Välfärdsområdesstyrelse
Protokoll 09.06.2025/Paragraf 113

Områdesstyrelsens sammanträdesförfarande

Välfärdsområdesstyrelse 09.06.2025 § 113

ÖVPH/3187/00.02.01/2025    

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 649 2883, fornamn.efternamn@ovph.fi

I enlighet med välfärdsområdets förvaltningsstadga § 148 beslutar ett organ om tid och plats för sina sammanträden.

Ett sammanträde hålls också när organets ordförande anser det vara påkallat eller om en majoritet av ledamöterna i organet gör en framställning till ordföranden om att ett sammanträde ska hållas för behandling av ett angivet ärende. Ordföranden bestämmer då när sammanträdet hålls. Ordföranden kan av grundad anledning ställa in ett sammanträde.

Kallelsen till ett organs sammanträde utfärdas av ordföranden eller, om hen är förhindrad, av vice ordföranden. Möteskallelsen upprättas på svenska och finska. I kallelsen ska man ange tid och plats för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas. Föredragningslistan upprättas på svenska och finska. Också bilagor upprättas i den mån det är möjligt på svenska och finska. Kallelsen, föredragningslistan, bilagorna och kompletterande material sänds elektroniskt.

Kallelsen till sammanträde ska sändas om möjligt minst 4 dagar före sammanträdet. Kallelsen sänds till organets ledamöter och till övriga som har rätt att närvara eller närvaroplikt, på det sätt som organet beslutar. Organet beslutar hur föredragningslistan ska skickas till ersättarna.

Organen kan behandla ärenden vid ett ordinarie sammanträde där deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Vid ett ordinarie sammanträde kan ett elektroniskt ärendehanterings- eller röstningssystem användas.

Alternativt kan sammanträdet hållas i en elektronisk miljö där deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Ett elektroniskt sammanträde kan hållas genom att alla eller en del av de närvarande deltar i sammanträdet via en elektronisk förbindelse. Det datasystem eller den videokonferensförbindelse som används ska möjliggöra att de som konstateras vara närvarande står i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor. Kravet uppfylls av att den som har ordet kan ses och höras av de övriga närvarande via videoförbindelsen under namnuppropet och under sina anföranden.

Rätt att närvara och yttra sig vid välfärdsområdesstyrelsens sammanträden har utöver styrelsens ledamöter och föredraganden enligt förvaltningsstadgan § 154 även:

-          välfärdsområdesfullmäktiges ordförande och vice ordförande enligt 26 § i lagen om välfärdsområden

-          nationalspråksnämndens ordförande enligt 33 § i lagen om välfärdsområden

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar om andra personers rätt att närvara och yttra sig vid sammanträdena.

Områdesstyrelsen har 5.5.2025 § 105 behandlat höstens sammanträdestider. Det är ändå skäl att nya styrelsen också fastställer dessa. För år 2025 föreslås följande mötesdatum för styrelsen till hösten:

- Möte 25.8.2025 kl. 9.00 – 14.00

- Möte 15.9.2025 kl. 9.00 – 14.00

- Möte 20.10.2025 kl. 9.00 – 14.00

- Möte 17.11.2025 kl. 9.00 – 14.00

- Möte 15.12.2025 kl. 9.00 – 14.00

Välfärdsområdesdirektör Kinnunen Marina

Beslut:

Förslaget godkändes med följande tillägg:

Styrelsen beslöt att hålla ett inledande seminarium 19-20.8.
Styrelsen godkände att förvaltningsdirektören fungerar som sekreterare vid styrelsens sammanträden.