdsområdets kundavgift för vården. Patienten har rätt att vägra ta emot vård på en annan enhet och kan vänta tills vården kan ges på den enhet som patienten valt.
Om välfärdsområdet inte kan ordna vård i Finland inom den i lagen föreskrivna tiden, måste välfärdsområdet på patientens begäran ge förhandstillstånd att på välfärdsområdets bekostnad söka vård i ett annat EU-land eller EES-land eller i Schweiz. (STM: Väntetiderna inom vården (vårdgarantin)
Klienternas lika tillgång till tjänster och vård styrs av olika lagar, som också vägleder vården och servicen som erbjuds vid enheten. Dessa lagar inkluderar bland annat socialvårdslagen (1301/2004), lagen om socialvårds-klientens ställning och rättigheter (812/2000) samt lagen om stöd för äldre persons funktionsförmåga och social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012).
Klienterna får enhetliga instruktioner för ansökan om boendetjänster, och en gemensam linje följs för alla. Ansökan om boendeservice och korttidsvård görs via separata ansökningar som lämnas till vårdplaneringsgruppen, varefter en kartläggningsprocess inleds. För att fatta rätt beslut används bland annat RAI-verktyget, som ger en objektiv bedömning av vårdbehovet. Vid behov kan hembesök göras och samtal hållas med anhöriga, hemtjänsten och minnesrådgivningen. Den genomförda undersökningen fungerar som grund för beslutet. Den regelbundet sammansatta SAS-gruppen (Utred- Bedöm- Placera) behandlar ansökan och bedömer om kunden får en plats vid boendetjänsten. Kriterier för att bevilja en boendeplats har upprättats.
Kötiden för dygnet-runt-tjänster för äldre har varit 2,95 månader under perioden 1.1.-30.6.2024. Väntetiden finns tillgänglig på Österbottens välfärdsområdes webbplats (Boendetjänster för äldre) och informationen uppdateras också i enhetens egenkontrollplan.
Korttidsvård, det vill säga intervallvård, ansöks via en separat ansökan och är avsedd för personer som behöver tillfällig vård, omsorg och rehabilitering, och det kan även sökas för att ge avlastning åt närståendevårdare. När ett lämpligt korttidsvårdsboende övervägs, är det viktigt att beakta kundens fysiska och psykiska funktionsförmåga, det vill säga behovet av hjälp i olika situationer. Vård kan ordnas antingen tillfälligt eller regelbundet. Vid Björkbacka servicehem erbjuds korttidsvård på tre olika avdelningar. Avdelning Frans är en enhet med 12 platser och bedrivs helt inom intervallverksamhet. Dessutom finns det två korttidsvårdsplatser för personer med demens på minnesenheten Solbacken.
3.3.2 Bedömning av servicebehov/vårdbehov
Klienterna får enhetliga instruktioner för ansökan om boendetjänster, och en gemensam linje följs för alla. Ansökan om boendetjänster och korttidsvård görs via en separat ansökan som lämnas till vårdplaneringsgruppen, varefter en kartläggningsprocess inleds. För att fatta rätt beslut används bland annat RAI-verktyget, som ger en objektiv bedömning av vårdbehovet. Vid behov kan hembesök göras och samtal hållas med anhöriga, hemtjänsten och minnesrådgivningen. Den genomförda undersökningen fungerar som grund för beslutet. Den regelbundet sammansatta SAS-gruppen (Utred- Bedöm- Placera) behandlar ansökan och bedömer om klienten får en plats vid boendetjänsten. Kriterier för att bevilja en boendeplats har upprättats.
Korttidsvård, det vill säga intervallvård, ansöks via en separat ansökan och är avsedd för personer som behöver tillfällig vård, omsorg och rehabilitering, och det kan även sökas för att ge avlastning åt närståendevårdare. När ett lämpligt korttidsvårdsboende övervägs, är det viktigt att beakta klientens fysiska och psykiska funktionsförmåga, det vill säga behovet av hjälp i olika situationer. Vård kan ordnas antingen tillfälligt eller regelbundet.
Klientens vård och service styrs av en individuell vård- och rehabiliteringsplan, som görs cirka en månad efter att klienten har flyttat till enheten. I planen dokumenteras klientens personliga, dagliga behov av vård och service samt en plan för rehabilitering. Vid upprättandet av vård- och rehabiliteringsplanen används RAI-verktygets resultat, klientens och anhörigas önskemål samt klientens sjukdomars vårdbehov. Levnadsberättelse är ett dokument som klienten fyller i tillsammans med en anhörig. I levnadsberättelsen behandlas händelser som påverkat klientens liv, preferenser samt förväntningar och önskemål inför framtida vård och service. Levnadsberättelsen stödjer också upprättandet av vård- och rehabiliteringsplanen. Vård- och rehabiliteringsplanen uppdateras två gånger om året och vid behov oftare.
Enhetens personal bedömer klienternas behov av vård och service i det dagliga vårdarbetet. Enhetens ansvarsläkare är tillgänglig för klientkonsultationer en gång i veckan, då läkaren finns på plats i enheten. Mellan dessa veckovisa tillfällen kan läkaren konsulteras per telefon eller via patientdatasystemet. Baserat på de ändringar eller ordinationer läkaren gör, kan även den vård och service som ges till klienten förändras.
De verktyg som används för att bedöma klienternas behov av vård och service inkluderar bland annat RAI-verktyget, fall- och riskbedömningar för fallolyckor samt Rafaela-vårdtyngdsklassificering. Baserat på resultaten från dessa bedömningsverktyg, utvärderas och justeras klientens vård och service för att möta behoven.
Varje klient på enheten har en eller två namngivna ansvariga vårdgivare, det vill säga en egenvårdare. Egenvårdaren ansvarar för att ordna samtal med anhöriga, uppdatera RAI, uppdatera vård- och rehabiliteringsplanen i samarbete med anhöriga samt exempelvis boka tid för fotvård.
Bedömning av vårdbehovet för korttidsvårdsklienter görs under intervallperioden, och den vård och service som erbjuds styrs av den upprättade vårdplanen. Korttidsvården grundar sig på ett rehabiliterande arbetssätt och klienternas individuella behov beaktas. Enhetens ansvarsläkare behandlar inte korttidsvårdsklienter, men vid behov görs en akutbedömning av vårdbehovet på jouren. Vård av kroniska sjukdomar ansvarar klientens egen läkare för.
3.3.3 Planering och genomförande av tjänsten/vården
Vård- och rehabiliteringsplanen upprättas inom cirka en månad efter att klienten har flyttat till enheten. Den upprättas av klientens ansvariga vårdare(r) i samarbete med klienten, enhetens övriga personal och anhöriga. Den skriftliga vård- och rehabiliteringsplanen ges även till klienten och/eller anhöriga.
Vård- och rehabiliteringsplanen används som grund för den korta vårdplanen som styr det dagliga vårdarbetet på enheten. Den korta vårdplanen sammanfattar de faktorer som styr vård och service enligt vård- och rehabiliteringsplanen. Genomförandet av vård- och rehabiliteringsplanen följs upp i det dagliga vårdarbetet och klientens välmående utvärderas aktivt som en del av det dagliga vårdarbetet.
Den information som finns i vård- och rehabiliteringsplanen utvärderas och ändras vid behov enligt klientens hälsotillstånd, åtminstone vid uppdatering två gånger per år. Den korta vårdplanen styr den vård och service som erbjuds klienten, och genomförandet av planen följs bland annat upp genom de anteckningar som görs i patientdatasystemet. Dokumentationen av klientarbetet är varje professionells ansvar, och dokumentationsskyldigheten regleras i lagen om socialvårds-klientens handlingar (254/2015). Att dokumentera den information som erhålls i klientarbetet är en viktig del av arbetet. I klientdokumenten ska de uppgifter som är nödvändiga och tillräckliga för organisationen, planeringen, genomförandet, uppföljningen och tillsynen av socialvården dokumenteras. Dokumentationen ska vara tydlig och lättförståelig, och anteckningar ska göras utan dröjsmål efter att klientens ärende har behandlats.
3.3.4 Bemötande av klient/patient och rättigheter
Klienten/patienten har rätt till gott bemötande, det vill säga hens människovärde, övertygelse och integritet ska respekteras. Klientens/patientens önskemål, åsikt, intresse och individuella behov samt modersmål och kulturbakgrund ska beaktas i tjänsterna/vården. Kravet på gott bemötande gäller såväl de tjänster som välfärdsområdet själv producerar och de tjänster som välfärdsområdet köper.
Välfärdsområdet har utarbetat anvisningar för gott bemötande och god behandling av en klient eller patient (intra). I anvisningen beskrivs vad en anställd ska göra om hen observerar osakligt beteende och osaklig behandling i sitt arbete. Anställda ska ingripa i osakligt beteende och osaklig behandling och alla som jobbar i enheten ska känna till hur man anmäler. En anmälan om en situation där man upplevt osakligt beteende eller osaklig behandling kan även göras av klient, patient eller anhörig. Även anställda eller andra personer som varit närvarande kan göra en anmälan. Det finns flera anmälningskanaler.
Anmälningskanaler för klienter, patienter och personer utanför organisationen finns på välfärdsområdets webbplats: Ge respons - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi). En klient, patient eller anhörig kan även ge muntlig respons. Anmälningskanaler för personalen (HaiPro och SPro) finns på intra.
Självbestämmanderätten är varje människas grundläggande rättighet, och den inbegriper rätt till personlig frihet, likvärdighet, integritet och säkerhet. Den har nära samband med rätten till privatliv och skydd för privatlivet. Tjänster och vård genomförs i regel utan att begränsa en persons självbestämmanderätt. Om man är tvungen att vidta åtgärder som begränsar självbestämmanderätten, ska det finnas en laglig grund för detta och självbestämmanderätten kan begränsas endast ifall att klientens/patientens eller andra personers hälsa eller säkerhet hotar att äventyras eller om andra metoder inte hjälper. Begränsningsåtgärderna ska utföras i enlighet med principen om lindrigaste möjliga begränsning och på ett säkert sätt med respekt för människovärdet. En anvisning om användning av begränsningsåtgärder har utarbetats för välfärdsområdets personal. Anvisningen finns i materialbanken på intra.
Behandling av en klient/patient och rättigheter
Björkbacka servicehem ligger på Österbottens svenskspråkiga kust, där klienternas modersmål är antingen finska eller svenska. Den social- och hälsovårdspersonal som ansvarar för klienternas vård och service måste ha tillräckliga muntliga och skriftliga språkkunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det är arbetsgivarens ansvar att bedöma detta. För vikarier är det avgörande att den andra inhemska språket behärskas till den grad att samarbetet med klienterna, andra medarbetare och anhöriga fungerar och att ingen risk uppstår för klientens eller arbetssäkerheten. Språkkunskaper bedöms alltid individuellt utifrån behov och uppgifter.
Socialvårdsklienter har rätt till god kvalitet på socialvården och till att behandlas väl och utan diskriminering. Klienten ska behandlas med respekt för sin värdighet, övertygelser och privatliv. Beslut som rör den faktiska vården och servicen fattas och genomförs medan klienten är i tjänstens omfattning. Om klienten är missnöjd med servicen eller bemötandet, har denne rätt att göra en anmärkning till enhetsansvarig eller till den ledande tjänstemannen. Vid behov kan anmärkningen även göras av klientens lagliga företrädare, anhörig eller närstående. Den som tar emot anmärkningen ska behandla ärendet och ge ett skriftligt, motiverat svar inom rimlig tid.
Klienten eller dennes anhöriga har rätt att ta kontakt med en socialombudsman om de anser att de blivit behandlade på ett olämpligt sätt.
Om personalen uppmärksammar olämpligt bemötande mot klienten, kan de göra en HaiPro-anmälan, en socialvårdens SPro-anmälan, kontakta enhetschef eller socialombud. Kontaktuppgifter till socialombudet finns på enhetens anslagstavlor, utanför enhetschefens rum samt på Österbottens välfärdsområdes webbsida (Socialombudsman).
Om personalen är oroade över klientens rättssäkerhet kan de göra en HaiPro-anmälan eller en socialvårdens SPro-anmälan och samtidigt ta kontakt med enhetschefen. Enhetschefen diskuterar situationen med en socialarbetare och tillsammans utreder de klientens situation. Om det bedöms att klienten behöver en allmän intressebevakare, tas kontakt med den behandlande läkaren, som utfärdar ett utlåtande till Digi- och befolkningsdatascentralen. Om intressebevakningen inte orsakas av den nämnda skadenivån eller oro för klientens rättssäkerhet, utan görs i samarbete med anhöriga, kan de anhöriga själva ansöka om intressebevakare för klienten. Personalen guidar anhöriga till Myndigheten för Digitalisering- och befolkningsdatascentralens webbplats och skickar en begäran om utlåtande till den behandlande läkaren.
Klienternas kontanter eller andra tillgångar förvaras, hanteras och följs upp enligt särskilda riktlinjer som upprättats inom enheten. Klienternas kontanter, bankkort etc. förvaras inlåsta på avdelningarna. Utgifter och inkomster bokförs och bekräftas med två anställdas underskrifter. Eventuella kvitton sparas. Om klienten får kontanter, ska detta bekräftas av två anställda med underskrifter. Förvaringen av annan egendom ska dokumenteras i vård- och rehabiliteringsplanen.
Självbestämmande rätt
Björkbacka servicehem respekterar klienternas självbestämmande och uppmuntrar dem till självständighet och bibehållande av sina resurser så länge som möjligt, samt deltagande i beslut som rör deras egen vård om möjligt. Vården och omsorgen för socialvårdsklienter baseras i första hand på frivillighet och tjänsterna genomförs utan att begränsa klientens självbestämmanderätt. Stärkandet av klientens självbestämmanderätt i dygnet-runt boende baseras på lag. Finlands grundlag (731/1999) och lagen om socialvårds-klientens ställning och rättigheter (812/2000) definierar klientens rättigheter, bland annat vad gäller vårdkvalitet, klientens önskemål och självbestämmande rätt.
I socialvården kan självbestämmanderätten begränsas om det finns en risk för klientens eller andras hälsa eller säkerhet. Om en begränsningsåtgärd är välgrundad strävar man efter att genomföra begränsningen i samförstånd med klienten och dennes anhöriga. Anhörigas krav får aldrig vara en orsak till användning av begränsningar, och användningen av begränsningar får inte bero på för liten personalresurs. Beslut om begränsningsåtgärder fattas av läkare och dokumenteras i klientens handlingar. Begränsningsåtgärden dokumenteras i vårdplanen och i patientdatasystemet, och det ska framgå hur länge beslutet gäller. Genomförandet och uppföljningen av begränsningsåtgärden ingår i den dagliga dokumentationen av klientens vård. Begränsningsåtgärder ska genomföras enligt principen om minsta möjliga begränsning och på ett sätt som respekterar klientens värdighet.
De begränsningsåtgärder som används på enheten är relaterade till att säkerställa klientens fysiska hälsa och till att minimera risker för fallolyckor och andra negativa konsekvenser. Begränsningsåtgärder kan vara användning av hygienoveraller, att hålla sängens sidostöd uppe när klienten ligger i sängen, samt användning av säkerhetssele eller bälte när klienten sitter i rullstol. På Solbackens avdelningar används som begränsningsåtgärd att hålla avdelningens ytterdörrar låsta för att förhindra att klienterna lämnar avdelningen på egen hand, exempelvis under vintermånaderna, vilket kan medföra allvarliga konsekvenser. Begränsningsbeslut är giltiga i tre månader åt gången. Personal bedömer behovet av begränsningsåtgärder i det dagliga vårdarbetet, och läkaren förnyar tillståndet vid behov. Begränsningsbeslut kan återkallas, även om beslutet fortfarande är i kraft.
3.3.5 Anmärkning, klagomål och anmälan om patientskada
Anmärkning
Inom social- och hälsovården är en bra tjänst och god vård ett resultat av samarbete mellan klienten/patienten, anhöriga och professionella. Om du är missnöjd med den tjänst/vård som du fått, ta genast upp det med den person som tillhandahållit tjänsten/gett vården eller fattat beslutet eller med hens chef vid den verksamhetsenhet där du skött ett ärende eller fått vård. Om ärendet inte kan utredas genom diskussion, har en klient som är missnöjd med kvaliteten på socialvården eller med behandling inom socialvården rätt att göra en anmärkning till ansvarspersonen för verksamhetsenheten inom socialvården eller till den ledande tjänstemannen för socialvården (Socialvårdslag 812/2000, 23 §).
En patient som är missnöjd med hälso- och sjukvården eller med bemötandet har rätt att göra en anmärkning till den ansvariga direktören för hälso- och sjukvården inom verksamhetsenheten i fråga (hälso- och sjukvårdslag 785/1992, 10 §). Vid behov ger socialombudet eller patientombudet hjälp och vägledning för att utreda saken eller göra en anmärkning.
En skriftlig anmärkning kan du lämna på ett digitalt formulär på välfärdsområdets webbplats eller genom att fylla i en blankett som skrivs ut.
