Välfärdsområdesfullmäktige
Protokoll 04.09.2023/Paragraf 56

Godkännande av beslut om upphandling av ny systemhelhet för klient- och patientdata (ASPO)

Välfärdsområdesstyrelse 19.06.2023 § 183

Beredare 

Tiira Kimmo

Haglund Pia

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

1. Bakgrund

Österbottens välfärdsområde omfattar 14 kommuners social- och hälsovård, specialiserade sjukvård, specialomsorger och räddningstjänster.

I välfärdsområdet använder man för närvarande sex olika klient- och patientdatasystem i varierande omfattning och i olika systemversioner. Klient- och patientdatasystemet är ett av de viktigaste verktygen för de yrkesutbildade personerna inom social- och hälsovården. I och med att de nuvarande systemen är så pass splittrade är det svårt att förenhetliga verksamheten, informationshanteringen, rapporteringen, ledningen och de gemensamma tillvägagångssätten. Det splittrade systemfältet är varken kostnadseffektivt eller tekniskt lätt att hantera. Med tanke på de yrkesutbildade personerna inom social- och hälsovården ställer den rådande situationen till utmaningar eftersom de uppgifter som de behöver i sitt arbete nu finns i flera olika datasystem. I och med de splittrade datasystemen är det svårt att skapa sig en helhetsbild av kundens/patientens situation. Samtidigt som de splittrade systemen gör det svårare att erbjuda befolkningen i Österbotten en samlad servicehelhet. Ett enhetligt system skulle göra det lättare att utveckla den service som tillhandahålls för befolkningen.

De tjänster som hänför sig till klient- och patientdatasystemen i Österbotten tillhandahålls av 2M-IT Ab, och de avtal som hänför sig till dem överfördes till bolaget i samband med en överlåtelse av rörelse. I de upphandlingar som genomförs i anslutning till klient- och patientdatasystemen fungerar 2M-IT Ab som upphandlande enhet.

Vid sitt sammanträde 6.6.2022/§ 60 beslutade välfärdsområdesstyrelsen att konkurrensutsättningen av klient- och patientdatasystemet ska påbörjas i samarbete med 2M-IT.

2. Målet med upphandlingen

Det strategiska målet för den förändring som eftersträvas är att utveckla gemensamma tvåspråkiga service- och vårdprocesser tillsammans med de regionala aktörerna inom den specialiserade sjukvården, primärvården, socialvården genom att tillgodogöra sig av det gemensamma klient- och patientdatasystem som nu ska upphandlas.

Målet är att förenhetliga de regionala tillvägagångssätten inom social- och hälsovården, skapa kundorienterade tjänster och en betydligt effektivare verksamhet genom digitalisering.

I och med förändringen kan den regionala verksamheten analyseras och uppföljas bättre, vilket igen effektiverar den regionala ledningen av serviceproduktionen.

3. Delaktighet

I anslutning till upphandlingen genomförde man en separat, omfattande intressentanalys i Österbotten.  I samband med intressentanalysen kunde man identifiera både interna och externa intressentgrupper. För ifrågavarande interna och externa intressentgrupper utarbetades en delaktighetsplan för de olika faserna av projektet. 

I delaktighetsplanen beskriver man hur olika intressentgrupper ska beredas möjlighet att delta i de olika faserna av projektet. Intressentanalysen och delaktighetsplanen kommer att kompletteras och preciseras i de olika faserna av projektet.

Utöver att involvera personalen tillsatte man även en parlamentarisk grupp bestående av välfärdsområdets fullmäktigeledamöter till stöd för upphandlingsprocessen. Det stöd som den parlamentariska styrgruppen bidragit med under upphandlingsprocessen har upplevts som behövligt, varför det föreslås att samma styrgrupp ska fortsätta sin verksamhet även under leveransprojektet.

Under upphandlingsfasen fick personalen i omfattande utsträckning delta i verkstäder där syftet var att ställa upp verksamhetsrelaterade och icke-verksamhetsrelaterade krav. Därutöver intervjuade man nyckelpersoner och gav närchefer en möjlighet att besvara på enkäter. Utöver dessa inbjöd man även nyckelpersoner från 29 olika specialiteter till förhandlingarna. I planeringen av de användarberättelser som hänförde sig till produktjämförelserna deltog 58 yrkespersoner, medan 140 yrkespersoner deltog i själva produktjämförelsen, varav 9 var medlemmar i klientrådet.

