Sektionen för intern kontroll och riskhantering
Protokoll 07.12.2023/Paragraf 39

Sektionens möten år 2024

Sektionen för intern kontroll och riskhantering 07.12.2023 § 39

1587/00.02.03/2023    

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

I enlighet med välfärdsområdets förvaltningsstadga § 149 beslutar ett organ om tid och plats för sina sammanträden.

Ett sammanträde hålls också när organets ordförande anser det vara påkallat eller om en majoritet av ledamöterna i organet gör en framställning till ordföranden om att ett sammanträde ska hållas för behandling av ett angivet ärende. Ordföranden bestämmer då när sammanträdet hålls. Ordföranden kan av grundad anledning ställa in ett sammanträde.

Kallelsen till ett organs sammanträde utfärdas av ordföranden eller, om hen är förhindrad, av vice ordföranden. Möteskallelsen upprättas på svenska och finska. I kallelsen ska man ange tid och plats för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas. Föredragningslistan upprättas på svenska och finska. Också bilagor upprättas i den mån det är möjligt på svenska och finska. Kallelsen, föredragningslistan, bilagorna och kompletterande material sänds elektroniskt.

Kallelsen till sammanträde ska sändas om möjligt minst 4 dagar före sammanträdet. Kallelsen sänds till organets ledamöter och till övriga som har rätt att närvara eller närvaroplikt, på det sätt som organet beslutar. Organet beslutar hur föredragningslistan ska skickas till ersättarna.

Sektionen kan behandla ärenden vid ett ordinarie sammanträde där deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Alternativt kan sammanträdet hållas i en elektronisk miljö där deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Ett elektroniskt sammanträde kan hållas genom att alla eller en del av de närvarande deltar i sammanträdet via en elektronisk förbindelse. Det datasystem eller den videokonferensförbindelse som används ska möjliggöra att de som konstateras vara närvarande står i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor. Kravet uppfylls av att den som har ordet kan ses och höras av de övriga närvarande via videoförbindelsen under namnuppropet och under sina anföranden.

I enlighet med välfärdsområdets förvaltningsstadga § 155 har välfärdsområdesstyrelsens ordförande och välfärdsområdesdirektören rätt att närvara och yttra sig vid sektionens sammanträden. Sektionen beslutar om andra personers rätt att närvara och yttra sig vid sammanträdena.

Ett förslag till datum för sektionens sammanträden har uppgjort i samråd med ordföranden.

Förvaltningsdirektör Jakobsson-Pada Linda

Beslut:

Förslaget godkändes och förtydligades genom att särskild orsak för att delta i sammanträdet via elektronisk förbindelse godkänns av ordförande.