Formulär för anmärkning som gäller tjänster inom socialvården och anvisningar för ifyllandet finns på vår webbplats: Klientens rättigheter inom socialvården - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi).
Motsvarande formulär för anmärkning som gäller tjänster/vård inom hälso- och sjukvården och anvisningar för ifyllandet finns på vår webbplats: Missnöjd med vården - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi)
På en anmärkning ges ett svar inom skälig tid, cirka 1–4 veckor.
Klagomål
En anmärkning är det primära sättet att anmäla missnöje, och ett klagomål det sekundära sättet. Om den som gjort en anmärkning inte är nöjd med svaret på anmärkningen, kan hen lämna ett klagomål (socialvårdslag 812/2000, 23 a §; hälso- och sjukvårdslag 785/1882, 10 a §) till regionförvaltningsverket och i specialfall till Valvira. Formulär och anvisningar för att lämna ett klagomål finns på regionförvaltningsverkets webbplats: Anmärkning och klagomål. Anvisningar för ett klagomål finns även på välfärdsområdets webbplats: Rättigheter som gäller en klient inom socialvården och Missnöje med vården.
Tilläggsuppgifter: Klient- och patientsäkerhetscentrets webbplats: Anvisning för klienter och patienter.
Patientskadeanmälan
Patientförsäkringscentralen (PFC) handlägger alla patientskadeanmälningar som gäller hälso- och sjukvården i Finland. En patientskada ska anmälas till Patientförsäkringscentralen. Ett formulär för skadeanmälan och tilläggsuppgifter fås av patientombudsmannen, på välfärdsområdets webbplats: Missnöje med vården samt på Patientförsäkringscentralens webbplats: https://www.pvk.fi/sv/
Syftet med ett klagomål är att ge klienten ett enkelt och flexibelt sätt att framföra sin åsikt till verksamheten. Klagomålet är till för att uppmärksamma klientens dåliga bemötande och ger den enhet som handlagt klientens ärende möjlighet att snabbt rätta till situationen. Klienten kan få hjälp med att göra ett klagomål från personalen i den enhet som tillhandahållit vård och service eller från socialombudsmannen. Ett svar på ett inlämnat klagomål ges inom en rimlig tid, vanligtvis 1–4 veckor. Det görs ingen anteckning i socialvårdens kunddokumentation om ett inlämnat klagomål.
Enheten får information om klagomålet och enhetschefen behandlar det antingen inom den aktuella enheten eller tillsammans med hela personalen, beroende på vad klagomålet gäller. Klagomålet beaktas när enhetens verksamhet planeras och vid utvärdering av verksamhetsplanen i Opiferus-systemet och antecknas vid ledningens genomgång. Utifrån klagomålet ändras och utvecklas enhetens arbetsmetoder.
Ansvarig för hantering av klagomål inom socialvården
Enhetschef Milla Stenberg, tfn. 040 8051514
Patientförsäkringscentralen (PVK) behandlar alla anmälningar om patientskador som rör hälso- och sjukvård i Finland, och dessa behandlas inte inom enheten. Anmälan om patientskada ska göras direkt till Patientförsäkringscentralen. Den ifyllda anmälan om patientskada skickas direkt till Patientförsäkringscentralen, och det är inte nödvändigt att bifoga kopior från patientjournalen eller att framställa ett krav om ersättning. PVK avgör ärendet och ersättningsgrunderna självständigt baserat på den information de får in.
3.3.6 Social- och patientombudens tjänster
Social- och patientombudens uppgifter och kontaktuppgifter
För att främja tillgodoseendet av rättigheterna och rättsskyddet för patienter och klienter ska välfärdsområdet ordna patientombud och socialombud. Patientombudens och socialombudens uppgifter grundar sig på lagen om patientombud och socialombud (739/2023, 1–2 §, 8 §).
Österbottens välfärdsområde har ett socialombud och tre patientombud.
Socialombudens och patientombudens uppgifter:
- Ge råd och informera klienter/patienter eller deras lagliga företrädare, anhöriga eller andra närstående om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) samt om ärenden enligt lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992)
- Ge råd och vid behov hjälpa en klient/patient eller patientens lagliga företrädare, anhöriga eller andra närstående att göra en anmärkning.
- Ge råd hur ett klagomål, rättelseyrkande, besvär, skadeersättningsyrkande, ersättningsyrkande som gäller en patient- eller läkemedelsskada eller ett annat ärende som gäller rättsskyddet i anknytning till en klients socialvård eller en patients hälso- och sjukvård kan lämnas till en behörig myndighet.
- Informera om klientens/patientens rättigheter.
- Sammanställa information om kommunikation med klienter/patienter och följa upp klienternas/patienternas rättigheter och ställning.
- Utöver nämnda uppgifter bidra till att klienternas/patienternas rättigheter främjas och förverkligas.
Socialombudets kontaktuppgifter
Socialombud: Katarina Norrgård
Telefonnummer: 040 507 9303, telefontid: måndag–fredag kl. 08.00–14.00
E-postadress: sosiaaliasiavastaava@ovph.fi (oskyddad e-post)
Besöksadress: Korsholmsesplanaden 44, 65100 Vasa
Patientombudens kontaktuppgifter:
Patientombud: Hannele Flöjt, Marjut Meltoranta och Sari Mäkinen
Telefonnummer: 06 218 1080, telefontid måndag–torsdag kl. 09.00–11.00 och 12.00–14.00
E-postadress: potilasasiavastaava@ovph.fi (oskyddad e-post)
Besöks- och postadress: Österbottens välfärdsområde, Vasa centralsjukhus, A1, Sandviksgatan 2–4, 65130 Vasa
Kontaktuppgifter till socialombudet och patientombuden finns även på webbplatsen för Österbottens välfärdsområde: Klientens och patientens rättigheter - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi)
3.3.7 Klienternas/patienternas delaktighet
Klienter inom Österbottens välfärdsområde har möjlighet att delta i tjänsteutvecklingen genom att delta i klientråd, påverkansorgan eller andra forum för klientdelaktighet. En del klienter kan delta i tjänsteproduktionen i samarbete med professionella, till exempel som erfarenhetsexperter. En delaktighetsplan som utarbetats för Österbottens välfärdsområde utgör ramen för utveckling av delaktighetsarbetet. Delaktighetsplanen finns på välfärdsområdets webbplats.
Välfärdsområdet har följande påverkansorgan: ungdomsfullmäktige, äldrerådet och handikapprådet. Välfärdsområdet har dessutom klientråd för olika grupper.
Delaktigheten för välfärdsområdets klienter stöds även bland annat genom partnerdiskussioner mellan välfärdsområdets sektorer samt organisationer och föreningar samt genom koordinerad organisations- och frivilligverksamhet (OLKA). OLKA-verksamheten genomförs som ett samarbete mellan Österbottens Föreningar r.f. och Österbottens välfärdsområde.
På Björkbacka är klienterna en aktiv del av planeringen, genomförandet och utvärderingen av sin egen vård och service. Att ta hänsyn till klienternas och deras närståendes åsikter är en väsentlig del av utvecklingen av serviceinnehåll, kvalitet, kundsäkerhet och egenkontroll. Eftersom servicekvalitet kan betyda olika saker för personalen och klienten är det viktigt att systematiskt samla in feedback på olika sätt för att kunna använda den i enhetens utveckling. Klientens och de närståendes delaktighet innebär att deras åsikter och önskemål beaktas i alla situationer som rör utvecklingen av service och verksamhet.
Klienterna och deras närstående deltar i utvecklingen av enhetens verksamhet, kvalitet och egenkontroll främst genom vardagliga kontakter. Dessutom genomförs en kundnöjdhetsundersökning centralt inom äldreomsorgen. Feedback kan ges när som helst via vardagliga kontakter om behov uppstår. Till exempel kan närstående kontakta den egna vårdaren eller avdelningens sjuksköterska om de vill ge feedback. Alternativt kan närstående kontakta enhetens ledning för att ge feedback. Mottagen feedback beaktas alltid. Den kan hanteras omedelbart i samband med samtalet eller annan kontakt. Vid behov tas den vidare till avdelningens teammöte för behandling.
Vi strävar också efter att samarbeta aktivt med andra aktörer och erbjuder våra klienter möjlighet till sociala aktiviteter och kulturella upplevelser. Dagverksamhetscentrumet Azalea besöker regelbundet enheten. Förskolegruppen från det svenska språkbadsprogrammet i Jakobstad besöker enheten regelbundet och uppträder för våra klienter. Församlingarna, kantor och sjukhuspräster besöker också regelbundet enheten. Klienterna har möjlighet att få frisör- och fotvårdstjänster på enheten. I intervallverksamheten besöker även en kompishundsservice (kaverikoira) regelbundet.
För klienterna på Björkbacka möjliggörs delaktighet i samhälleligt beslutsfattande och påverkan genom att rösta i bland annat kommun- och välfärdsområdesval, riksdagsval samt presidentval. Valnämnden ordnar röstningstillfällen i enhetens lokaler och personalen hjälper klienterna att ta sig till vallokalen. Vid behov kan klienterna rösta i sitt eget rum.
3.4 Beaktande av regelbundet insamlad respons och övrig respons
Inom Österbottens välfärdsområde kan en klient/patient/närstående ge respons om en tjänst eller vård som hen tagit del av och således påverka utvecklingen av tjänsterna genom sin egen/en närståendes upplevelse av tjänsten/vården. Respons insamlas regelbundet även av studerande och personal.
Respons av klienter
Våra kanaler för respons från klienter finns på välfärdsområdets webbplats: Ge respons - Österbottens välfärdsområde (osterbottensvalfard.fi)
Respons kan ges om social- och hälsovårdstjänsterna, webbsidorna eller allmän respons (då gäller responsen inte en enskild enhet). Respons kan ges muntligt eller skriftligt till en enhet som tillhandahåller tjänster eller vård, till exempel via kundserviceterminaler vid enheterna samt via QR-koder.
Klientupplevelse och klientnöjdhet
Välfärdsområdet mäter klientupplevelsen och klientnöjdheten med hjälp av nettorekommendationsindex, det vill säga NPS-mätare (Net Promoter Score). NPS-mätaren anger hur stor del av klienterna som kan rekommendera de tjänster som Österbottens välfärdsområde tillhandahåller. NPS-talet ligger mellan -100 och 100. Vanligen anses 50 som ett bra resultat. Ju högre tal, desto fler klienter kan rekommendera välfärdsområdets tjänster.
Respons som insamlas av studerande
Välfärdsområdet insamlar även regelbundet respons av studerande med hjälp av NPS-mätare och en responsförfrågan för studerande (CLES). NPS-talet ligger mellan -100 och +100. Vanligen anses 50 som ett bra resultat. Anvisningar för studerande som ska ge respons samt resultat från NPS-mätaren och CLES-förfrågan finns på välfärdsområdet intra.
Respons av personalen
Av personalen insamlas respons om arbetsplatsen bland annat med hjälp av en NPS-rekommendationsmätare. Genom mätaren fås information om personalens trivsel och om vad arbetstagarna tycker om sin arbetsplats. Mätningen görs två gånger per år per e-post. Anvisningar för behandling av resultaten, rapportering och genomgång finns på välfärdsområdets intra. Resultat för varje sektor publiceras på intra.
Tjänsteproducenten ska beakta feedback som samlas in från klienter/patienter, deras närstående samt enhetens personal vid utarbetande, uppdatering och utveckling av enhetens egenkontrollplan (Övervakningslag 741/2023, § 27).
Att beakta feedback och erfarenheter från klienter/patienter i olika åldrar och deras familjer/närstående är en viktig och väsentlig del av utvecklingen av välfärdsområdets tjänsteinnehåll, kvalitet, kundsäkerhet och egenkontroll. Eftersom servicekvalitet kan innebära olika saker för personalen och klienten är det viktigt att få användning för feedback som samlas in regelbundet på olika sätt i enhetens utveckling.
Feedback samlas regelbundet in från både klienter, närstående, personal och studerande i enheten. Enkäterna är egna enkäter från Österbottens välfärdsområde, men kundnöjdheten mäts också genom Institutet för hälsa och välfärds årliga kundnöjdhetsenkäter.
Personalens arbetsnöjdhet undersöks årligen genom en enkät som anordnas av Österbottens välfärdsområde. Dessutom ordnar företagshälsovården en egen enkät regelbundet innan arbetsplatsbesök. På enhetsnivå är det möjligt att ordna Webropol-enkäter för personalen.
För forskningsresultatens pålitlighet och transparens är det viktigt att resultaten görs tillgängliga för både klienter och personal. Om tillräckligt med material och feedback samlas in från undersökningar riktade till klienter, kommer detta att sättas upp på avdelningarnas anslagstavlor för att vara tillgängligt för klienter och närstående. Enkäter som rör personalen och deras resultat behandlas med personalen, till exempel vid personalmöten.
Mottagen feedback dokumenteras på enhetens gemensamma feedbackkanal, som enhetens chef regelbundet läser. Den tas vidare eller behandlas inom ramen för resurserna av enhetens chef. Mottagen feedback och resultat beaktas vid utvärdering, utveckling och planering av verksamheten.
3.5 Personal
Tjänsteenheterna inom Österbottens välfärdsområde ska ha tillräckligt med sådan personal som verksamheten kräver (tillsynslagen 741/2023, 9 §, 10 §). I personalen som deltar i klient- och patientarbete kan vid behov även ingå yrkespersoner som köps av en annan tjänsteproducent (kravet i arbetsavtalslagen 55/2001, 7 § ska uppfyllas). Antalet arbetstagare som deltar i klient- och patientarbete ska vara tillräckligt i relation till antalet patienter/klienter samt deras behov av vård, hjälp, stöd och tjänster samt förändringar i behoven.
Anvisningar som gäller välfärdsområdets anställda, personalärenden, arbetsskyddet samt uppfyllandet av förpliktelser i enlighet med arbetarskyddslagen (738/2002) finns på välfärdsområdets intra samt i applikationen Alma.
Formella kompetenskrav för tjänster och befattningar inom välfärdsområdet, såsom yrkesmässig behörighet och krav på språkkunskaper beskrivs i behörighetsstadgan. Behörighetsstadagan finns på välfärdsområdets webbplats.
Personalen ska ha den utbildning, yrkeskompetens och kunskap som krävs för verksamheten, med hänsyn till de tjänster som tillhandahålls och de klienter/patienter som använder tjänsterna. Tjänsteproducenten ska säkerställa att även uthyrd eller underleverantörshämtad social- och hälsovårdspersonal uppfyller de krav som fastställs i lagarna om social- och hälsovårdspersonal, när uppgifternas utförande enligt nämnda lagar eller annan social- och hälsovårdslagstiftning kräver det.
Ansvarspersonens behörighetskrav: Övervakningslag (741/2023, § 10, 4 mom.) och Socialvårdslag (1301/2014, § 46 a, 3 mom.)
3.5.1 Mängden och strukturen för personal
I personalplaneringen beaktas den tillämpliga lagstiftningen, såsom lagen om socialvårdens yrkespersoner, som trädde i kraft den 1 mars 2016. Vår verksamhet är licensierad, och personalbemanning och struktur enligt licensen beaktas. Den erforderliga personalmängden beror på klienternas behov av hjälp, antal och verksamhetsmiljö.
Personalstyrkan och strukturen för vård- och omsorgspersonalen på Björkbacka är följande:
1 enhetschef
1 serviceansvarig
0,4 ergoterapeut
1 sysselsättnings vårdare
12 sjuksköterskor
39,75 närvårdare
1,75 vårdbiträde
1 intern vikarie
4 poolvårdare
För att säkerställa tillräckliga personalresurser tryggas minimibemanning och vikarie anlitas alltid så att det finns tillräcklig personal under arbetspassen. Även personalstrukturen beaktas så att rätt kompetens finns på varje pass. Enheten har poolvårdare som täcker för kortvariga frånvaron.
Personalens tillräcklighet i förhållande till arbetsmängd följs upp genom Rafaela-programmet. En sammanfattning av månaden tas med varje månad och enhetschef samt serviceansvarig går igenom månadens situation. Eventuella brister bedöms och det görs en plan för att åtgärda dem.
Personalens antal under olika arbetspass beror på enheten. På Björkbacka fördelas personalstyrkan baserat på aktuell platsfördelning enligt följande:
Avdelning | Morgonskifte | Kvällskifte | Nattskifte |
Clara | 5 4 (lör-sön) | 4 |
Sammanlagt 2 vårdare |
Frans | 3 | 2 | |
Elsa | 3 | 2 | |
Hilda | 2 | 2 |
Sammanlagt 2 vårdare |
Elvira | 2 | 2 | |
Alma | 2 | 2 |
I de två senaste uppföljningsundersökningarna från THL har personalbemanningen för enheten varit:
Uppföljningsperiod: 30.9.-20.10.2024: avdelningar Clara, Elsa och Frans 0,71. Avdelningar Hilda, Alma och Elvira 0,73.
Uppföljningsperiod: 7.4.-27.4.2025: avdelningar Clara, Elsa och Frans 0,7. Avdelnigar Hilda, Alma och Elvira 0,72.
