Välfärdsområdesfullmäktige
Protokoll 22.04.2024/Paragraf 20

Fastställande av redovisningsskyldiga för åren 2023 och 2024

Revisionsnämnden 12.02.2024  

Beredare Tammelin Margit

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 187 8110, fornamn.efternamn@ovph.fi

I 130 § av lagen om välfärdsområden (611/2021) bestäms om revisionsberättelsen och hur den ska behandlas. Revisorerna ska för varje räkenskapsperiod avge en berättelse till välfärdsområdesfullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen ska också innehålla ett uttalande om huruvida bokslutet kan godkännas och ansvarsfrihet beviljas ledamöterna i det granskade organet och de redovisningsskyldiga inom organets uppgiftsområde.

Om revisorn konstaterar att välfärdsområdets förvaltning och ekonomi har skötts i strid med lag eller fullmäktiges beslut och felet eller den skada som uppkommit inte är ringa, ska det i revisionsberättelsen riktas en anmärkning om saken mot den redovisningsskyldige. Anmärkningen kan inte riktas mot välfärdsområdesfullmäktige.

När en anmärkning framställts i revisionsberättelsen, ska revisionsnämnden inhämta en förklaring av den som anmärkningen gäller samt välfärdsområdesstyrelsens utlåtande. Välfärdsområdesfullmäktige fattar beslut om de åtgärder som revisionsnämndens beredning, revisionsberättelsen och anmärkningarna i den föranleder. När välfärdsområdesfullmäktige godkänner bokslutet ska fullmäktige besluta om beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. Efter beviljande av ansvarsfrihet kan inga civilrättsliga skadeståndsanspråk framställas längre. Däremot kan anspråk som grundar sig på brott framställas i en rättegång rörande tjänstebrott.

Enligt 22 § av lagen om välfärdsområden är det välfärdsområdesfullmäktige som utser de redovisningsskyldiga. Lagen kräver inte att de redovisningsskyldiga utses på förhand. För de redovisningsskyldiga och övriga ansvariga är det ändå tydligare om de vet vem utlåtandet om beviljande av ansvarsfrihet gäller.  I sista hand har ändå välfärdsområdets ansvariga revisor prövningsrätt i utnämnandet av redovisningsskyldiga. Fastställandet av redovisningsskyldiga uppdateras bland annat i samband med ändringar i organisations- eller förvaltningsstadgan.

Välfärdsområdesfullmäktige har 28.11.2022 § 94 godkänt Österbottens välfärdsområdes budget för år 2023 samt verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2024–2025. I nämnda budget har man föreslagit att de redovisningsskyldiga fastställs i samband med fastställandet av budgeten, om det inte föreskrivs något om detta någon annanstans. I budgeten är det styrelsen, välfärdsområdesdirektören och verksamhetsområdesdirektörerna som utsetts till redovisningsskyldiga.

Välfärdsområdesfullmäktige har 20.12.2023 § 93 godkänt Österbottens välfärdsområdes budget för år 2024, verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2025–2026 samt välfärdsområdesstyrelsens förslag om att styrelsen, direktören och verksamhetsområdesdirektörerna ska fungera som redovisningsskyldiga.

De redovisningsskyldiga som avses i lagen om välfärdsområden är medlemmarna i välfärdsområdesstyrelsen, nämnderna och dess sektioner samt uppgiftsområdenas ledande tjänsteinnehavare. Som ledande tjänsteinnehavare kan anses föredragande i organen samt tjänsteinnehavare som är ansvariga för en självständig uppgiftshelhet inom organets uppgiftsområde.

Enligt 125 § i lagen om välfärdsområden ska nämnden bereda de ärenden som gäller granskning av förvaltningen och ekonomin och som välfärdsområdesfullmäktige ska fatta beslut om. I och med att de förtroendevaldas och tjänsteinnehavarnas redovisningsskyldighet är nära förknippad med granskningen av förvaltningen och ekonomin är det motiverat att revisionsnämnden för välfärdsområdesfullmäktige bereder det beslut som hänför sig till fastställandet av redovisningsskyldiga. Nedanvarande förteckning över redovisningsskyldiga har upprättats utgående från Österbottens välfärdsområdes förvaltningsstadga som trädde i kraft 1.1.2023 och välfärdsområdets organisationsschema för åren 2023 och 2024.