4. Resultatet av konkurrensutsättningen

Upphandlingen av det nya klient- och patientdatasystemet genomfördes i form av en konkurrenspräglad dialog.  Följande tre leverantörer deltog i konkurrensutsättningen: CGI Suomi Ab, Mediconsult Ab och TietoEvry Finland Ab. Anbudsgivarna utvärderades med hjälp av sju delområden som poängsattes. Konkurrensutsättningen vanns av TietoEvry Finland Ab som placerade sig bäst i sex av de sju delområdena och nästbäst i det sjunde delområdet.

Hundrafyrtio yrkespersoner i Österbottens välfärdsområde medverkade i beslutet av leverantör genom att delta i jämförelserna av de olika delområdena.  På basis av de fall som användes i produktjämförelserna valde Österbottens välfärdsområdes yrkespersoner TietoEvry:s system Lifecare till bästa system.

I och med resultatet av konkurrensutsättningen kommer Österbottens välfärdsområde att få ett tvåspråkigt system där yrkespersonernas användargränssnitt samt kundernas och patienternas e-servicekanaler fungerar både på svenska och finska.

5. Uppskattade kostnader

Den ursprungliga kostnadsberäkningen för projektet baserade sig på kostnadsanalyser av de omfattande systemkonkurrensutsättningar som genomförts under de senaste åren. Upphandlingen av det gemensamma klient- och patientdatasystemet uppskattades kosta ca 20-30 M€, beroende på omfattningen av den systemhelhet som upphandlas.

Investeringskostnaderna för upphandlingen omfattar upphandlingsprocessen, förverkligandet av de krav som ställs på klient- och patientdatasystemet, kostnaderna för ibruktagandet av systemet i de medverkande organisationerna och kostnaderna för de förändringar som måste göras i servicemiljön. Den preciserande uppskattningen av ovanstående investeringskostnader uppgår till 20,6 milj. euro.

Den preciserade uppskattningen inrymmer även de hittills realiserade kostnaderna för upphandlingen, vilka uppgår till totalt 4,5 milj. euro. Denna summa inrymmer de 3,1 milj. euro som användes under Aster-projektet för definieringen och planeringen av det regionala klient- och patientdatasystemet, samt de 1,4 milj. euro som användes under åren 2022–2023 i samband med upphandlingen (konkurrensutsättningen) av klient- och patientdatasystemet. De fortlöpande kostnaderna för klient- och patientdatasystemet uppskattas efter ibruktagandet uppgå till 8,9 milj. euro per år.

De slutgiltiga kostnaderna för upphandlingen kommer att bli mera precisa under avtalsförhandlingarna.

6. Upphandlingsrisker

Besvärstiden för beslutet av upphandlingen av det klient- och patientdatasystem som konkurrensutsatts av 2M-IT och som fungerat som upphandlande enhet löper ut den 16 juni 2023. Ett eventuellt besvär utgör en risk för både tidtabellen och kostnaderna.

Välfärdsområdesdirektör Kinnunen Marina

- föreslår, att välfärdsområdesstyrelsen ska föreslå, att fullmäktige godkänner att klient- och patientdatasystemshelheten upphandlas av 2M-IT Ab samt att klient- och patientdatasystemhelheten levereras av TietoEvry Finland Ab som vann konkurrensutsättningen.

- föreslår att välfärdsområdesstyrelsen ska föreslå att fullmäktige ger välfärdsområdesdirektören befogenhet att underteckna de leveransprojektavtal och avtal om fortlöpande tjänster som hänför sig till upphandlingen.

- föreslår att välfärdsområdesstyrelsen ska föreslå till fullmäktige att den parlamentariska styrgruppen ska fortsätta i sitt uppdrag även under leveransprojektet.

Beslut:

Förslaget godkändes.
Antecknades till protokollet att IT-direktörerna Kimmo Tiira och Pia Haglund närvarande under ärendets behandling.

Välfärdsområdesfullmäktige 04.09.2023 § 56

809/02.08.00/2023    

Beredare Haglund Pia

Tiira Kimmo

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

Styrelsen

Beslut:

Förslaget godkändes.
Antecknades till protokollet att IT-direktör var närvarande vid ärendets behandling för att redogöra för upphandlingen.