3.5.2 Principer för användning av vikarier och för rekrytering
Personalrekryteringen styrs av arbetslagstiftning och kollektivavtal, där både arbetstagares och arbetsgivares rättigheter och skyldigheter definieras. Vid rekrytering kontrollerar enhetschefen alltid de registrerade uppgifterna om sökanden från Valviras yrkespersonregistret, JulkiTerhikki.
Vi samarbetar med den gemensamma resursenheten i Österbottens välfärdsområde, Sotender och KuntaRekry, som har definierat rekryteringsprinciperna för hela området.
Vikariefunktionen genomförs i samarbete med resursenheten och genom användning av Sotender-programmet. Vikarie ska som utgångspunkt anställas för att säkerställa minimibemanning enligt personalbemanningen. Nya vikarier deltar i arbetet 1–3 arbetspass innan de gör pass själva. Nya anställda använder en introduktionschecklista som de fyller i tillsammans med den introducerande vårdaren. Enhetschefen beslutar i samråd med serviceansvarig och introducerande personal om vikarien är kompetent att arbeta självständigt i enheten.
Social- och hälsovårdspersonal ska ha tillräckliga muntliga och skriftliga språkkunskaper för de arbetsuppgifter de utför, och bedömningen av dessa kunskaper är arbetsgivarens ansvar. Undantaget är vid vikarieanställningar där fokus ligger på att den andra inhemska språkfärdigheten ska vara tillräcklig för att kunna samarbeta med andra anställda, de boende och deras närstående. För vikarier bedöms språkkunskaper alltid separat baserat på behov och arbetsuppgifter.
Arbetstillstånd för utländsk arbetskraft kontrolleras alltid innan anställning träffas, och för studerande kontrolleras utdrag av studieprestationen.
Från och med den 1 januari 2024 trädde lagen (Lagen om tillsyn av social- och hälsovården) i kraft, som kräver att brottsregisterutdrag kontrolleras för de som arbetar med äldre. Syftet är att främja äldre personers personliga säkerhet och skydda deras fysiska integritet.
Säkerställande av lämplighet och pålitlighet vid rekrytering till arbete med barn och äldre (och personer med funktionsnedsättning*)
Från och med den 1.1.2024 trädde lagen (Lagen om tillsyn av social- och hälsovården) i kraft, vilket kräver att brottsregisterutdrag ska kontrolleras för de som arbetar med äldre. Syftet är att främja äldre personers personliga säkerhet och skydda deras fysiska integritet.
Brottsregisterutdraget nämns redan i jobbannonsen samt i arbetsintervjun. Den anställde ska uppvisa ett brottsregisterutdrag innan arbetet påbörjas. Brottsregisterutdraget är giltigt i 6 månader, och vikarie ska uppvisa ett nytt brottsregisterutdrag mellan anställningsavtal, om 6-månadersperioden har löpt ut. Det uppvisade brottsregisterutdraget dokumenteras i enhetens elektroniska mapp.
En persons lämplighet och pålitlighet bedöms under rekryteringsprocessen och arbetsintervjun. Här kontrolleras sökandens tidigare arbetslivserfarenhet, arbetsplatser, eventuella referenser och informeras om att enhetschefen kommer att ta kontakt med den tidigare arbetsledaren/enheten.
* Lag om funktionshinderservice (675/2023) träder i kraft 1.1.2025 (953/2023). Till den del tillsynslagen innehåller hänvisningar till lagen om funktionshinderservice gällande kontroll av straffregisterutdrag, träder rättigheten och skyldigheten att kontrollera straffregisterutdrag för arbetstagare som arbetar med personer med funktionsnedsättning i kraft 1.1.2025.
3.5.3 Introduktion, fortbildning och säkerställande av kunnande
Introduktion för personalen
Introduktion för personal inom Österbottens välfärdsområde ordnas enligt ett introduktionsprogram i tre delar (delar 1–3). Den första delen består av allmän introduktion. Den är avsedd för alla arbetstagare och även för studerande och sommarjobbare. Den andra delen består av introduktion till en specifik sektor (torde bli klar vid årsskiftet 2024–2025). Den tredje delen producerar enheten/avdelningen på en färdig mall (blir klar år 2025).
Välfärdsområdets introduktionsprogram är konstruerat i programmet Laatuportti. I Laatuportti finns även matriser för personalen. Laatuportti har dessutom gränssnitt till HRM-systemet. Via systemen kan cheferna följa upp vilka delar av arbetstagarens introduktion som utförts. Ett nätbaserat introduktionsprogram säkerställer utöver uppföljningen även att introduktionen är av jämn kvalitet för alla. De arbetstagare som genomgått introduktionsprogrammet får en responsförfrågan som gäller introduktionsmaterialet.
Nätbaserad introduktion utesluter aldrig personlig introduktion. En ansvarsperson för introduktionen ska alltid utses för en ny arbetstagare. Den personliga introduktionen är viktigare än introduktionen på nätet.
Innehållet i introduktionsprogrammet beskrivs närmare i välfärdsområdets intra.
Anställdas skyldighet är att bekanta sig med Österbottens välfärdsområdes intra, där alla nödvändiga och uppdaterade handlingsinstruktioner finns. Servicehemmet har ett eget introduktionsprogram för nya anställda. När en ny anställd börjar fastställs 2–7 introduktionspass, under vilka den nya anställda fungerar som extra personal i enheten och lär sig det dagliga arbetet och de tillhörande ansvarsområdena. I introduktionsprogrammet är ansvaret för introduktionen delat mellan enhetens ledare, avdelningens anställda och några ansvariga personer. För varje dag har man kommit överens om vem som ansvarar för introduktionsdagen, och den anställda kvitterar med sin underskrift att det tilldelade området är genomfört. Introduktion och lärande fortsätter i det praktiska arbetet även efter introduktionsperioden.
För studenter som genomgår praktik utses 1–2 handledare i enheten, och studenterna arbetar enligt handledarnas arbetspass. Studenterna arbetar inte självständigt under praktiken utan alltid utanför bemanningen, under handledning. Studenterna får handledning under arbetets gång om de aktiviteter som utförs i enheten och om omvårdnad av klienterna.
Studerande som kommer till enheten via läroavtal introduceras på samma sätt som övrig personal. De erbjuds en introduktion på 2–7 dagar, med målet att de ska kunna utföra arbetsuppgifterna på samma sätt som övriga anställda. Efter introduktionen räknas de som en del av bemanningen. Läroavtalsstuderande har en utsedd handledare under hela anställningstiden, och man strävar efter att ge dem gemensamma arbetspass. Läroavtalsstuderande har även bedömningsveckor, då de ska vara utanför bemanningen och arbeta i samma pass som sin handledare.
Fortbildning och säkerställande av kunnande
Välfärdsområdets personal- och utbildningstjänster utarbetar varje år i samarbete med tjänstesektorerna en plan för att upprätthålla och främja arbetstagarnas yrkesmässiga kunnande. Fortbildning ordnas både internt och externt.
Personalens kunnande och utbildningsbehoven bedöms i relation till utvecklingen av förfarandena inom social- och hälsovårdsverksamheten och välfärdsområdets strategi. Dessutom ska varje arbetstagares personliga utbildningsbehov gås igenom varje år vid ett utvecklingssamtal. Arbetstagarna har skyldighet att upprätthålla sitt eget yrkesmässiga kunnande och arbetsgivaren har skyldighet att ge personalen möjlighet att delta i fortbildning. (Social- och hälsovårdsministeriets förordning om fortbildning för social- och hälsovårdspersonal 57/2024).
För personalen ordnas regelbundet olika slags utbildning, såsom till exempel utbildning i första hjälpen, hygien- och säkerhetsutbildning, nätutbildning i läkemedelsbehandling (LoVe), datasäkerhets- och dataskyddsutbildning och utbildning i olika elektroniska system.
I Laatuportti finns enhetsvisa gruppmatriser för uppföljning av personalens kompetenser. Via den egna gruppmatrisen kan cheferna följa upp vilka kompetenser personalen innehar (läkemedelslov och apparatpass). Personalen kan även själv följa med sina kompetenser och när de behöver förnyas.
Lagarna om socialvård (2015/817, § 5) och om social- och hälsovårdsprofessionella (1994/559, § 18) förpliktar yrkespersoner att upprätthålla och utveckla sina yrkeskunskaper samt förpliktar arbetsgivaren att skapa förutsättningar för att yrkespersoner kan delta i fortbildning.
Enheten har en fortbildningsplan, där behovet av utbildning för det kommande året samt kontinuerliga kurser för att upprätthålla kompetens planeras på hösten. Fortbildningsplanen kompletteras under året även med externa utbildningar när dessa blir bekräftade. Fortbildningsönskemål och utbud diskuteras bland annat på personalmöten.
Österbottens välfärdsområde organiserar både utbildningar via Teams och fysiskt, och anmälan sker till exempel via utbildningskalendern. Utbildningskalendern visar kommande utbildningar flera månader framåt. Kalendern kan nås genom den interna Intran eller via personalens HR-arbetsbord. Enheten gör sin egen fortbildningsplan årligen, där olika behov som uppstår samt enhetens verksamhet och personalens kompetens beaktas. Intern utbildning prioriteras och personalen uppmuntras aktivt att följa utbildningserbjudanden och anmäla sig till utbildningar som stöder deras arbete.
Deltagande i personalens utbildningar registreras i Almas utbildningsuppgifter. Interna utbildningar för Österbottens välfärdsområde registreras automatiskt där, medan externa utbildningar läggs till manuellt av enhetens chef.
Uppföljning av personalens yrkeskompetens sker bland annat i de årliga utvecklingssamtalen. Eftersom enheten är stor kan utvecklingssamtal hållas vartannat år. För utvecklingssamtalet öppnar chefen ett utvecklingssamtalsformulär på Alma-arbetsbordet, där den anställda kan skriva ner sina egna synpunkter på arbetsrelaterade frågor innan samtalet. Efter utvecklingssamtalet uppdaterar chefen sina kommentarer i utvecklingssamtalsformuläret.
Vissa arbetsuppgifter för personalen kräver tillstånd, och dessa utbildningar måste förnyas regelbundet. Till exempel krävs ett läkemedelshanteringstillstånd, som är giltigt i 5 år och måste förnyas innan det löper ut. Dessutom måste läkemedelsprov, apparatpass och dataskyddets ABC förnyas regelbundet. Läkemedelstillståndens giltighet och enhetspassen kan följas upp via Laatuportti. Laatuportti skickar ett meddelande till enhetens chef och den anställda 5 månader innan läkemedelstillståndet löper ut, vilket hjälper till att säkerställa en smidig förnyelse av tillstånden. Den anställda har ett personligt ansvar för att förnya läkemedelstillstånd och upprätthålla kompetens. Enhetens apparatpass kommer att överföras till Laatuportti i början av 2025.
Social- och hälsovårdspersonal måste ha tillräcklig muntlig och skriftlig språkkunskap för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Ansvaret för att bedöma språkkunskaperna ligger hos arbetsgivaren och enhetens chef tillsammans. Nya anställda försöker intervjuas och träffas personligen för att bedöma deras språkkunskaper. Efter introduktionspass ombeds personalen att ge feedback på den nya anställdas språkkunskaper, utöver annan kompetens, och vid behov kontrolleras även den nya anställdas dokumentation i patientjournalsystemet för att bedöma den skriftliga språkkunskapen. Den anställdas språkkunskaper ska vara på en nivå där kundens säkerhet eller välbefinnande inte äventyras under några omständigheter och där arbetssäkerheten inte hotas. Olika yrkesgrupper har också olika krav på språkkunskaper beroende på deras arbetsuppgifter. För fast anställd personal uppmuntrar arbetsgivaren deltagande i språkkurser och möjliggör detta genom arbetstidsplaneringen.
Problem relaterade till bristande kompetens uppstår ofta genom HaiPro-anmälningar eller personliga e-postmeddelanden samt diskussioner. När enhetens chef får kännedom om kompetensrelaterade problem kontaktar hen den anställda som berörs av anmälan. En diskussion hålls om problemet och de faktorer som ledde till det inträffade. Därefter planeras åtgärder och uppföljning avtals. Österbottens välfärdsområde använder "Diskussion om arbetsförmåga eller arbetsprestation"-formuläret och "Varning till arbetstagare"-formuläret, som kan användas för att stödja undersökningen och diskussionerna om problem.
3.5.4 Arbetshälsa och arbetarsäkerhet
Arbetstidens planering för personalen sker i Titania-programmet, där varje anställds arbetstid planeras enligt deras personliga arbetstidsprocent, med beaktande av deras önskemål om arbetsschema. För arbetstidsövervakning används Flexim-arbetstidsuppföljning, där de anställda stämplar in vid början av sitt arbetspass och ut vid slutet av arbetspasset. Arbetstidsplaneringen styrs av arbetstidslagen.
För att stödja personalens arbetsvälbefinnande ges möjlighet till deltidsarbete om en anställds arbetstidsprocent är för hög för att upprätthålla god arbetskapacitet. Anställda har rätt till förkortad arbetstid i upp till två år, varefter ett beslut måste fattas om permanent förkortning av arbetstiden eller återgång till en arbetstid som motsvarar tjänsten. Det är viktigt för enheten att anställda har möjlighet att påverka sina arbetspass.
Arbetshälsovården spelar en viktig roll i personalens arbetsvälbefinnande och arbetsförmåga. Arbetshälsovården omfattar både lagstadgad arbetshälsovård och utökad allmänläkarnivå av sjukvård. Österbottens välfärdsområde är en rökfri arbetsplats och därför stöder välfärdsområdet anställda att sluta röka genom att erbjuda nikotinläkemedel i tre veckor som ges av en arbetshälsovårdare. Enheten samarbetar med arbetshälsovården för att stödja personalens arbetsförmåga. Tillsammans med arbetshälsovården kan trepartssamtal arrangeras där åtgärder för att stödja en anställds hälsa och arbetsförmåga diskuteras, samt arbetsgivarens metoder för att stöda arbetstagaren i arbetet. Ledning av arbetsvälbefinnande och arbetskapacitet inkluderar förebyggande (tidigt) stöd, stöd vid återgång till arbetet och intensifierat stöd när arbetskapaciteten är permanent nedsatt. Ett av programmets fokusområden är förebyggande arbete. Det kan dock inte undvikas att ibland försämras anställdas arbetskapacitet av olika orsaker. Modellen erbjuder också stöd när en anställds arbetskapacitet är permanent nedsatt. Handlingsplanen anger hur man ska agera i dessa situationer. Enheten samarbetar aktivt med arbetarskyddet för att stödja personalens arbetssäkerhet. Arbetarskyddets kontaktinformation finns tillgänglig för de anställda på enhetens kanslier samt på anslagstavlan utanför enhetens chefskontor.
Österbottens välfärdsområde stöder personalens hälsa och välbefinnande genom att erbjuda Epassi, med ett värde på 170 € per år, samt genom att erbjuda tyky-verksamhet för att förbättra gemenskapen och trivseln.
Enheten främjar en öppen och säker samtalskultur och uppmuntrar de anställda att ta upp svåra ämnen på en låg tröskel. Enheten och organisationen har även utarbetat skriftliga riktlinjer för att hantera olämpligt bemötande.
3.6 Uppföljning av tillräckligheten för den personal som deltar i klient- och patientarbetet
Österbottens välfärdsområdes personalplan grundar sig på välfärdsområdets strategi, personalpolicy och målen i personalprogrammet. Välfärdsområdet ska som tjänsteproducent följa upp att det finns tillräckligt med personal för tillhandahållandet av tjänsterna både inom den egna tjänsteproduktionen samt inom köpta tjänster (tillsynslag 741/2023, 23 §). Uppföljningen ska beakta de krav som finns i speciallagstiftningen gällande personaldimensioneringen och resurstilldelningen, såsom till exempel vårdardimensioneringen (lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre 980/2012, 20 §).
Ett tillräckligt personalantal säkerställs även genom de konkurrensutsättningar som utförs i samarbete med upphandlingsenheten. Då förman rekryteras till tjänsteenheterna och då vikarier skaffas stöds rekryteringsprocessen av resursenheter inom välfärdsområdes olika tjänstesektorer.
Verksamhets- och resultatområdets beredskapsplan ska innehålla en plan för personalfördelning i allvarliga störningssituationer och undantagstillstånd.
Tjänsteenheterna ska rapportera och publicera i uppföljningsrapporten för planen för egenkontroll sådana avvikelser som gäller ett tillräckligt personalantal och vilka korrigerande åtgärder som vidtagits.
I varje enhet ska det finnas tillräckligt med mångprofessionell personal och kompetens för att säkerställa kvaliteten och säkerheten i tjänster/omsorg/vård. Ansvariga personer/chefer för enheten ansvarar för personalens tillräcklighet. Uppföljningen och säkerställandet av personalens tillräcklighet ska omfatta alla tjänster som tillhandahålls i enheten.
