Samkommunens styrelse
Protokoll 14.06.2022/Paragraf 117

Processen för verksamhetsförändringar

Samkommunens styrelse 14.06.2022 § 117

1521/00.01.01/2022    

Beredare Sjöström Pia-Maria

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 050 123 4567, pia-maria.sjostrom@ovph.fi

Bakgrund: Processen för planering av verksamhetsförändringar som påverkar servicenivån för välfärdsområdets invånare, personalens arbetsförhållanden eller har stora ekonomiska konsekvenser behöver vara tydlig, genomskinlig och jämlik i hela området. Ett förslag till processmodell för verksamhetsförändringar har därför utarbetats.

Behov av verksamhetsförändringar kan uppkomma p.g.a. behov hos befolkningen, strategin, kvalitet, personalstruktur, oändamålsenliga utrymmen eller ekonomiska orsaker.  Initiativ till förändringarna kan komma från den berörda enheten, verksamhetsområdesledningen, utvärderingen av befolkningens välmående, befolkningen, resursledning (personalanvändning), förtroendevalda, kommunernas representanter eller fastighetsansvariga.

Om möjligt planeras verksamhetsförändringarna i god tid, så att beslut om dem kan tas i samband med den årliga verksamhetsplanen och budgeten. Sektordirektörerna gör årligen en analys av befolkningens behov i rapporten ”hur mår Österbotten?” som presenteras under våren och ligger till grund för kommande planering och vid behov för uppdatering av servicestrategin. Planering av verksamhetsförändringar som görs 2022 behöver vara i linje med det kommande välfärdsområdets strategi och servicestrategi. Man behöver också beakta strategin för modellen med flera producenter, dvs om den egna produktionen önskas öka eller minska, samt strategin för det fysiska servicenätverket. Dessa dokument är ännu under beredning. Under året kan det uppstå brådskande behov av verksamhetsförändringar, men även de behöver planeras på ett strukturerat sätt och vara i linje med strategin.

Som delar i planeringen ingår konsekvensanalys på olika nivåer, kostnadsberäkningar, information och diskussion med personalens representanter och personalen på berörd enhet och enheter som påverkas av förändringen och vid behov samarbetsförhandlingar. Ifall förändringen påverkar servicenivån hörs de olika påverkansorganen och vid stora förändringar även invånarna direkt. Det är viktigt att informationen om kommande förändringar är tydlig och lättillgänglig.

Styrelsen och vid behov fullmäktige besluter om de permanenta verksamhetsförändringar som påverkar servicenivån för välfärdsområdets invånare, medan beslut om verksamhetsförändringar som endast påverkar personalens arbetsutrymmen kan fattas på tjänstemannanivå. Verksamhetsförändringar som planeras träda ikraft under 2022 och som har omfattande påverkan på verksamhet och budget från 2023 och framåt behöver godkännas av både samkommunens och välfärdsområdets beslutande organ.

Sektordirektör, barn, unga och familjer Sjöström Pia-Maria

Beslut:

Godkändes enligt  beslutsförslaget.