Välfärdsområdesfullmäktige
Protokoll 30.09.2024/Paragraf 60

Svar på fullmäktigemotion om att internt tillsätta en intern Controllerfunktion, R. Bystedt

Välfärdsområdesstyrelse 17.06.2024 § 143

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Nystrand Lena

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

Fullmäktigeledamot Rainer Bystedt har 2.10.2023 lämnat en fullmäktigemotion om att internt tillsätta en intern Controllerfunktion. Den interna controllern skulle primärt bistå enheterna med Lean-arbetssättets möjligheter till effektivering och ekonomisk effektivitet samt bistå ekonomiavdelningen så att budgetdisciplinen verkställs i organisationen. Funktionens andra del skulle bestå i att bistå olika enheter med införande av åtgärder som effektiverar verksamheten både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.

Det finns idag olika funktioner inom välfärdsområdet som ansvarar för den interna kontrollen.

Välfärdsområdesstyrelsen har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen och riskhanteringen och har också godkänt anvisningar för den interna kontrollen och riskhanteringen (22.1.2024 § 11).

Välfärdsområdesstyrelsen har tillsatt sektionen för intern kontroll och riskhantering med uppgift att svara för att den interna kontrollen organiseras och samordnas på ett sätt som tryggar en laglig och resultatrik verksamhet i välfärdsområdet. Sektionen godkänner en årsplan för den interna revisionen, svarar för att riskhanteringen organiseras så att de väsentliga riskerna i välfärdsområdets verksamhet identifieras och beskrivs, utfärdar anvisningar om hur den interna kontrollen ska ordnas i praktiken och tar fram principer för den interna kontrollen för välfärdsområdesfullmäktige. Sektionen bereder årligen en beskrivning av den interna kontrollen och riskhanteringen för välfärdsområdesstyrelsen, vilken införs i verksamhetsberättelsen. Sektionen bereder också programmet för egenkontroll för styrelsen och fullmäktige. Förutom Österbottens välfärdsområde, så är det endast mellersta Finlands välfärdsområde som har en motsvarande sektion för inter kontroll under styrelsen.

Intern kontroll och riskhantering är en central del av välfärdsområdets lednings- och förvaltningssystem, beslutsfattande, planering och uppföljning av den strategiska och operativa verksamheten och ekonomin, reaktioner på avvikelser samt utvärdering av prestationer. Den interna kontrollen och riskhanteringen ska vara övergripande och tillämpas på all verksamhet på alla organisationsnivåer. Riskhanteringen ska sträcka sig till alla riskkategorier, både interna och externa.

De ledande tjänsteinnehavarna, resultatområdescheferna samt de övriga närcheferna har till uppgift att omsätta den interna kontrollen och riskhanteringen i praktiken inom det egna ansvarsområdet och rapportera om dem i enlighet med godkända anvisningar. I praktiken är den interna kontrollen och riskhanteringen ansluten närmast till den årliga budget- och bokslutsprocessen. Under budgetåret följer man i samband med delårsöversikterna upp att den interna kontrollen och riskhanteringen har varit resultatrik. I första hand är det alltid närchefens ansvar att följa upp verksamheten och rapportera om avvikelser till sin egen närchef.

Stödfunktioner för den interna kontrollen och interna revisionen

Inom verksamhetsområdet Förvaltning finns för närvarande en intern revisor, som är anställd inom resultatenheten allmänna förvaltningen och som rapporterar sina iakttagelser till den högsta operativa ledningen och vid behov till styrelsen. Denna objektiva utvärderings-, kontroll- och konsulteringsverksamhet stöder utvecklingen av organisationen samt måluppfyllelsen. Den interna revisionen är inriktad på hela organisationens interna kontroll, riskhantering samt lednings- och förvaltningsprocesser. Den interna revisionen styrs av internationella anvisningar i branschen, vilka omfattar bland annat etiska regler, yrkesstandarder och praktiska anvisningar.

Inom ekonomiförvaltningen finns sedan välfärdsområdets start Controllerverksamheten med en utnämnd controller per verksamhetsområde. Dessa bistår och stöder verksamhetsområdesdirektörerna och enheternas ansvarspersoner med skolning, information samt tar fram specialkalkyler, underlag och bakgrundsfakta för beslutsfattande. De deltar i ledningsgruppsarbetet för områdena och är centrala i budgetberedningen och i ekonomiska diskussioner av alla slag. De utgör en viktig länk mellan verksamheten och ekonomiförvaltningen och garanterar att ekonomiplaneringen sker på enahanda grunder och med samma principer i alla områden och att informationen går vidare i båda riktningar.

Man kan alltså konstatera att såväl controllerverksamheten som den interna kontrollen och internrevisionen uppfyller de behov som Bystedt lyfter upp i sin motion. Ledningen bedömer att det för närvarande inte finns behov av ytterligare funktioner för den interna kontrollen. Genom interna utbildningar stärker organisationen hela tiden ansvarspersonernas och närchefernas kunnande och förståelse av vikten av en fungerande intern kontroll och hur goda kontrollfunktioner leder till en mer ekonomisk effektivitet inom varje verksamhet.

Förvaltningsdirektör Jakobsson-Pada Linda

föreslår att välfärdsområdesstyrelsen besluter att ge ovanstående svar på fullmäktigemotionen som redogörelse till välfärdsområdesfullmäktige. Styrelsen föreslår för fullmäktige att motionen härmed är slutbehandlad.

Beslut:

Godkändes enligt beslutsförslaget.

Välfärdsområdesfullmäktige 30.09.2024 § 60

3130/00.02.00/2024    

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Nystrand Lena

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

Styrelsen

Beslut:

Förslaget godkändes.