Arbetsschemaläggning för enheten sker via Titania-programmet, där personalbehovet följs upp när arbetsscheman planeras. För att säkerställa tillräcklig personalstyrka är det fastställt hur mycket personal som behövs per skift och avdelning. Personalens tillräcklighet säkerställs genom att minimibemanning garanteras och vikarier alltid anlitas för att säkerställa att det finns tillräckligt med personal på plats. Personalstrukturen beaktas också för att säkerställa att nödvändig kompetens finns vid varje arbetspass. Enheten har också ett pool-system med vårdare som täcker kortvariga frånvaron.
Personalens tillräcklighet i förhållande till arbetsmängd följs upp med hjälp av Rafaela-programmet. En sammanfattning av månaden redovisas till avdelningen varje månad och enhetschefen tillsammans med serviceansvarig går igenom månadens situation. Eventuella brister bedöms och åtgärdsplaner upprättas. Statistik och rapporter skickas vidare till enhetens överskötare. HaiPro-rapporter används förutom Rafaela som stöd i bedömningen av personalens tillräcklighet.
Genom Uppföljning av äldreomsorgen (VANPAL) som genomförs två gånger om året av Institutet för Hälsa och Välfärd (THL), följs genomförandet av bemanning för äldreomsorg på enhetsnivå. Uppföljningstiden är tre veckor och under den perioden registreras alla arbetade timmar på enheten, uppdelade efter yrkesgrupper, och rapporteras tillsammans med kundplatsinformationen till THL. THL sammanställer dessa uppgifter och publicerar resultaten ett par månader efter uppföljningsperioden. För Björkbacka servicehemmet ser resultaten från de två senaste uppföljningsperioderna ut så här:
Uppföljningstid 1–21 april 2024: avdelningarna Clara, Elsa och Frans 0,70. Avdelningarna Hilda, Alma och Elvira 0,74.
Uppföljningstid 30 september–20 oktober 2024: avdelningarna Clara, Elsa och Frans 0,71. Avdelningarna Hilda, Alma och Elvira 0,73.
Personalbudgeten är redan fastställd för enheten, vilket visar de reserverade medlen för personalen. Enhetschefen uppdaterar tillsammans med den koordinerande serviceförman vakansregistret, som visar alla fasta anställda.
Enheten har utarbetat en handlingsmodell för belastning i personalens situation från normal drift till allvarliga avvikelser. Handlingsmodellen visar vilka arbetsuppgifter som ska utföras i varje arbetspass, oavsett om grundbemanningen är tillräcklig eller inte, samt vilka arbetsuppgifter som eventuellt kan skjutas upp eller lämnas ogjorda.
Personalens situation på enheten har varit utmanande under en längre period, och därför har enheten haft stängt sex klientplatser. Genom att stänga dessa platser har vi kunnat omplacera personal mellan enheter för att säkerställa basbemanningen. Fram till hösten 2024 har dock grundbemanningen förbättrats genom att vi anställt utbildad personal och uppnått en stabil vikariesituation för plötsliga frånvaron. När personalens situation fortsätter att förbättras kommer vi att kunna öppna fler klientplatser inom den närmaste framtiden.
3.7 Sektorsövergripande samarbete och samordning av tjänster
Kunder inom social- och hälsovården kan behöva flera tjänster samtidigt. För att helheten av tjänster ska fungera väl ur kundernas/patienternas perspektiv och motsvara deras behov krävs samarbete mellan tjänsteleverantörerna, där informationsflödet mellan olika aktörer är särskilt viktigt. Socialvårdslagen (1301/2014, § 41) och hälsovårdslagen (1326/2010, § 32) styr det sektorsövergripande samarbetet mellan olika tjänsteproducenter för kunder/patienter. I § 41 i socialvårdslagen (1301/2014) föreskrivs om sektorsövergripande samarbete för att organisera en servicehelhet som motsvarar kundens behov.
Enligt § 41 i socialvårdslagen (1301/2014) ska den socialvårdsmyndighet som ansvarar för åtgärden, för att bedöma servicebehovet, fatta beslut och genomföra socialvården, se till att det finns tillräcklig expertis och kompetens i förhållande till personens individuella behov. Om bedömningen av en persons behov och att möta dem kräver tjänster eller stödåtgärder från socialväsendet eller andra myndigheter, ska dessa parter på begäran av den ansvariga arbetstagaren delta i att genomföra servicebehovsbedömningen och upprätta en kundplan.
Socialvård utförs i samarbete med olika aktörer så att socialvårdens tjänster och vid behov tjänster från andra förvaltningsområden utgör en helhet som är till kundens bästa. Arbetstagaren ska vid behov vara i kontakt med olika samarbetspartner och experter samt vid behov med personens anhöriga och andra närstående, enligt vad som närmare föreskrivs i denna lag.
Samarbete och informationsflöde med andra social- och hälsovårdsleverantörer som ingår i kundens servicekedja sker genom planerade möten, per telefon, via SBM-programmet som används för styrning av kundplatser i intervallenheterna, genom Lifecare-meddelanden och via Teams. Vi strävar efter att erbjuda våra kunder en kontinuerlig och smidig servicehelhet, så att kunden i möjligaste mån får de tjänster hen behöver inom samma enhet.
Kvalitativ och tillräcklig dokumentation är viktig för att kundens vård och tjänster ska fungera smidigt. Varje medarbetare ansvarar för korrekt dokumentation som tydligt visar kundens faktiska tillstånd. Dokumentationen är ofta den primära informationskällan mellan olika enheter och yrkesutövare inom social- och hälsovården när kundens ärenden hanteras.
3.8 Lokaler och utrustning
Välfärdsområdets lokaler ska vara ändamålsenliga och tillräckliga för verksamheten. Lokalerna och verksamhetsmiljön ska, både ur hälsomässig synvinkel och andra förhållanden, vara lämpliga och säkra för den service, vård, undersökning, fostran och övriga omsorg som ges till kunden/patienten. Lokalerna ska också stödja kundernas/patienternas allmänna välmående och deras sociala interaktion. I planeringen och användningen av lokaler och verksamhetsmiljö ska tillgänglighet samt kundernas/patienternas individuella behov och skydd av privatlivet beaktas. (Tillsynslagen 741/2023, § 8; socialvårdslagen 1301/2014, § 30.) Vid bedömning av lokalernas ändamålsenlighet ska även andra eventuella krav som följer av branschspecifik lagstiftning beaktas.
Björkbacka servicehem ligger nära centrum av Jakobstad, på adressen Mjölvägen 1. Servicehemmet består av sex olika enheter, varav tre är dygnet-runt-öppna demensavdelningar, två är dygnet-runt-öppna serviceboendeavdelningar och en är en intervallenhet. Det finns totalt 70 klientplatser. Rumsstorlekarna varierar mellan 18–25,5 m² beroende på enhet, och de gemensamma utrymmena omfattar cirka 11–18 m². Klienterna har egna rum, men på avdelning Clara finns två dubbelrum där kunderna har egna sovrum men delar WC-utrymmen. Gemensamma utrymmen för klienterna är kök, samt matsal och dagrum, samt duschrum/kund-WC. Avdelningarna har dessutom kansli, medicinutrymmen, personalrum och WC, sköljrum och förrådsutrymmen.
Rummen är möblerade med säng och nattduksbord, men kunderna får inreda sina rum enligt egna önskemål. Vid inredning ska rumsfunktion, användning och mängd av eventuella hjälpmedel samt säkerhetsaspekter beaktas. Mattor får inte läggas på golven. När kunden flyttar in tecknas ett hyresavtal, och klientrummet används inte för andra syften under avtalets giltighetstid.
Anhöriga är välkomna till enheten, och det finns inga strikta besökstider. Det är dock önskvärt att klienter och personal ges vård- och arbetsro på morgonen cirka kl. 7–9 och på kvällen cirka kl. 19–21. Under terminalvård får anhöriga vistas hos klienten så mycket de önskar.
Fastigheten ägs av Jakobstads stad. Myndighetsinspektioner och tillstånd handläggs av Kallan miljöhälsa och brand- och räddningssäkerheten sköts via en årlig inspektion av brandinspektör. Fastighetsskötseln ordnas via Alerte Ab Oy, som ansvarar för fastighetsunderhåll. Brister relaterade till fastigheten anmäls digitalt via Granlund Manager-programmet, varifrån fastighetsskötaren får meddelande om åtgärdsbehov eller brister i ventilationen. Fastighetsskötaren svarar på anmälan och kvitterar åtgärden i programmet. Vid akuta problem kan man också kontakta fastighetsservice eller teknisk förvaltare per telefon.
Möjliga riskfaktorer som kan orsaka (hälso)olägenheter, risker kopplade till användning av lokaler och utrustning samt skydd av kundens integritet bedöms i det dagliga arbetet, i samband med riskbedömningar, via HaiPro-rapporter, i samtal med personalen samt i möten med säkerhetsansvariga. Kundens integritet skyddas genom att personalen utbildas i dataskyddspraxis och genom att lämpliga utrymmen möjliggörs för dokumentation och kundarbete. Enheten har en separat behållare för datasäkert avfall, där allt pappersmaterial innehållande kunduppgifter förstörs. Om personalen upptäcker brister i utrustning eller hjälpmedel ska de omedelbart tas ur bruk och rapporteras till enhetschefen, serviceansvarig eller tekniska avdelningen, som kan beställa reparation. Nära-ögat-situationer kan även rapporteras via HaiPro. Personlyftar servas regelbundet. Personalen upprätthåller sin utrustningskompetens genom att uppdatera sitt apparatpass och använda de apparater och hjälpmedel som finns där. Vid införandet av ny utrustning erbjuds introduktion.
Enheten använder en säkerhetssida (TURSI) som finns via Laatuportti, där uppdaterad räddningsplan, handlingskort, utrymningsplan och beredskapsplaner finns. Personalen deltar i en webbkurs relaterad till beredskapsplanerna.
Personalen använder Abloy OS för uppföljning av passerkontroll. Ytterdörrarna till Björkbacka avdelningarna Clara, Elsa och Frans är öppna i begränsad omfattning dagtid, kl. 8–17. Därefter kommer man in endast genom att ringa på dörrklockan. De ytterdörrar som personalen använder hålls låsta.
Städning och avfallshantering sköts till största del av personal från Alerte Ab Oy. Avdelningen sorterar och återvinner enligt separata anvisningar, och på gården finns avfallskärl som töms regelbundet. För stickande och skärande avfall finns riskavfallsbehållare, och det finns skriftliga instruktioner för hur de ska användas.
3.9 Medicintekniska produkter, informationssystem och användning av teknik
Utrustningar och produkter som används i välfärdsområdets tjänsteenhet ska uppfylla kraven och vara säkra. Tjänsteproducenten ska svara för förpliktelser enligt lag som getts om medicintekniska produkter (719/2021). Yrkesmässig användare ska ha namngiven ansvarig person som ansvarar för att lagen om medicintekniska produkter (719/2021, 32–33 §) följs i användarens verksamhet.
Fimea övervakar att medicintekniska produkter motsvarar kraven och aktörerna i branschen i Finland. Övervakningen av att produkterna motsvarar kraven gäller medicintekniska produkter som släppts ut på marknaden och deras yrkesmässiga användning och underhåll. Om tillbud som social- och hälsovårdens medicintekniska produkter förorsakar och som har lett till eller kunde ha lett till äventyrande av klients, användares eller annan persons hälsa ska alltid avläggas en anmälan om tillbud till Fimea (Fimea: Bestämmelse och anvisning 16.05.2023, Dnr FIMEA/2021/007734).
Namn på och kontaktuppgifter till ansvarig för yrkesmässig användning av produkter i hälsovården
Namn, titel, telefonnummer (person har ännu inte namngetts).
Österbottens välfärdsområde säkerställer tillsammans med 2M-IT experter att datasystem som motsvarar kraven i kunduppgiftslagen (703/2023) används inom välfärdsområdet/tjänsteenheten och att datasystems användningssyfte motsvarar tjänsteproducentens verksamhet och att uppgifterna om tjänsteproducenten finns i Valviras register över informationssystem.
Informationssäkerhetsplan för internt bruk i organisationen (intra) har utarbetats för välfärdsområdet 2024. Informationssäkerhetsplanen uppfyller kraven som finns föreskrivna i 77 § i kunduppgiftslagen (703/2024) och i THL:s bestämmelse 3/2024. IT-direktörerna är ansvariga för informationssäkerhetsplanen och dess uppdatering.
Informationssäkerhetsplanen granskas en gång om året enligt årsklockan och vid behov i samband med att anvisningar för behandling av personuppgifter eller datasystemet ändras eller uppdateras. 2M-IT tillsammans med experter i Österbottens välfärdsområde följer och utvecklar verkställandet av informationssäkerhetsplanen. IT-direktörerna samt 2M-IT-experten svarar för det praktiska genomförandet av informationssäkerhetsåtgärder. Välfärdsområdets dataskyddsombud ansvarar för det praktiska genomförandet av dataskyddsåtgärder.
Om enheterna använder kameraövervakning ska personen informeras om det med kameraövervakningsmärke före han eller hon kommer in på övervakat område/ in i övervakad byggnad. som välfärdsområdet utarbetat. I fråga om kameraövervakning handlar man på välfärdsområdet i enlighet med anvisningar som välfärdsområdet har utarbetat och som upphittas på intra-nätverket. Dessa baserar sig på Regionförvaltningsverkets styrningsbrev för kameraövervakning i verksamhetsenheter inom socialvården utfärdat 2.2.2024 (LSSAVI/677/2024).
Registerbeskrivningen av kameraövervakning finns på välfärdsområdet webbsida: https://osterbottensvalfard.fi/om-oss/organisation-och-beslutsfattande/var-dataskyddspraxis/
Medicintekniska produkter
I enheterna säkerställs kundernas och personalens trygghet på det sätt som verksamhetens risker kräver. Kundernas säkerhet tryggas med hjälp av patientlarm, och för personalen används telefoner och personlarm. Aggressiva eller annars förvirrade kunder vårdas alltid av två vårdare. På Solbackens avdelningarna hålls ytterdörrarna låsta för att garantera kundernas säkerhet. Ytterdörrarna till enhetens övriga avdelningar är öppna mellan kl. 8–17. Ytterdörrarna som leder till personalutrymmen hålls låsta hela tiden. Bevakningstjänsten sköts av AXIA, som anländer vid larm eller vid förhandsbestämd tidpunkt.
För att trygga kundens välbefinnande och till exempel minska fallolyckor samt förhindra att kunder avviker används säng- och dörrvakter. Personalens bedömer kundens behov av hjälpmedel i samband med det dagliga vårdarbetet. Enhetens konditionsskötare kan hjälpa till med att välja och beställa rätt hjälpmedel. Kunderna får sina hjälpmedel via hjälpmedelsutlåningen. För akuta behov finns några gemensamma hjälpmedel i enheten.
Om personalen upptäcker brister i utrustningens eller hjälpmedlens funktion ska de omedelbart tas ur bruk, och avbrott eller servicebehov rapporteras till enhetschefen, serviceansvarig eller den tekniska avdelningen, som kan beställa reparation. Personlyftar servas regelbundet och medicinska mätare har bestämda kalibreringstider. Även nära-ögat-situationer rapporteras via HaiPro, och dessa hanteras på enhetsnivå eller, vid allvarligare risk- eller nära-ögat-händelser, på högre nivå.
Personalen upprätthåller sin utrustningskompetens genom att uppdatera sitt apparatpass och använda de apparater och hjälpmedel som finns där. Apparatpasset finns tills vidare i pappersform, men kommer att flyttas till Laatuportti i början av 2025. Passet uppdateras vart femte år. Vid införande av ny utrustning erbjuds personalen introduktion.
Namn på och kontaktuppgifter till namngiven ansvarig för medicintekniska produkter (enhetens apparatansvarige)
Pia Ahlö, serviceansvarig, tel. 0408051513
Informationssystem och informationssäkerhet
Information om lagstiftning som rör dataskydd och behandling av personuppgifter, samt om de anvisningar och myndighetsföreskrifter som utarbetats för enheten, ges till den som introduceras i samband med introduktionen. När anställningen börjar går den nya medarbetaren tillsammans med sin förman igenom centrala frågor kring behandling av personuppgifter och datasäkerhet, såsom tystnadsplikt. Personalen ska genomgå utbildningen ”Dataskyddets ABC”, som gäller i fem år och därefter behöver förnyas. I varje enhet finns en datasäkerhetstavla – ”Rums tavla”. Alla anställda och studerande undertecknar ett sekretessavtal gällande användning av dokument, uppgifter och informationssystem.
Introduktion i dokumentation av kundarbete sker i samband med vardagsarbetet. Den som introduceras dokumenterar tillsammans med sin handledare, samtidigt som det program som används för kunddokumentation gås igenom.
För att säkerställa datasäkerheten finns en centralt låst insamling för datasäkert pappersavfall i enheten. Den töms av Encore-Österbotten.
Uppgifter som rör datasäkerhet hanteras alltid i utrymmen där obehöriga inte har tillträde. Sådana utrymmen är exempelvis kanslier och medicinrum. Sekretessbelagd information omfattar till exempel dokument som innehåller personuppgifter. När ingen arbetar i utrymmet hålls dörrarna låsta. Dessutom ska patientdatasystemet Lifecare alltid stängas efter användning. Programmet är alltid öppet med den dokumenterandes egna inloggningsuppgifter.