Betraktat från ett ändamålsenlighetsperspektiv är det motiverat att revisionsnämnden ber välfärdsområdesstyrelsen att avge ett utlåtande om såväl fastställandet av redovisningsskyldiga som förteckningen över redovisningsskyldiga. Österbottens välfärdsområdes förvaltningsdirektör Linda Jakobsson-Pada, ekonomidirektör Lena Nystrand och ansvariga revisorn OFGR, GR Martin Slotte har kommenterat utkastet till förslaget före behandlingen i revisionsnämnden.

Revisionschef Tammelin Margit

Föreslår att revisionsnämnden ska
1. godkänna att nedan angivna ledamöter, föredragande och tjänsteinnehavare i organ fungerar som redovisningsskyldiga i Österbottens välfärdsområde under åren 2023 och 2024. Redovisningsskyldigheten gäller även ersättare i organ till den del som de deltar i sammanträden, ställföreträdande tjänsteinnehavare när de fungerar som ställföreträdande för redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare eller som ersättare för redovisningsskyldiga föredragande.
2. begära ett utlåtande av välfärdsområdesstyrelsen såväl om fastställandet av redovisningsskyldiga som om förslaget att nedan nämnda ledamöter, föredragande och tjänsteinnehavare i organ fungerar som redovisningsskyldiga i Österbottens välfärdsområde under åren 2023 och 2024. Redovisningsskyldigheten gäller även ersättare i organ till den del som de deltar i sammanträden, ställföreträdande tjänsteinnehavare när de fungerar som ställföreträdande för redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare eller som ersättare för redovisningsskyldiga föredragande.
3. besluta att protokollet till den del som det berör ifrågavarande paragraf justeras vid detta sammanträde.

Redovisningsskyldiga ledamöter, ersättare och föredragande i organ:
• Välfärdsområdesstyrelsen
• Individsektionen
• Personalsektionen
• Ägarstyrningssektionen
• Sektionen för intern kontroll och riskhantering
• Sektionen för räddningsväsendet
• Sektionen för främjande av välbefinnande och hälsa samt kontaktytor
• Revisionsnämnden
• Nationalspråksnämnden
• Välfärdsområdesvalnämnden

Redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare:
• Välfärdsområdesdirektören

• Sektorledningen
o Barn, unga och familjer, sektordirektören
o Personer i arbetsför ålder, sektordirektören
o Äldre personer, sektordirektören

• Resursledningen
o Chefsöverläkaren
o Chefsöverskötaren
o Socialdirektören
o Förvaltningsdirektören
o Räddningsdirektören

• Verksamhetsområdesledningen
o Förvaltningen, verksamhetsområdesdirektören
o Kund- och resursledningen, verksamhetsområdesdirektören
o Hem- och boendeservicen, verksamhetsområdesdirektören
o Psykosociala servicen, verksamhetsområdesdirektören
o Rehabiliteringen, verksamhetsområdesdirektören
o Rehabiliteringen, ledande läkaren (2023)
o Social-och hälsocentralen, verksamhetsområdesdirektören
o Sjukhusservicen, verksamhetsområdesdirektören
o Österbottens räddningsverk, räddningsdirektören
o Klient- och patientsäkerhetscentret, verksamhetsområdesdirektören

• Välfärdsområdesförvaltningens ledande tjänsteinnehavare
o Förvaltningsdirektören
o Strategi- och utvecklingsdirektören
o Kvalitetsdirektören
o Ekonomidirektören
o HR-direktören
o Kommunikationsdirektören
o Administrativa överläkaren

Beslut:

Beslöts enligt beslutsförslaget.

Välfärdsområdesstyrelse 19.02.2024 § 49

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 649 2883, fornamn.efternamn@ovph.fi

Revisionsnämnden har 12.2.2024 beslutat begära ett utlåtande av välfärdsområdesstyrelsen såväl om fastställandet av redovisningsskyldiga som om förslaget att de i revisionsnämndens beredning nämnda ledamöter, föredragande och tjänsteinnehavare i organ fungerar som redovisningsskyldiga i Österbottens välfärdsområde under åren 2023 och 2024. Redovisningsskyldigheten gäller även ersättare i organ till den del som de deltar i sammanträden, ställföreträdande tjänsteinnehavare när de fungerar som ställföreträdande för redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare eller som ersättare för redovisningsskyldiga föredragande.

I revisionsnämndens beredning framgår att områdesfullmäktige för åren 2023 och 2024 i samband med att budgeten och verksamhetsplanen godkänts har fastställt de redovisningsskyldiga enligt följande: områdesstyrelsen, välfärdsområdesdirektören och verksamhetsområdesdirektörerna. Dessa beslut baseras i första hand på det övergripande ansvar som styrelsen och välfärdsområdesdirektören har för verksamheten och ekonomin samt det budgetansvar som verksamhetsområdesdirektörerna har.