Störningar i informationssystemen kan anmälas till 2M-IT-supporten, som ansvarar för systemen. De informerar också enheten om större driftstörningar och kommande serviceavbrott.
Användande av teknologi
Enheten följer välfärdsområdets anvisningar och använder endast godkända program. Inga program installeras på datorer eller telefoner utan att deras lämplighet först har kontrollerats av den instans som ansvarar för informationssystemen.
Störningar i informationssystemen kan anmälas till 2M-IT-supporten, som ansvarar för systemen. De informerar också enheten om större driftstörningar och kommande serviceavbrott. Vid längre serviceavbrott informeras enheten i möjligaste mån på förhand så att man kan förbereda sig.
Vid akuta störningar i informationssystem eller teknisk utrustning finns klienternas läkemedelslistor utskrivna på papper i enheternas medicinrum. Om patientdatasystemet ligger nere sker patientdokumentationen på papper, och varje vårdare ansvarar för att föra in sin egen dokumentation i klientdatasystemet så snart som möjligt eller senast under nästa arbetspass. Om en arbetstagare är frånvarande en längre tid ansvarar enhetschefen eller serviceansvarig för att föra in dokumentationen i systemet.
Kunden eller anhörig ger med sin underskrift samtycke till bland annat apotekets kontokundstjänst och användningen av eRecept. Kunden och anhöriga informeras vid inflyttning om att kundens vårduppgifter dokumenteras i patientdatasystemet och att RAI-verktyget används vid bedömning av kundens hälsotillstånd och servicebehov.
Patient- och vårdarlarm används i enheten för att trygga både kunder och medarbetare. Batteribyten i larmen görs regelbundet via 9Solutions. Genom programmet kan även service beställas om man upptäcker funktionsstörningar. Patientlarmen syns på avdelningarnas skärmar och i personalens telefoner, och en telefon ska alltid bäras av någon i personalen under arbetspasset.
Enheten har nyligen tagit i bruk Secapp-programmet som stöd vid rapportering och mottagning av störningssituationer. Secapp används för närvarande endast i avdelningarnas Claras och Frans telefoner. Dessa telefoner ska hållas laddade och alltid bäras av en vårdare.
Namn på och kontaktuppgifter till person som ansvarar för person-/klient-/patientsäkerhetsutrustningars och/eller trygghetstelefoners funktionssäkerhet
Pia Ahlö, serviceansvarig, tel. 0408051513
3.10 Läkemedelsbehandling
Varje enhet som verkställer läkemedelsbehandling och handledning i läkemedelsbehandling i Österbottens välfärdsområde ska ha uppdaterad plan för läkemedelsbehandling som beskriver läkemedelsbehandlingen som genomförs i enheten och hur läkemedelsbehandlingen förverkligas. Planen ska vara undertecknad av läkare.
I välfärdsområdet säkerställer alla legitimerade yrkespersoner inom social- och hälsovården samt utbildade yrkespersoner med skyddad yrkesbeteckning som i sitt arbete deltar i genomförande av läkemedelsbehandling sitt kunnande i läkemedelsbehandling. Läkemedelstillståndet förnyas med fem års intervaller. Ansvaret för godkännandet av läkemedelsplaner och -tillstånd har delegerats genom chefsöverläkares beslut till särskilt namngivna ansvariga läkare regionalt eller enligt specialområde.
Arbetsenheternas läkemedelsplaner grundar sig på SHM:s handbok om säker läkemedelsbehandling SHM:s handbok om säker läkemedelsbehandling (2021: 6), Österbottens välfärdsområdets handbok om genomförande av säker läkemedelsbehandling (intra) samt anvisningar för olika sektorer och resultatområden. I handboken om säker läkemedelsbehandling beskrivs delområden som påverkar säkerheten och genomförandet av läkemedelsbehandlingen på organisationsnivå, principer samt rutiner och anvisningar genom vilka man strävar efter att garantera medicineringssäkerheten. Handboken styr utarbetandet av planer för enskilda sektorer och arbetsenheter. I handboken beskrivs ansvarsfördelningen i samband med genomförande av läkemedelsbehandling samt minimikrav som arbetstagare som deltar i genomförande av läkemedelsbehandling ska uppfylla.
Enskilda arbetsenheters planer för läkemedelsbehandling utarbetas på välfärdsområdets mall av plan för läkemedelsbehandling. Enheterna uppdaterar planerna för läkemedelsbehandlingar en gång om året och vid behov oftare om verksamheten i enheten, ansvariga eller lagstiftningen ändras.
Läkemedelsbehandlingen vid Björkbacka servicehem baserar sig på en enhetsspecifik läkemedelsbehandlingsplan, som uppdateras regelbundet en gång per år. Läkemedelsbehandlingsplanen görs enligt den mall som utarbetats för Österbottens välfärdsområde och i enlighet med organisationens anvisningar. Det är enhetschefen som ansvarar för uppdateringen. Läkemedelsbehandlingsplanen ingår som en del av personalens introduktion.
Planeringen och bedömningen av läkemedelsbehandlingen sköts av den ansvariga läkaren för servicehemmet tillsammans med servicehemmets sjukskötare. Varje avdelning (6 st) har en egen sjukskötare och vissa avdelningar har flera. Förutom sjukskötarna ansvarar även närvårdare för genomförandet av läkemedelsbehandlingen, förutsatt att de har avlagt de obligatoriska testen inom läkemedelshantering samt genomfört de praktiska proven. Vårdbiträden kan i begränsad omfattning delta i läkemedelsbehandlingen om de har avlagt de nödvändiga testerna och proven. Läkemedelstillstånden gäller i fem år och ska uppdateras innan giltighetstiden går ut. I samband med uppdateringen ges också praktiska prov. Läkemedelstillstånden registreras i Laatuportti, där både medarbetaren själv, närmaste chef och kvalitets- och tillsynsenheten kan kontrollera giltigheten.
Meddelanden som rör läkemedelssäkerhet finns på Österbottens välfärdsområdes Intra och är tillgängliga för all personal. På Intra finns även aktuella anvisningar och meddelanden som uppdateras av sjukhusapoteket.
I Björkbackas enheter arbetar en sjukskötare som ansvarar för läkemedelsbehandlingen i den aktuella enheten och som är skyldig att ingripa vid eventuella brister. Hen bedömer läkemedelsbehandlingens ändamålsenlighet, konsulterar läkare och tar emot praktiska prov i läkemedelshantering.
Björkbacka servicehem är en enhet för effektiverat serviceboende och där har man med stöd av läkemedelslagen (395/1987) inrättat ett gemensamt begränsat läkemedelsförråd för oväntade och akuta läkemedelsbehov hos boende, samt för situationer där en känd sjukdom eller ett känt tillstånd förvärras och kräver snabb läkemedelsbehandling. Läkemedlen i det begränsade förrådet används endast för Björkbacka servicehems kunder. Förrådets verksamhet baserar sig på Österbottens välfärdsområdes gemensamma anvisning, som ansvaras av välfärdsområdets ledande geriatriker Markus Råback. Det begränsade läkemedelsförrådet har en egen läkemedelsbehandlingsplan som styr användningen och där framgår ansvarspersonerna.
Namn på läkare som ansvarar för läkemedelsbehandlingshelheten i enheten och kontaktuppgifter
Markku Kautiainen, överläkare
Namn på sjukskötare som ansvarar för verkställandet av läkemedelsbehandlingshelheten i enheten och kontaktuppgifter
Avd. Clara, tel. 040 8051518
Avd. Elsa, tel. 040 8051517
Avd. Frans, tel. 040 8051737
Avd. Alma, tel. 040 8051540
Avd. Hilda, tel. 040 8051746
Avd. Elvira, tel. 040 8051747
Namn på person som ansvarar för begränsade läkemedelsförråd i socialvårdens verksamhetsenhet för serviceboende och kontaktuppgifter
Det begränsade läkemedelsförrådet vid servicehemmet ansvaras av enhetens överläkare tillsammans med de ansvarspersoner som enheten utsett.
Markku Kautiainen, överläkare
Sjukskötare, tfn 040 8051518
Sjukskötare, tfn 040 8051540
3.11 Näring
Näring och måltider samt den tillhörande sedvänjekulturen är en central del av många socialvårdstjänster och viktiga för klienterna. Inom nutritionen beaktas Livsmedelsverkets aktuella rekommendationer på befolkningsnivå samt de som ges för olika åldersgrupper.
Vid organisering av måltider beaktas, utöver klienternas önskemål, specialkost (diabetes, autoimmuna sjukdomar, matöverkänslighet, allergier och intoleranser) så att alla parter kan känna sig trygga. Kost baserad på religion eller etisk övertygelse är en del av den mångkulturella servicen, och tas vid behov hänsyn till genom att aktuell matbeställning per avdelning görs till köket, där klientens specialkost eller andra begränsningar beaktas. Klienterna ges möjlighet till flexibel måltid efter eget mående. Klienterna kan äta i den gemensamma matsalen, men även på sitt eget rum.
Enhetens måltidsservice ansvaras av Alerte och maten levereras till enhetens distributionskök enligt principen ”cook and chill”. I distributionsköket placeras maten i avdelningsspecifika vagnar där den värms upp. Alertes personal levererar sedan maten till avdelningen i vagnen, varifrån avdelningspersonalen delar ut den till klienterna.
Klienternas tillräckliga intag av näring och vätska samt nutritionens nivå övervakas på följande sätt:
- MNA-test (Mini Nutritional Assessment)
- vägning
- vätskelista
- övervakning av näringsintag
- nattfasta överstiger inte 11 timmar
- klienterna kan, om de vill, få mellanmål även på natten
- kosttillskott om övrig nutrition inte är tillräcklig
I servicehemmet erbjuds frukost, lunch, kaffe, middag samt kvällsmål. Genom regelbundna måltidstider säkerställs att fastetiden inte blir för lång. Klienterna har möjlighet att i avdelningens kyl eller på sitt eget rum förvara små lämpliga tilltugg, såsom godis eller frukt.
Servicehemmets måltidstider:
- 08:00–09:00 frukost
- 11:00–11:30 lunch
- 13:30–14:00 kaffe
- 16:30 middag
- 19:00–19:30 kvällsmål
På enheten efterfrågas regelbundet feedback, bland annat gällande måltidsservice. Återkoppling behandlas tillsammans med Alertes måltidsservices arbetsledare vid regelbundna möten.
3.12 Hygien, förebyggande och bekämpning av infektioner
I Österbottens välfärdsområde följs lagen om smittsamma sjukdomar (1227/2016) och Institutet för hälsa och välfärds (THL) anvisningar och rekommendationer. Utgående från dessa har egna anvisningar om hygien och bekämpning av infektioner utarbetats. Dessa anvisningar finns för personalen och tjänsteproducenterna i välfärdsområdets intra och Sharepoint.
Hygienskötarna arbetar tillsammans med välfärdsområdets infektionsläkare som sakkunniga i bekämpning av infektioner i social- och hälsovårdens enheter. Kontaktuppgifterna till hygienskötare som arbetar i välfärdsområdet och deras ansvarsområden finns i välfärdsområdets intra och på webbsidorna.
Enheten ska ha egen namngiven hygienansvarig. Hygienansvarigas roll i arbetsenheterna och deras uppgiftsbeskrivning finns i intra och för privata tjänsteproducenter i Sharepoint.
Infektionsskötare arbetar i social- och hälsocentralerna och ansvarar tillsammans med infektionsläkare för rådgivning för medborgare, skolor och daghem och för utredningsarbetet i samband med smittosamma sjukdomar: https://osterbottensvalfard.fi/sa-har-fungerar-vi/hygien-och-forebyggande-av-infektioner/smittsamma-sjukdomar/
Mer information om hygienpraxis och bekämpning av infektioner:
Institutet för hälsa och välfärds (THL). Anvisningar för förebyggande och bekämpning av infektioner: https://thl.fi/sv/teman/infektionssjukdomar-och-vaccinationer/sjukdomar-och-bekampning/anvisningar-for-forebyggande-och-bekampning-av-infektioner
Institutet för hälsa och välfärds (THL). Infektionssjukdomar och vaccineringar: https://thl.fi/sv/teman/infektionssjukdomar-och-vaccinationer
Österbottens välfärdsområdets intrasidor: Hygien och bekämpning av infektioner
Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Anvisningar för tjänsteproducenter
Enligt smittskyddslagen (1227/2016, 17 §) ska hälso- och socialvårdens verksamhetsenheter systematiskt förebygga vårdrelaterade infektioner. Enhetens ledare/ansvariga ska följa förekomsten av smittsamma sjukdomar och läkemedelsresistenta mikrober samt se till att smittspridning förebyggs. Verksamhetsenheten ansvarar för att klienter, patienter, personal, studerande och praktikanter skyddas på ett ändamålsenligt sätt och placeras korrekt, samt att antibiotika används på ett korrekt sätt. Enhetens ledare/ansvariga ska använda hälso- och sjukvårdspersonal med expertis inom smittskydd och samordna verksamheten med de åtgärder som välfärdsområdet genomför samt med nationella program för förebyggande av vårdrelaterade infektioner (1149/2022). Personal följer givna hygien- och smittskyddsinstruktioner. Ansvar för hygien och smittskydd ligger hos enheten. Hygienteamet fungerar som stöd. Enheten ska ha en utsedd hygienansvarig som fungerar som länk mellan hygienteamet och enheten.
På Österbottens välfärdsområde finns en hygienskötare som upprättar och uppdaterar olika hygienrelaterade instruktioner. På servicehemmet Björkbacka finns två utsedda ansvarspersoner som ansvarar för att implementera hygieninstruktioner från hygienskötaren samt hjälpa och ge råd till personalen i hygienfrågor. Varje avdelning har en egen hygienansvarig som deltar i olika hygienutbildningar samt hygienkompetensdagar och omsätter det lärda i praktiken på sin avdelning. De hygienansvariga träffar hygienskötaren regelbundet. Hygienskötaren besöker vid behov enheterna och utbildar personalen, genomför hygienkartläggning och övervakar handhygien i enheterna.
Sterilisering av instrument är centraliserad (i sjukhusets instrumentvård). På servicehemmet Björkbacka finns en utsedd instrumentansvarig. Dennes uppgift är att säkerställa att smutsiga instrument skickas till sjukhusets instrumentvård och att rena instrument kommer till rätt plats. Dessutom ansvarar personen för att exempelvis sugapparater är rengjorda. Personalen ansvarar för att medicintekniska apparater som används i daglig klientvård rengörs efter användning.
Skyddsutrustning beställs från upphandlingsenheten vid Österbottens välfärdsområdes centrallager och sjukhusapoteket. Handsprit för personal beställs via centrallagret med Fiori-beställningsprogrammet.
Spridning av infektioner och smittsamma sjukdomar förebyggs på följande sätt:
- Hälsorelaterade infektioner och antibiotikaanvändning övervakas via SAI-programmet. Två sjukskötare på enheten ansvarar för uppföljningen.
- Hygien ansvarar varje vårdare för i sitt grundarbete, med särskild uppmärksamhet på handhygien och skyddsklädsel.
- Vid förebyggande av infektioner och epidemier ansvarar hygienskötaren för information och organisationsåtgärder.
- God introduktion av nya medarbetare i förebyggande åtgärder och hygienstandarder.
Enhetens ansvarar för städning och måltidsservice, vilket utförs av Alerte, som också ansvarar för att utbilda och instruera sin personal i korrekt och hygieniskt arbetssätt. Alertes personal ansvarar delvis för god hygien och infektionsförebyggande. Enheten håller regelbundna möten med Alertes arbetsledare angående städrelaterade frågor. Enhetens personal ansvarar för uppgifter som kaffebryggning, smörgåstillverkning och utdelning av mat, där god hygien beaktas.
Tvätt av klienters kläder ansvaras av Eco-Wash. Smutstvätt samlas på avdelningarna i klienternas personliga tvättpåsar och personen som ansvarar för tvätten samlar påsarna i vagnar. Eco-Wash levererar rena kläder och hämtar smutstvätt två gånger i veckan. Akuta kläder och snabbt behövda textilier samt glidlakan tvättas i enheten. Klienternas kläder, sängkläder, lakan och handdukar bör vara tydligt namnmärkta för att återlämnas till rätt enhet och rätt klient.
Namn på och kontaktuppgifter till hygienansvarig
Avd. Clara, tel. 040 8051518
Avd. Elsa, tel. 040 8051517
Avd. Frans, tel. 040 8051737
Avd. Alma, tel. 040 8051540
Avd. Hilda, tel. 040 8051746
Avd. Elvira, tel. 040 8051747
3.13 Hälso- och sjukvård
Klienternas hälso- och sjukvård ordnas i stor utsträckning inom enheten. Akut eller annan sjukvård som kräver särskild kompetens ges via jourmottagning eller hälsocentralen. Dessutom finns en mobil sjukvårdsenhet (LISA) tillgänglig i området, som kan utföra mindre ingrepp och bedöma behov av fortsatt vård på plats i enheten.
Ansvar för enhetens klienters hälso- och sjukvård ligger hos den ansvariga läkaren för servicehemmet i samarbete med servicehemmets sjuksköterskor. Den ansvariga läkaren besöker enheten varannan vecka, på onsdagar, och under dessa besök kan avdelningspersonalen konsultera läkaren angående klienternas hälsotillstånd, medicinering, undersökningar och fortsatt vård. Mellan besöken finns läkaren tillgänglig för konsultation via telefon eller patientdatasystemet. Blodprover tas av Björkbacka enhets egna sjuksköterskor, som är utbildade för provtagning, och proverna transporteras till laboratoriet enligt överenskommen tidtabell med bud. Undersökningar, kontroller och andra planerade åtgärder schemaläggs från enheten, med undantag för klienter med intervallvård, vars schemaläggning görs av hemsjukvården, hemvården eller hälsocentralen.
Munhygien är en del av klienternas dagliga vård, och personalen ansvarar för den tillsammans med klienten. Tandvård ges på välfärdsområdets tandvårdsmottagningar eller på privata tandläkarmottagningar. Hösten 2024 har klienterna fått tandhygienisttjänster på enheten. Under dessa besök har klienternas munhygien bedömts, tandsten tagits bort och behov av fortsatt vård bedömts.
Vård i livets slutskede är en värdefull och viktig del av den vård och service som ges i enheten. Stöd finns att få från välfärdsområdets palliativa sjuksköterska. Vård i livets slutskede tas upp redan i samtal med närstående, så att klienten, de anhöriga och enhetens personal är informerade om önskemål vid dödsfall. Dödsfall konstateras av den ansvariga läkaren för servicehemmet eller hälsocentralens läkare. Transport av den avlidne från enheten till sjukhus ordnas antingen av anhöriga eller av personal enligt särskild överenskommelse. Instruktioner kring dödsfall finns i enhetens dokumentarkiv och används i varje enhet.
För att säkerställa klienternas hälso- och sjukvård måste personalen upprätthålla och utveckla sin yrkeskompetens. Första hjälpen-kompetensen ska motsvara enhetens klientstruktur. Personalens beredskap i första hjälpen och hjärt-lungräddning upprätthålls enligt riktlinjer som fastställts av välfärdsområdet. Personalens ansvar är att säkerställa sin egen första hjälpen-kompetens, uppdatera den och delta i utbildningar. Välfärdsområdet anordnar interna säkerhets- och första hjälpen-utbildningar, som personalen kan anmäla sig till via utbildningskalendern.
3.14 Främjande av välbefinnande, rehabilitering och utveckling
I klienternas vård- och rehabiliteringsplaner dokumenteras mål som rör daglig rörlighet, utevistelse, rehabilitering och aktivitetsfrämjande insatser. På servicehemmet Björkbacka strävar vi efter att ett rehabiliterande och funktionsbevarande arbetssätt genomsyrar vården av klienterna. Personalen är kompetent och utbildad. Kinestetik används i det dagliga vårdarbete, och det ordnas utbildningar och övningar inom detta.
Åtgärder som ökar klienternas funktionsförmåga, välbefinnande och delaktighet inkluderar bland annat bingo, tidningsläsning, andaktstunder och olika musikframträdanden. Dessutom finns en interaktiv digital miljö där klienter självständigt, med vårdare eller i grupp kan spela, rita, utöva hobbyer och träna finmotorik. Enheten har även träningscyklar och annan träningsutrustning som stödjer klienternas fysiska funktionsförmåga. Under sommaren har klienterna möjlighet att åka med rickshaw-cykel.
Uppfyllelsen av mål som rör klienternas funktionsförmåga, välbefinnande och rehabiliterande aktiviteter följs upp i vårdplanen. Vårdplanen uppdateras minst var sjätte månad. I vårdplanen ska all rehabiliterande aktivitet som planeras för klienten dokumenteras. Enheten har en ergoterapeut som ansvarar för att bedöma klienternas rehabiliteringsbehov samt behov av eventuella hjälpmedel.
Klienternas kontakt med anhöriga sker fritt, utan särskilda begränsningar, via telefon och besök. Klienterna får ha egna mobiltelefoner, men det är bra att komma överens med personalen om användningen om klienten inte kan hantera den helt självständigt. Det finns inga särskilda besökstider på enheten, men det är önskvärt att klienter och personal får vård- och arbetsro mellan kl. 7–9 och 19–21. Under vård i livets slutskede finns inga begränsningar för anhörigas närvaro i enheten eller hos klienten.
3.15 Behandling av klient- och patientuppgifter och dataskydd
Österbottens välfärdsområde är registeransvarig för klient-/patientuppgifter i den tjänst som hör till dess organiseringsansvar. Välfärdsområdet/tjänsteenheten ska se till att tjänsteenheten i sin verksamhet följer EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) och stadganden i kunduppgiftslagen (703/2023) och instruktioner om behandling av kund- och patientuppgifter och om dataskydd som Österbottens välfärdsområde utarbetat.
Tillvägagångssätt i fråga om välfärdsområdets dataskyddspraxis och behandling av personuppgifter har beskrivits på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Vår dataskyddspraxis och för personalen i intra, på webbplats: Vår dataskyddspraxis. På samma webbplats finns även anvisningar för personalen om hur de ska handla enligt artikel 34 i dataskyddsförordningen (679/2016) i samband med personuppgiftsincidenter (https://intra.pohjanmaanhyvinvointi.fi/fi/aineisto/ilmoitus-tietoturvaloukkauksesta/anmälan om personuppgiftsincident).
Alla välfärdsområdets arbetstagare, studerande och övriga personer som behandlar sekretessbelagda uppgifter i organisationen undertecknar sekretessförbindelse om användning av uppgifter och informationssystem. Tystnadsplikten gäller arbetstagare under och efter anställnings- eller uppdragsförhållandet. Av arbetstagarna förutsätts vidare att de slutför dataskydds- och informationssäkerhetsutbildning. Länk till utbildningen och sekretessförbindelsen finns i Intranet: Dataskydd och informationssäkerhet.
Plan för informationssäkerhet som upprättats för intern användning i Österbottens välfärdsområde finns i välfärdsområdets intra.
Dokumentation av klient-/patientuppgifter är varje arbetares ansvar. Dokumentationsskyldigheten börjar när tjänsteutföraren har fått information om personens behov av service och vård eller har påbörjat utförandet av tjänsten. Anteckningar ska göras utan dröjsmål när klientens/patientens ärende har hanterats eller vårdats.
Information om lagstiftning som rör dataskydd och behandling av personuppgifter samt enhetens instruktioner och myndighetsföreskrifter ges under introduktionen. När en ny medarbetare påbörjar sin anställning går denne tillsammans med sin närmaste chef igenom centrala frågor om hantering av personuppgifter och informationssäkerhet, såsom sekretess. Personal ska genomgå utbildningen “Dataskydd ABC” och lämna intyg om genomförd utbildning till enhetens chef. Utbildningen ska förnyas regelbundet.
Varje enhet har en informationssäkerhetstavla, kallad “Rums tavla”, där frågor kring informationssäkerhet behandlas. Alla medarbetare och studerande undertecknar ett sekretessavtal avseende dokument, information och användning av informationssystem.
Vid anställning eller vikariat får medarbetaren personliga inloggningsuppgifter både för datorn och för patientdatasystemet.
Introduktion i dokumentation av klientarbete sker under introduktionsperioden och genom praktiskt arbete. Den som introduceras dokumenterar tillsammans med sin handledare. Samtidigt går man igenom det program som används för klientdokumentation. Studerande dokumenterar med handledarens inloggning och lägger till exempelvis “sh-stud. och namn” efter anteckningen. Handledaren kontrollerar alltid studerandes dokumentation och lägger till sitt eget namn eller förkortning efter studerandens namn.
För att säkerställa informationssäkerheten finns i enheten en centralt låst pappersinsamling för informationssäkerhet. Tömningen ansvaras av Encore-Pohjanmaa.
Information om informationssäkerhet hanteras alltid i utrymmen där obehöriga inte har tillträde. Sådana utrymmen är exempelvis kanslier och läkemedelsrum. Sekretessbelagd information inkluderar dokument som innehåller personuppgifter. Dörrar till dessa utrymmen ska vara låsta när de inte används. Dessutom ska patientdatasystemet Lifecare alltid stängas efter användning.
Namn på och kontaktuppgifter till chef/ansvarig person som svarar för behandlandet av klientuppgifter i tjänsteenheten enligt 7 § i kunduppgiftslagen (703/2023) och anvisningar som hänför sig till det.
Milla Stenberg, serviceenhetschef, tel. 040 8051514
Pia Ahlö, serviceansvarig, tel. 0408051513
Kontaktuppgifter till Österbottens välfärdsområdets dataskyddsombud och leveransadresser för loggdataförfrågningar
Välfärdsområdets dataskyddsombud behandlar inkomna loggdataförfrågningar och utredningar. Dataförfrågningarna ska lämnas in skriftligt till adressen:
Österbottens välfärdsområde, Dataskyddsombud / C.0, Sandviksgatan 2-4, 65130 Vasa Dataskyddsombud: Tuija Viitala Telefonnummer 06 213 1840, e-post: tietosuojavastaava@ovph.fi eller
Österbottens välfärdsområde, Dataskyddsombud, Dammbrunnsvägen 4, 1. våningen, 65100 Vasa Dataskyddsombud: Anne Korpi Telefonnummer: 040 183 2211, e-post: dataskyddsombud@ovph.fi
4. EGENKONTROLLENS RISKHANTERING
4.1 Ansvar för riskhantering, identifiering och bedömning av risker
Riskhanteringens ansvar i Österbottens välfärdsområde har beskrivits i välfärdsområdets förvaltningsstadga, verksamhetsstadga och program för egenkontroll. Förfaringssätt i riskhanteringsprocessen och i riskhanteringspraxis har beskrivits i handboken i riskhantering (intra/materialbanken) avsedd för intern användning i organisationen.
Riskhanteringen och -bedömningen är en del av det systematiska utvecklandet av klient-/patientsäkerheten i Österbottens välfärdsområde och normal verksamhet i enheterna.
Förutsättningen för riskhanteringen är att ett öppet och tryggt klimat råder i arbetsgemenskapen där både personalen och klienterna/patienterna och deras anhöriga vågar ta upp observationer och missförhållanden i kvaliteten och klient- och patientsäkerheten.
Riskbedömningen görs på enhetsnivå i dagligt arbete och som en del av ledningens beslutsprocess. Förutseende riskbedömning är en del av kontinuerligt utvecklande av verksamheten både på enhetsnivå och regional nivå samt på organisationsnivå. Ledningen och/eller chefen i enheten svarar för att fastställa vilka risker är acceptabla och vilka åtgärder behövs för att sänka riskerna till acceptabel nivå.
Riskprocess indelas i tre delar: operativa och strategiska risker och förändringsrisker. Operativa eller funktionella risker bedöms hela tiden men minst en gång om året gör enheterna en systematisk riskbedömning. För att identifiera funktionella risker har välfärdsområdet skapat en strukturerad riskbedömningsblankett (Kvalitetsportal) som stöd för enheterna. Strategiska risker dokumenteras varje höst i samband med att verksamhetsplanen utarbetas (Opiferus). Strategiska risker är risker som kan hota eller förhindra genomförandet av verksamhetsplanen. Förändringsriskerna är antingen externa eller interna förändringar i verksamheten. De kan stå i samband med projekt eller andra förändringar i verksamheten. Då strävar man efter att göra riskbedömningen redan i planeringsskedet så att riskerna kan minimeras på förhand. Riskbedömningen görs i första hand i den egna enheten tillsammans med personalen.
Vår riskhantering präglas av att arbetet aldrig blir helt färdigt. Av hela enhetens personal krävs engagemang, förmåga att lära av misstag samt förmåga att leva med förändring för att det ska vara möjligt att erbjuda trygga och högkvalitativa tjänster. Expertisen hos olika yrkesgrupper tas till vara genom att personalen i det dagliga arbetet involveras i planering, genomförande och utveckling av egenkontrollen.
Att säkerställa verksamhetens säkerhet bygger på att arbetsskiftsplaneringen görs i treveckorsperioder. Här har personalens delaktighet stärkts genom att planeringen sker autonomt utifrån överenskomna kriterier, vilka sedan finjusteras av cheferna så att minst en miniminivå uppnås i varje arbetsskift. Den totala personalstyrkan regleras av den nationella definitionen av vårdpersonalens bemanning, som följs upp två gånger per år genom uppföljningen av äldreomsorgens resursläge.
I enheten finns på varje avdelning en utsedd säkerhetsansvarig, och dessutom finns säkerhetsansvariga för hela enheten. På så sätt säkerställs att hela personalens delaktighet i säkerhetsfrågor blir hörd. Säkerhetsansvariga sammanträder regelbundet, dock minst fyra gånger per år. Vid behov sker samarbete med organisationens säkerhetsenhet. Vid mötena för säkerhetsansvariga tas både frågor som lyfts från avdelningarna och från cheferna upp. Där kommer man gemensamt överens om eventuella åtgärder gällande säkerheten och planerar insatser för att upprätthålla säkerheten.
Utöver detta behandlar enheternas egna interna team frågor som påverkar verksamhetens smidighet. Teamet leds av en ansvarsperson som utses inom teamet och som för vidare de frågor teamet lyfter till mötet för teamansvariga, vilket leds av chef eller serviceansvarig. På detta sätt strävar man efter att stärka informationsflödet kring verksamheten i båda riktningarna. Vid behov deltar chefen, på inbjudan, i enhetens teammöten.
Egenkontrollplanen finns tillgänglig på varje avdelning och i andra gemensamma utrymmen.
Identifiering av risker för kund- och patientsäkerhet är viktig med tanke på förebyggande arbete och planmässiga åtgärder. Därför utvärderar personalen sin egen verksamhet, lyssnar på kunderna och observerar verksamheten i frågor som rör kvalitet och kundsäkerhet samt beaktar kundrespons i utvecklingen av verksamheten. Riskhanteringsprocessen administreras med hjälp av två olika program – HaiPro och Rafaela. Rutinerna för hur den information som dessa genererar behandlas har fastställts. HaiPro-rapportering görs vid händelser som drabbat kunder, tillbudssituationer samt interna arbetsolyckor och hot- eller risksituationer med våld. Med Rafaela-programmet följs hur väl resurserna motsvarar de boendes vårdbehov. Där visar värdet för optimal vårdtyngd den arbetsbelastning som utgår från de boende och möjliggör uppföljning av denna. Utifrån Rafaela-resultaten görs en enhetsspecifik månadsrapport som görs tillgänglig för varje enhet. Dessutom skickas rapporten till översköterskan. Om det framkommer faktorer som kan påverkas internt, till exempel genom arbetsskiftsplanering, beaktas detta. Om situationen tydligt kräver överresursering, görs en framställan till den högre ledningen.
I enheten genomförs regelbundet riskbedömningar och självutvärderingar i enlighet med organisationens anvisningar. Risker bedöms dessutom i samband med planering och utvärdering av verksamheten samt vid ledningens genomgångar.
4.2 Riskhantering, behandling av missförhållanden och brister som framkommer i verksamheten
Egenkontrollen baserar sig på riskhantering där risker och eventuella missförhållanden i tjänst eller serviceprocess bedöms mångsidigt genom att undersöka klient- och patientsäkerheten och den tjänst som klienten/patienten får. Att identifiera riskerna som äventyrar klient- och patientsäkerheten är utgångspunkten för planen för egenkontroll och genomförandet av egenkontrollen. Utan att identifiera missförhållanden kan man inte förebygga riskerna i klient- och patientsäkerheten och systematiskt ingripa i missförhållanden. Välfärdsområdets personal bedömer kontinuerligt den egna verksamheten, hör klienter/patienter och gör observationer i frågor som gäller verksamheten, kvaliteten och klient-/patientsäkerheten samt beaktar klientresponsen när verksamheten utvecklas.
Program, planer och anvisningar som beskriver och stöder genomförandet av egenkontrollen och riskhanteringen i Österbottens välfärdsområde är bland annat:
Österbottens välfärdsområdesstrategi
Förvaltnings- och verksamhetsstadgan
Programmet för egenkontroll
Hur mår Österbotten
Handbok för egenkontroll och kvalitetshantering
Handbok för riskhantering
Allmänna delen i välfärdsområdets beredskapsplan, beredskapsplanerna för verksamhets- och resultatområden och resultatenheternas handlingskort för störningar
Enhetens säkerhetssida som innehåller säkerhetsplan, utredning om utrymningssäkerhet (24/7 enheterna) och handlingskort, säkerhetsinstruktioner
Informationssäkerhetsplan
Tillsynsplan
Delaktighetsplan
Anvisningar om personalens anmälningsskyldighet
Välfärdsområdets plan för läkemedelsbehandling, planer för läkemedelsbehandling för enskilda verksamhets- och arbetsenheter
LOVe-handbok
Etiska riktlinjer
Verksamhetsprogram för arbetarskyddet
Personal- och utbildningsplan
Introduktionsprogram (delarna 1–3)
Anvisningar om apparatsäkerhet
Anvisningar om hygien och förebyggande av infektioner
Anvisningar om begränsande åtgärder
Anvisning om identifiering av klient
Riskhanteringsprocessen administreras med hjälp av två olika program – HaiPro och Rafaela. Arbetssätten för hur den information som dessa genererar ska hanteras har fastställts.