Revisionsnämndens förslag till redovisningsskyldiga är avsevärt mer omfattande än de beslut om redovisningsskyldiga som fullmäktige tagit för åren 2023 och 2024. De redovisningsskyldiga som avses i lagen om välfärdsområden är enligt revisionsnämndens förslag medlemmarna i välfärdsområdesstyrelsen, nämnderna och dess sektioner samt uppgiftsområdenas ledande tjänsteinnehavare. Som ledande tjänsteinnehavare kan anses föredragande i organen samt tjänsteinnehavare som är ansvariga för en självständig uppgiftshelhet inom organets uppgiftsområde.

I princip kan den utvidgade gruppen redovisningsskyldiga omfattas. Det som styrelsen ändå kan lyfta fram i sitt utlåtande till revisionsnämnden är, att verksamhetsåret 2023 redan är avslutat och bokslutet samt verksamhetsberättelsen är under beredning till styrelsens sammanträde i mars månad. När det gäller redovisningsskyldiga för verksamhetsåret 2023 vore det därför mer ändamålsenligt att de som av fullmäktiges utsetts som redovisningsskyldiga, dvs. områdesstyrelsen, välfärdsområdesdirektören och verksamhetsområdesdirektörerna kvarstår och att gruppen redovisningsskyldiga utvidgas först för verksamhetsåret 2024, som ännu pågår.

Som allmän kommentar kan ännu ges, att det för de redovisningsskyldiga är mer ändamålsenligt, att de utses i förhand, senast i samband med att budget och verksamhetsplanen godkänns av välfärdsområdesfullmäktige, än att de utses i efterhand, när ett verksamhetsår redan är avslutat.

Välfärdsområdesdirektör Kinnunen Marina

föreslår att områdesstyrelsen avger ovanstående beredning som sitt utlåtande om förslaget rörande fastställandet av redovisningsskyldiga till revisionsnämnden.

Beslut:

Förslaget godkändes.

Revisionsnämnden 18.03.2024 § 28

Beredare Tammelin Margit

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 187 8110, fornamn.efternamn@ovph.fi

Revisionsnämnden bad 12.2.2024 § 21 välfärdsområdesstyrelsen att avge ett utlåtande om såväl fastställandet av redovisningsskyldiga som förteckningen över redovisningsskyldiga. Välfärdsområdesstyrelsen behandlade fastställandet av redovisningsskyldiga och förteckningen över redovisningsskyldiga vid sitt sammanträde 19.2.2024 § 49. Enligt välfärdsområdesstyrelsens utlåtande kan revisionsnämndens förslag till redovisningsskyldiga, vilket är avsevärt mer omfattande än de beslut om redovisningsskyldiga som välfärdsområdesfullmäktige tagit för åren 2023 och 2024, i princip omfattas. När det gäller redovisningsskyldiga för verksamhetsåret 2023 vore det enligt välfärdsområdesstyrelsen mer ändamålsenligt att de som av fullmäktige utsetts som redovisningsskyldiga, dvs. välfärdsområdesstyrelsen, välfärdsområdesdirektören och verksamhetsområdesdirektörerna kvarstår och att gruppen redovisningsskyldiga utvidgas först för verksamhetsåret 2024. Motiveringen till ovanstående är att verksamhetsåret 2023 redan är avslutat och bokslutet samt verksamhetsberättelsen är under beredning till styrelsens sammanträde i mars månad. Verksamhetsår 2024 pågår fortfarande. Som allmän kommentar konstaterar välfärdsområdesstyrelsen ännu att det för de redovisningsskyldiga är mer ändamålsenligt, att de utses i förhand, senast i samband med att budgeten och verksamhetsplanen godkänns av välfärdsområdesfullmäktige, än att de utses i efterhand när ett verksamhetsår redan är avslutat.

Enligt 125 § i lagen om välfärdsområden ska nämnden bereda de ärenden som gäller granskning av förvaltningen och ekonomin och som välfärdsområdesfullmäktige ska fatta beslut om. I och med att de förtroendevaldas och tjänsteinnehavarnas redovisningsskyldighet är nära förknippad med granskningen av förvaltningen och ekonomin är det motiverat att revisionsnämnden för välfärdsområdesfullmäktige bereder det beslut som hänför sig till fastställandet av redovisningsskyldiga.

Enligt 22 § av lagen om välfärdsområden är det välfärdsområdesfullmäktige som utser de redovisningsskyldiga.