HaiPro-rapportering görs vid händelser som drabbat kunder, tillbudssituationer samt interna arbetsolyckor och hot- eller risksituationer med våld.
Med Rafaela-programmet följs hur väl resurserna motsvarar de boendes vårdbehov. Där visar värdet för optimal vårdtyngd den arbetsbelastning som utgår från de boende och möjliggör uppföljning av denna.
- En enhetsspecifik månadsrapport upprättas och görs tillgänglig för respektive enhet
- Månadsrapporterna behandlas gemensamt av chefer och specialistsjukskötare
- Om det framkommer faktorer som kan påverkas internt, till exempel genom arbetsskiftsplanering, beaktas detta
- Om situationen tydligt kräver överresursering, görs en framställan till den högre ledningen
Identifierade risker behandlas i olika mötesforum, såsom sjukskötarmöten (läkemedelssäkerhet), möten för teamansvariga (allmänna risker relaterade till verksamheten) samt personalmöten. Protokoll förs vid mötena. Därutöver förs vid behov individuella samtal, om den identifierade risken är kopplad till en specifik persons agerande eller arbetssätt. Av samtalet görs en sammanfattning eller en handlingsplan.
Till avdelningens säkerhetsansvarigas uppgifter hör även att se till att avdelningen förblir en säker miljö både för klienterna, klienternas vård och som arbetsmiljö för personalen. Eventuella brister lyfts alternativt i mötet för säkerhetsansvariga, tas upp i den egna enhetens teammöte eller förs vidare till enhetschefen.
Väsentliga risker som tjänsteenheten/enheten identifierat och metoder som används för att hantera dem
Risk | Vilka metoder används för att hantera dem |
Fall hos klienter samt efterföljande lyft | Användning av hjälpmedel (lyftar, kunskap i kinestetik), förebyggande åtgärder (madrasslarm, bälte i rullstol, upphöjning av sänggrindar m.m.) |
Otillräcklig tillgång till behörig personal och försämrat välbefinnande i arbetet | Anpassning av kundantalet till tillgänglig personaltäthet Förstärkning av grundbemanningen Säkerställande av vikarieverksamhet Säkerställande av tillräcklig personal Stöd för personalens arbetsvälbefinnande och tidiga insatser Samarbete med företagshälsovård och arbetarskydd Regelbundna utvecklingssamtal Ordnande av tilläggsutbildningar Noggrann introduktion |
Försämrad patientsäkerhet | Höjning av kompetensen Uppföljning av vårdbemanning och säkerställande av tillräcklig personal Rekrytering av utbildad och introducerad personal Underhåll av lokaler och genomförda grundrenoveringar Anskaffning av tillräckliga och funktionsdugliga hjälpmedel
|
4.2.1 Tjänsteproducentens och personalens anmälningsskyldighet
Tjänsteproducenten har skyldighet att underrätta personalen om anmälningsskyldigheten (Tillsynslagen 741/2023, 30 §). Tjänsteproducenten ska underrätta personalen om anmälningsskyldigheten och frågor som hänför sig till den. Instruktioner om hur anmälningsskyldigheten verkställs ska inkluderas i tjänsteenhetens egenkontrollplan som avses i 27 §.
Anmälningsskyldigheten för välfärdsområdets personal och instruktionerna om anmälningsskyldigheten finns i intra.
Tjänsteproducentens och personalens anmälningsskyldighet (tillsynslagen 741/2023, 29 §)
Tjänsteproducenten ska trots sekretessbestämmelserna omedelbart underrätta Österbottens välfärdsområde/tjänsteanordnaren och tillsynsmyndigheten om sådana missförhållanden som framkommer i tjänsteproducentens egen eller dennes underleverantörs verksamhet och som i väsentlig grad äventyrar klient- och patientsäkerheten samt om händelser, skador eller tillbud där klient- och patientsäkerheten har äventyrats allvarligt och om andra sådana brister som tjänsteproducenten inte har förmått eller inte förmår åtgärda genom egenkontroll.
En person som ingår i välfärdsområdets/tjänsteproducentens personal eller arbetar med motsvarande uppgifter i ett uppdragsförhållande eller som underleverantör ska trots sekretessbestämmelserna utan dröjsmål underrätta ansvarspersonen för tjänsteenheten eller någon annan person som ansvarar för övervakningen av verksamheten, om hen i sina uppgifter upptäcker eller får kännedom om ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande vid tillhandahållandet av socialvård eller hälso- och sjukvård för klienten eller patienten eller upptäcker eller får kännedom om en lagstridighet av annat slag. Den som tagit emot anmälan ska underrätta tjänsteanordnaren eller tjänsteproducenten om saken. Tjänsteanordnaren, tjänsteproducenten och ansvarspersonen ska vidta åtgärder för att avhjälpa missförhållandet eller den uppenbara risken för ett missförhållande eller lagstridigheten av annat slag. Anmälan kan göras trots sekretessbestämmelserna.
Den som tagit emot anmälan ska anmäla och den som gjort anmälan kan trots sekretessbestämmelserna underrätta tillsynsmyndigheten om saken, om missförhållandet eller den uppenbara risken för ett missförhållande eller lagstridigheten av annat slag inte avhjälps utan dröjsmål. Tillsynsmyndigheten kan besluta om åtgärder på det sätt som föreskrivs i 38 § (741/2023) eller meddela ett föreläggande enligt 39 § för att undanröja missförhållandet. Den som gjort anmälan får inte bli föremål för negativa motåtgärder till följd av anmälan.
Elektroniska anmälningssystem som personalen har tillgång till är:
- HaiPro-systemet (klient- och patientsäkerhetsanmälan, arbetssäkerhetsanmälan, dataskydds-/personuppgiftsanmälan)
- SPro-systemet (anmälan om observerade missförhållanden eller risker för missförhållanden i verkställandet i socialvården).
På anmälningar gjorda i ovan nämnda system verkställs bedömning av risker och i dem dokumenteras utvecklande/korrigerande åtgärder för att undanröja/minska riskerna.
I övriga lagar stiftade anmälningsskyldigheter som gäller personalen.
Barnskyddsanmälan och anmälan om misstanke om brott mot barn (417/2007, 25 §, 12.2.2010/88)
Arbetstagare som uppges i barnskyddslagen (25 §) har skyldighet att göra barnskyddsanmälan om de i sitt arbete har fått veta om ett barn vars behov av vård och omsorg, förhållanden som äventyrar utvecklingen eller eget beteende kräver utredning av eventuellt behov av barnskydd. Närmare anvisningar om hur du gör barnskyddsanmälan och anmälan om brott som riktas mot barnet finns på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Barnskyddsanmälan.
Anmälan om behov av socialvård (socialvårdslagen 1301/2014, 35 §)
Om en sådan yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården som avses i lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994), eller annan person som nämns i 35 § i socialvårdslagen, i sitt arbete har fått kännedom om en person vars behov av socialvård är uppenbart, ska hen styra personen till att söka socialtjänsten eller om personen samtycker till det kontakta den myndighet som ansvarar för välfärdsområdets socialvård, så att stödbehovet kan bedömas. Om samtycke inte kan fås och personen är uppenbart oförmögen att svara för sin omsorg, hälsa eller säkerhet, eller om ett barns bästa absolut kräver det, ska yrkespersonen utan dröjsmål göra en anmälan om behovet av socialvård trots sekretessbestämmelserna. Anvisning och anmälningsblankett för bedömning av stödbehov hos person som kommit till socialvården finns på välfärdsområdets webbsidor: https://osterbottensvalfard.fi/vara-tjanster/socialvardstjanster/socialvardstjanster-for-seniorer/socialarbete-for-aldre/
Om välfärdsområdets personal/myndigheter i samband med sin tjänsteförrättning upptäcker eller annars får kännedom om uppenbar brandrisk eller annan risk för olyckor i en byggnad, en bostad eller något annat objekt ska de oberoende av eventuella sekretessbestämmelser underrätta välfärdsområdets räddningsmyndighet om saken (42 §). Anvisningar om hur du gör anmälan och länk till elektronisk anmälningsblankett finns på webbsidorna för räddningsverket i Österbottens välfärdsområde: Anmälningar till räddningsverket.
Anmälan om farliga situationer förknippade med produkter (lag om medicintekniska produkter 719/2021, 35 §)
Om farliga situationer som skett inom social- och hälsovårdsbranschen och som är förknippade med medicintekniska produkter och som har lett eller kunde ha lett till att patients, användares eller annan persons hälsa äventyrats ska alltid skrivas en rapport om tillbud till Fimea (lag om medicintekniska produkter, 35 §). Tillbudsanmälan till Fimea ska göras utan dröjsmål och den kan göras direkt elektroniskt samtidigt med HaiPro-anmälan. När du anmäler ett tillbud direkt genom HaiPro sparas uppgifterna om tillbudet i det elektroniska systemet. Anvisningar om hur du gör anmälan i HaiPro-systemet finns i välfärdsområdets intra (produktsäkerhet).
Anmälan om säkerhetsöverträdelse (dataskyddsförordning, 679/2016, artikel 34)
Personalens handlingsdirektiv för anmälning av personuppgiftsincident till dokumentering finns i intra (anmälan om personuppgiftsincident). Säkerhetsöverträdelsen dokumenteras även i HaiPro-systemet (informationssäkerhet).
Anmälan av epidemier och allvarliga infektioner i samband med vård (HARVI)
Anvisningarna om hur du gör anmälan finns på THL:s webbsidor: Anmälan av andra epidemier och allvarliga vårdrelaterade infektioner (HARVI).
Anmälan om oegentligheter i organisationen (EU:s whistleblowing-direktiv, 2019/1937; Lagen om skydd för rapporterande personer 1171/2022)
I Österbottens välfärdsområde finns en intern etisk kanal för anmälning av oegentligheter och olämplig verksamhet i organisationen. Anvisningarna om hur du gör anmälan och länk till anmälningskanalen finns i välfärdsområdets intra (etisk anmälningskanal).
I hanteringen av situationer med tillbud och avvikelser ingår att de dokumenteras, analyseras och rapporteras. Tjänsteproducenten ansvarar för att information som erhållits i riskhanteringen utnyttjas i utvecklingsarbetet men det är arbetstagarnas skyldighet och ansvar att se till att ledningen får informationen. Till hanteringen av incidenter hör också att man resonerar igenom dem med arbetstagarna, klienten och vid behov anhöriga. Om det sker en allvarlig incident med följder som ska ersättas underrättas klienten eller anhöriga om hur de ska ansöka om ersättning.
*1 Övriga lagar i vilka ingår lagstadgade anmälningsskyldigheter är bl.a.:
Fimeas föreskrift 1/2023: Yrkesmässiga användares rapportering om tillbud gällande medicinteknisk produkt Avvikelser som hänför sig till användning av strålning (859/2018,1034/2018, STUK S/2/2018) Biverkningar av läkemedel och vaccinationer (Fimeas rekommendation) Fimeas anvisning 1/2017, Anmälning av biverkningar av läkemedel Anmälning av produktfel och förfalskade läkemedel (Fimea 2/2019) Biverkningar av blodprodukter och tillbud (197/2005) Infektioner i samband med vård (1227/2016) Avvikelser vid användning av elanläggningar (1135/2016, 47 §) Avvikelser vid användning av tryckkärl (1144/2016) Lag om smittsamma sjukdomar (1227/2016) Olycksfall i arbetet (44/2006) Arbetarskyddslagen (738/2002) Konsumentsäkerhetslagen (920/2011)
Läs mera:
Valvira. Anmälningsskyldigheter och rättigheter för yrkesperson inom social- och hälsovården: https://valvira.fi/sosiaali-ja-terveydenhuolto/ammattihenkilon-ilmoitusvelvollisuudet-ja-oikeudet
I socialvårdslagen (1301/2014) föreskrivs om arbetstagarens skyldighet (§§ 48–49) att anmäla ett missförhållande eller en risk för missförhållande som hen har observerat och som gäller genomförandet av klientens socialvård. För hur anmälningsskyldigheten ska fullgöras ska det utarbetas anvisningar för verksamhetsenheten, och dessa utgör en del av egenkontrollplanen. I lagen betonas att den som gjort en anmälan inte får utsättas för negativa motåtgärder till följd av anmälan.
Inom Österbottens välfärdsområde har man kommit överens om en process för anmälan av observerade missförhållanden eller risker för missförhållanden som gäller genomförandet av klientens socialvård. Anmälan om missförhållanden inom socialvården (SPro) görs via intranätet genom HaiPro-startsidan. Blanketten för anmälan om missförhållanden finns även tillgänglig på Österbottens välfärdsområdes webbplats (Intra). Anmälan skickas till en socialarbetare som ansvarar för handläggningen av anmälan och för nödvändiga åtgärder.
Den som tar emot anmälan ska inleda åtgärder för att undanröja missförhållandet eller risken för missförhållande, och om detta inte sker ska den som gjort anmälan underrätta regionförvaltningsverket. I enhetens egenkontroll har det fastställts hur korrigerande åtgärder kopplade till missförhållanden genomförs inom riskhanteringsprocessen. Om missförhållandet är av sådan art att det kan åtgärdas inom ramen för enhetens egenkontroll, tas det omedelbart upp till behandling där. Om missförhållandet däremot kräver åtgärder av den aktör som har organiseringsansvaret, överförs ansvaret för de korrigerande åtgärderna till behörig instans.
Varje medlem av personalen har anmälningsskyldighet gällande missförhållanden i verksamheten. Arbetstagare kan anmäla missförhållanden direkt till serviceenhetens chef eller serviceansvarig, per telefon, e-post eller via HaiPro- och SPro-anmälningar. Anmälan behandlas så snart som möjligt efter att den mottagits. Den som handlägger anmälan bedömer, utifrån anmälan och dess beskrivning, vilka åtgärder som är motiverade samt om en risk- eller skadlig händelse kan hanteras internt inom enheten eller om den behöver föras vidare till en högre instans, samt om serviceenhetens chef dessutom bör ta separat kontakt med klienten eller dennes närstående. Personalens kännedom om anmälningsskyldigheten grundar sig på att varje medarbetare har tagit del av egenkontrollplanen. Därutöver diskuteras vikten av anmälningsskyldigheten i samband med skadliga händelser och tillbud, med tanke på uppföljning och bedömning av klientsäkerheten samt utveckling av verksamheten.
4.2.2 Anmälningskanaler för klient/patient och extern tjänsteproducent
Klients, patients eller anhörigs anmälan om negativ händelse
Om fel, missförhållande eller tillbud skett i klients/patients eller anhörigs vård eller tjänst kan klienten/patienten göra anmälan om tillbud på elektronisk blankett på Österbottens välfärdsområdets webbsidor.
Anmälningsblanketten finns på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: https://osterbottensvalfard.fi/sa-har-fungerar-vi/ge-respons/
Extern tjänsteproducents/samarbetspartners anmälan om farlig händelse eller missförhållande
Österbottens välfärdsområdets samarbetspartners kan lämna extern tjänsteproducents/samarbetspartners anmälan om allvarlig händelse, missförhållande eller tillbud i välfärdsområdets verksamhet via en webblankett. Anmälningarna styrs till klient- och patientsäkerhetskoordinatorerna samt till kvalitetsdirektören varefter anmälningen behandlas tillsammans med ansvariga personer. Vid behov deltar även övervakningen i utredandet av den farliga händelsen eller missförhållandet.
Anmälningsblanketten finns på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: https://osterbottensvalfard.fi/sa-har-fungerar-vi/ge-respons/
Privat tjänsteproducents egenkontrollanmälan
Privat tjänsteproducent (producenter av köptjänster och servicesedelproducenter) ska lämna egenkontrollanmälan om farlig händelse i egen verksamhet på Österbottens välfärdsområdets webbsidor: Privata tjänsteproducentens egenkontrollanmälan
4.2.3 Behandling av farliga situationer, brister, missförhållanden och korrigerande åtgärder
För kvalitetsavvikelser, missförhållanden, tillbud samt skadliga händelser fastställs korrigerande åtgärder i syfte att förhindra att situationen upprepas i framtiden. Sådana åtgärder är bland annat att utreda orsakerna till händelserna och, utifrån detta, ändra arbetssätt till säkrare rutiner. Ärendet behandlas beroende på dess karaktär antingen mellan chefer, i möten för teamansvariga, i sjukskötarmöten, i möten för säkerhetsansvariga eller i personalmöten, där man även gemensamt informerar om eventuella förändringar i verksamheten. Vid behov utarbetas skriftliga anvisningar för de korrigerande åtgärderna. Dessa presenteras vid gemensamma möten och sparas i den gemensamma Teams-kanalen, där de är tillgängliga för personalen. I akuta verksamhetsrelaterade situationer tas anvisningar fram som distribueras till avdelningarna eller sätts upp på avdelningarnas anslagstavlor.
Allvarliga händelser, brister och missförhållanden beaktas regelbundet i den riskbedömning som genomförs inom enheten. I samband med detta, samt vid upprättandet av verksamhetsplanen, dokumenteras både korrigerande och förebyggande åtgärder.
”Never event” avser händelser som aldrig ska inträffa (klient eller patient drabbas av allvarlig skada eller avlider) och som kan förebyggas genom att följa säkerhetsrekommendationer och anvisningar. Om indikatorer visar på en allvarlig säkerhetsavvikelse ska organisationen omedelbart inleda korrigerande och förebyggande åtgärder. En allvarlig riskhändelse rapporteras alltid i HaiPro-systemet för rapportering av riskhändelser. Allvarliga riskhändelser utreds grundligt, och som följd av utredningen ska skyddsåtgärder byggas upp för att förhindra att motsvarande händelse inträffar igen. Centret för klient- och patientsäkerhet har publicerat nationella indikatorer för ”never event”-händelser, och i HaiPro-blanketten ska rutan ”never event” markeras om någon av indikatorerna uppfylls. Mer detaljerad information om allvarliga risker, ”never event”-situationer samt indikatorer för den så kallade heta linjen finns i Österbottens välfärdsområdes intranät samt i enhetens Teams-kanal.
Inom enheten är det viktigt med låg tröskel för samtal och att upprätthålla en trygg samtalskultur. Det är viktigt att personalen upplever det som enkelt att ta upp och berätta, både för sina arbetskamrater och för serviceenhetens chef eller serviceansvarig, även om allvarliga risk- och skadetillbud. Händelsen behandlas med den allvarlighetsgrad den kräver, men i situationerna söker man inte en skyldig, utan lösningar, arbetssätt och utvecklingsförslag för att förebygga att liknande situationer upprepas.
Korrigerande åtgärder dokumenteras i enhetens utvecklingsplan för egenkontroll.
Utvecklingsplan för egenkontroll
Brister i tjänsternas kvalitet samt i klient- och patientsäkerheten som har identifierats i uppföljningen av serviceenhetens/enhetens egenkontroll, liksom framkomna utvecklingsbehov, samt tillhörande korrigerande åtgärder dokumenteras i utvecklingsplanen för egenkontroll. I planen anges även vem som ansvarar för respektive utvecklingsåtgärd samt inom vilken tidsram åtgärden ska genomföras. Utvecklingsplanen finns som bilaga 1 till egenkontrollplanen.
4.3 Köptjänster och underleverans
Välfärdsområdena ska på grundval av sitt organiseringsansvar fortlöpande styra och övervaka de privata tjänsteproducenterna och deras underleverantörer när tjänster produceras (tillsynslag 741/2023, 24 §, lag om välfärdsområden 611/2021, 10 §). Som ordnare och beställare av tjänst säkerställer Österbottens välfärdsområde i konkurrensutsättningsskedet innehållet i, kvaliteten på samt klient- och patientsäkerheten i tjänster som produceras som underleverans/köptjänst eller i servicesedelproducenternas godkännandeprocess eller i tjänster som skaffas som direktupphandling när avtal ingås. Beställaren svarar för att kontrollera att tjänsteproducenten uppfyller kraven enligt beställaransvarslagen samt uppfyller kraven på innehåll, kvalitet och klientsäkerhet.
Tjänsteinnehavare som ansvarar för avtalet följer och övervakar att tjänsteproducenten följer avtalet och uppfyller sitt tjänstelöfte och att man utan dröjsmål reagerar på respons som erhållits av klienterna och personalen på det sätt som responsen kräver. Även förfaranden för att säkerställa säkerhetskunnandet och uppföljningen av verkställandet är en del av den egenkontroll beställaren genomför. Anvisningar om avtalshantering, upphandlingar och reklamationer finns i välfärdsområdets intra.
En del av enhetens tjänster genomförs som köpta tjänster från externa serviceproducenter utanför välfärdsområdet. De externa serviceproducenter som används inom enheten är Alerte, AXIA, Eco-Wash, Lindström och 9Solutions. Inom välfärdsområdet har en servicechef utsetts som ansvarar för upprätthållandet av avtalen samt för eventuella ändringar i dem.
På enhetsnivå säkerställer vi ett smidigt samarbete med serviceproducenterna. Identifierade brister åtgärdas så snabbt som möjligt och verksamheten utvecklas för att bättre motsvara de praktiska behoven. Regelbunden kontakt via telefon och e-post, samt genom gemensamma möten och andra kommunikationskanaler, är viktig för att säkerställa en välfungerande verksamhet.
4.4 Beredskaps- och kontinuitetshantering
Österbottens välfärdsområde beaktar i sin riskhantering skyldigheter som gäller beredskapen och kontinuiteten i tjänsterna både i egen verksamhet och när välfärdsområdet skaffar tjänster av en annan tjänsteproducent. Som en del av kontinuitetshanteringen säkerställs klient- och patientsäkerheten även i eventuella störningssituationer och undantagsförhållanden (Statsrådets förordning om välfärdsområdenas beredskap för störningssituationer inom social- och hälsovården 308/2023; räddningslag 379/2011; beredskapslag 1552/2011).
I fråga om välfärdsområdets tjänsteproduktion ansvarar verksamhetsområdesdirektörerna för beredskapen och planeringen av beredskapen (Förvaltningsstadgan, § 104). Uppgiften för personerna som ansvarar för resultatområdena är att utveckla viktiga processer inom sitt ansvarsområde tillsammans med verksamhetsområdesdirektören och resursdirektörerna (Förvaltningsstadgan § 43). Hit hör också beredskap och planering av beredskap varför ansvarig för resultatområdet handledd av verksamhetsområdesdirektören och resursdirektören ansvarar för att producera beredskapsplan för sitt resultatområde. Verksamhetsområdena kan ändå överföra befogenheten som ålagts dem vidare till underställda aktörer. Det här gäller även uppgifter förknippade med beredskap men med förutsättningen att de som fått dessa uppgifter och/eller denna befogenhet inte kan överföra dem vidare.
Genom beredskapsplanering och utgående från riksomfattande och regional riskbedömning samt från välfärdsområdets riskbedömning skapas en hanteringsmodell för störningssituationer genom vilken man säkerställer ledningssystemet och strategimodellen för att säkerställa kontinuiteten i tjänsterna. Välfärdsområdets beredskapsplan består av en allmän del, beredskapsplaner för verksamhets- och resultatområden samt av tilläggsplaner som bland annat katastrofplan, pandemiplan, beredskapsplan för jodtabletter vid strålningsolyckor och nedfall samt evakueringsplan för flyttning av befolkning i en region. Resultatenheternas säkerhetsplaner och handlingskort för störningssituationer kompletterar planeringen av beredskapen.
I välfärdsområdet utarbetar varje enhet egen säkerhetssida. Säkerhetssidan innehåller enhetens säkerhetsplan, utredning om utrymningssäkerhet (de enheter som har lagstadgad skyldighet till det), räddningsplan för fastigheten (fastighetsägaren utarbetar), handlingskort och andra säkerhetsanvisningar som behövs i enheten. Särskild räddningsplan finns inte i enheterna. Uppgifterna på säkerhetssidan uppdateras alltid när ändringar sker i verksamheten/utrymmena.
Välfärdsområdets arbetstagare deltar minst vart 5. år i en utbildningsdag om säkerhet. Alla i enheten deltar varje år i säkerhetspromenaden som enhetens chef och kvalitets- och säkerhetspersoner ansvarar för.
Samarbetet med andra myndigheter och aktörer som ansvarar för säkerheten genomförs genom regelbundna inspektions- och tillsynsbesök som leds av organisationen. Österbottens välfärdsområde har utarbetat skriftliga anvisningar samt webbaserat utbildningsmaterial om beredskapsplaner och beredskap för olika typer av undantagssituationer. Dessa finns i enhetens räddningsplan och kommer även att publiceras på enhetens säkerhetssidor (TURSI). Övergripande beskrivningar av helheten finns i den allmänna delen av beredskapsplanen.
De externa serviceproducenterna har förberett sig för risker som kan beröra deras egen verksamhet, och dessa frågor diskuteras regelbundet mellan enheten och serviceproducenterna. Undantagssituationer rapporteras omedelbart till enheten, och kommunikationen samt samarbetet mellan olika aktörer fungerar sömlöst. Störningar i mat- och vattendistributionen har man förberett sig för i samarbete med Alerte, som har egna handlingsanvisningar för sådana situationer. Enheten har även ett mindre lager av flaskvatten för eventuella störningar i vattenförsörjningen.
För avvikelser i personalstyrkan har enheten utarbetat en modell för belastningssituationer, som möjliggör planering av verksamheten vid större variationer i personalantalet. Denna verksamhetsmodell finns tillgänglig på enhetens Teams-kanal.
För störningar i de elektroniska informationssystemen finns beredskap genom att avdelningarna har utskrivna läkemedelslistor för klienterna, så att den viktiga läkemedelsbehandlingen inte äventyras om patientdatasystemet skulle vara ur funktion. Dokumentationen sker manuellt under sådana situationer, och den dokumenterade informationen förs in i patientdatasystemet så snart systemet åter är i drift.
Om behovet av hälso- och sjukvårdstjänster för klienterna plötsligt ökar, bedöms situationen i multiprofessionellt samarbete tillsammans med enhetens ansvariga läkare, koordinerande servicechef och överskötare. Detta gäller till exempel vid pandemi- och epidemisituationer. Vid en plötslig men kortvarig ökning av vårdbehovet finns möjlighet att ta in fler medarbetare för att säkerställa den vård som klienterna behöver.
Vid brandövningar testas brandlarmsystemet i enheten en gång per månad av fastighetsskötaren. Under dessa tester agerar personalen som vid en verklig brandsituation genom att lokalisera branden och ta sig till brandplatsen med första släckutrustning. Därutöver har personalen eget ansvar för att delta i första hjälpen-utbildningar och organisationens säkerhetsdag. Enhetens säkerhetsansvariga arrangerar säkerhetsrundor för den egna personalen.
Enhetens säkerhetsplan och utredning om utrymningssäkerhet uppdateras årligen. Under år 2024 förs dessa in i webbplattformen Laatuportti, där enhetens säkerhetssidor (TURSI) skapas.
Under undantagsförhållanden strävar man efter att fortsätta verksamheten så normalt som möjligt och på ett sätt som i minsta möjliga mån påverkar klienterna. Kontinuiteten i säkerheten säkerställs genom aktiv och öppen information till personalen, samt genom att de upprätthåller sin kompetens genom att ta del av egenkontrollplanen, delta i erbjudna utbildningar och bekanta sig med annat nödvändigt säkerhetsrelaterat material. Efter eventuella undantagssituationer som inträffar för första gången gås händelserna igenom, och tillsammans med samarbetsparter utarbetas handlingsanvisningar för att förebygga att liknande situationer upprepas.
Namnet på personen som ansvarar för tjänsteenhetens beredskaps- och kontinuitetshantering och beredskaps- och kontinuitetsplan
Milla Stenberg, servicenhetschef, tel. 040 8051514
5. UPPFÖLJNING AV EGENKONTROLL OCH RAPPORTERING
5.1 Uppföljning av kvalitet, riskhantering och rapportering
Om risker i välfärdsområdets verksamhet och egenkontroll rapporteras regelbundet till välfärdsområdets ledningsgrupper samt till sektionen för intern kontroll och riskhantering och styrelsen.
I enlighet med riskhanteringspolitiken ska man ingripa i identifierade risker med olika metoder i riskhanteringen. Även när beslut fattas ska man beakta de risker som lyfts fram i förhandsbedömningen av effekterna och aktivt följa hur riskerna utvecklas.
Kvaliteten och säkerheten i tjänsterna följs upp och rapporteras genom HaiPro- och SPro-anmälningar, enhetens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, ledningens genomgång, riskbedömningar och självutvärdering, Institutet för hälsa och välfärds uppföljning av läget inom äldreomsorgen, kundrespons och personalenkäter.
Enligt lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021) ska välfärdsområdet och den privata serviceproducenten upprätta ett egenkontrollprogram för de uppgifter och tjänster som hör till deras ansvar. I programmet ska definieras hur efterlevnaden av de skyldigheter som avses i 1 mom. organiseras och genomförs som helhet. I egenkontrollprogrammet ska det anges hur genomförandet, säkerheten, kvaliteten och likvärdigheten i social- och hälsovårdstjänsterna följs upp samt hur upptäckta brister åtgärdas. Som en del av egenkontrollprogrammet ingår de egenkontrollplaner och patientsäkerhetsplaner som föreskrivs särskilt i lag.
Egenkontrollprogrammet samt de iakttagelser som baserar sig på uppföljningen av hur programmet genomförs och de åtgärder som vidtas utifrån dessa ska publiceras i ett offentligt datanät samt på andra sätt som främjar offentligheten.
5.2 Uppföljning och rapportering av hur egenkontroll genomförs
Ansvariga personen i tjänsteenheten/enheten och hens personal har skyldighet att handla i enlighet med egenkontrollplanen och aktivt följa hur planen genomförs. Det handlar om att kontinuerligt och regelbundet kontrollera kvaliteten på tjänsterna som produceras och klient- och patientsäkerheten. Om brister upptäcks i verksamheten ska enheten vidta korrigerande åtgärder för att avhjälpa saken.
Tjänsteenheten (resultatområdet) utarbetar med fyra månaders intervaller (perioderna 1.1.-31.4, 1.5.-31.8, 1.9.-31.12) en uppföljningsrapport om hur planen för egenkontroll och egenkontrollen genomförs och korrigerande åtgärder som förutsätts i den. Uppföljningsrapporten publiceras på välfärdsområdets webbsidor: Egenkontroll samt i tjänsteenheten i samband med planen för egenkontroll.
Verksamhetsenheterna som hör till tjänsteenheten (dvs. ifrågavarande resultatområde) bedömer och följer hur egenkontrollen genomförs i enheten och utarbetar med fyra månaders intervaller en plan för utveckling av egenkontroll som uppdateras enligt i kontrollen upptäckta korrigerings- och utvecklingsbehov. Utvecklingsplanen finns som bilaga till egenkontrollplanen som verksamhetsenheten utarbetat.
Ansvarig för uppföljningen av egenkontrollen och genomförandet av egenkontrollplanen är serviceenhetens chef tillsammans med personalen. Välfärdsområdets kvalitet- och tillsynsenhet samt arbetarskyddsombudet är också en aktiv del av uppföljningen av enheternas egenkontroll.
Eventuella brister som upptäcks i samband med uppföljningen av egenkontrollen framkommer ofta via respons som kommer in genom olika kanaler eller vid de regelbundna inspektionsbesök som görs i enheten. Brister som upptäcks vid inspektionsbesöken registreras i enhetens kvalitetsportal, och en tidsram ges för att åtgärda dem. Serviceenhetens chef kvitterar när bristerna är åtgärdade.
BILAGOR
Bilaga 1. Utvecklingsplan för egenkontroll
På verksamhets- och resultatsenhetsnivå görs uppföljning och bedömning av genomförandet av egenkontroll utgående från utvecklingsplanen för egenkontroll.
Planen uppdateras minst med fyra månaders intervaller (1.1–31.4, 1.5–31.8 ja 1.9–31.12) och alltid då behov av utveckling och korrigerande åtgärder framkommer.
Sammandrag av verksamhetsenhetens/resultatenhetens utvecklingsplan
Utvecklingsobjekt/ korrigerande åtgärd | Mål | Tidtabell/fördelning av ansvar/läge |
Uppdatering av introduktionsprogrammet | Målet är att uppdatera enhetens introduktionsprogram så den motsvarar verksamheten och blir tydligare | Hösten 2024/enhetschefen/färdig |
Säkerställandet av patientsäkerheten | Säkerställandet av tillräcklig personalmängd Hantering av vikariesituationer Utbildad och introducerad personal | Fortlöpande |
Säkerställandet av grundbemanning | Tillsättning av tomma vakanser Åtgärdande av personalbrist som beror på deltidsprocent
| Hösten 2024/fortlöpande/pågående |
Bilaga 2. Uppföljningsrapport om genomförandet av egenkontroll
Tjänsteenhetens (resultatområdets) uppföljningsrapport om iakttagelser om genomförandet av egenkontrollen och åtgärder som vidtas på grund av dem.
Rapportering med fyra månaders intervaller (1.1–31.4, 1.5–31.8 ja 1.9–31.12).
Rapporten skrivs på organisationens enhetliga rapportunderlag (särskilt underlag) och publiceras på välfärdsområdets webbsidor.
Bilaga 3. Anvisningar och andra planer som stöder egenkontroll
Lista över tjänsteenhetens/enhetens egna anvisningar och planer som stöder egenkontrollen, till exempel planen för läkemedelsbehandling.
|
|
|