I sista hand har ändå välfärdsområdets ansvariga revisor prövningsrätt i utnämnandet av redovisningsskyldiga. Enligt § 130 i lagen om välfärdsområden ska revisorn för varje räkenskapsperiod avge en berättelse till välfärdsområdesfullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen ska också innehålla ett uttalande om huruvida bokslutet kan godkännas och ansvarsfrihet beviljas ledamöterna i det granskade organet och de redovisningsskyldiga inom organets uppgiftsområde. Om revisorn konstaterar att välfärdsområdets förvaltning och ekonomi har skötts i strid med lag eller fullmäktiges beslut och felet eller den skada som uppkommit inte är ringa, ska det i revisionsberättelsen riktas en anmärkning om saken mot den redovisningsskyldige.

Planen är att Österbottens välfärdsområdes ansvariga revisor OFGR, GR Martin Slotte överlämnar revisionsberättelsen för räkenskapsperioden 2023 till revisionsnämnden vid nämndens sammanträde 20.5.2024. Före revisionsnämndens behandling av förslagsutkastet 12.2.2024 § 21 hade den ansvariga revisorn möjlighet att kommentera förslaget, varvid han för egen del godkände fastställandet av redovisningsskyldiga och förteckningen över redovisningsskyldiga för åren 2023 ja 2024.

I 130 § i lagen om välfärdsområden fastställs att när välfärdsområdesfullmäktige godkänner bokslutet ska fullmäktige besluta om beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. Välfärdsområdesfullmäktige ska behandla bokslutet för år 2023 innan utgången av juni 2024.

Revisionschef Tammelin Margit

Föreslår att revisionsnämnden ska
1. anteckna välfärdsområdesstyrelsens utlåtande (19.2.2024, § 49) om fastställandet av redovisningsskyldiga och förteckningen över redovisningsskyldiga för kännedom
2. föreslå att välfärdsområdesfullmäktige godkänner att nedan angivna ledamöter, föredragande och tjänsteinnehavare i organ fungerar som redovisningsskyldiga i Österbottens välfärdsområde under åren 2023 och 2024. Redovisningsskyldigheten gäller även ersättare i organ till den del som de deltar i sammanträden, ställföreträdande tjänsteinnehavare när de fungerar som ställföreträdande för redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare eller som ersättare för redovisningsskyldiga föredragande
3. besluta att protokollet till den del som det berör ifrågavarande paragraf justeras vid detta sammanträde.

Redovisningsskyldiga ledamöter, ersättare och föredragande i organ:
• Välfärdsområdesstyrelsen
• Individsektionen
• Personalsektionen
• Ägarstyrningssektionen
• Sektionen för intern kontroll och riskhantering
• Sektionen för räddningsväsendet
• Sektionen för främjande av välbefinnande och hälsa samt kontaktytor
• Revisionsnämnden
• Nationalspråksnämnden
• Välfärdsområdesvalnämnden


Redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare:
• Välfärdsområdesdirektören

Sektorledningen
o Barn, unga och familjer, sektordirektören
o Personer i arbetsför ålder, sektordirektören
o Äldre personer, sektordirektören

Resursledningen
o Chefsöverläkaren
o Chefsöverskötaren
o Socialdirektören
o Förvaltningsdirektören
o Räddningsdirektören

Verksamhetsområdesledningen
o Förvaltningen, verksamhetsområdesdirektören
o Kund- och resursledningen, verksamhetsområdesdirektören
o Hem- och boendeservicen, verksamhetsområdesdirektören
o Psykosociala servicen, verksamhetsområdesdirektören
o Rehabiliteringen, verksamhetsområdesdirektören
o Rehabiliteringen, ledande läkaren (2023)
o Social-och hälsocentralen, verksamhetsområdesdirektören
o Sjukhusservicen, verksamhetsområdesdirektören
o Österbottens räddningsverk, räddningsdirektören
o Klient- och patientsäkerhetscentret, verksamhetsområdesdirektören

Välfärdsområdesförvaltningens ledande tjänsteinnehavare
o Förvaltningsdirektören
o Strategi- och utvecklingsdirektören
o Kvalitetsdirektören
o Ekonomidirektören
o HR-direktören
o Kommunikationsdirektören
o Administrativa överläkaren

Beslut:

Beslöts enligt förslag.

Välfärdsområdesfullmäktige 22.04.2024 § 20

787/00.03.00/2024    

Beredare Tammelin Margit

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 187 8110, fornamn.efternamn@ovph.fi

Revisionsnämnden

Beslut:

Förslaget godkändes.