Välfärdsområdesstyrelse
Protokoll 15.12.2023/Paragraf 331

Framtids- och anpassningsprogrammet 2024 - Förvaltning och digital utveckling

Välfärdsområdesstyrelse 20.11.2023 § 277

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Einola Suvi

Hautamäki Satu

Sjöström Pia-Maria

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

Lägesbild gällande utvecklandet av förvaltnings-, stöd- och ledningsstrukturerna och tjänsterna

Åtgärdshelheten står för drygt 11 miljoner euro och består av många olika delåtgärder.

Förvaltningens interna processer (arbetet har inletts under år 2023) innebär att alla resultatområden inom förvaltningen går igenom processer, beslutskedjor,  inköp och köptjänster, så att man i första hand söker lösningar som gör förvaltningen smidigare och kostnadseffektiv.  En skild åtgärdsplan har gjorts för detta av förvaltningens ledningsgrupp. En del av åtgärderna ingår i genomgången av lednings-, förvaltnings- och sakkunniguppgifter, eftersom minskar personalresurserna. I budgeten 2024 är 1,4 miljoner euro beaktat som kostnadsminskningar för denna åtgärd.

Genomgång av lednings-, förvaltnings- och sakkunniguppgifter sker genom samarbetsförhandlingar under tiden 3.10-15.11.2023. Denna åtgärd genomförs i samråd med resursdirektörerna och verksamhetsområdesdirektörerna, under ledning av strategi- och utvecklingsdirektören. I genomgången ser man öppet på olika alternativ, vilka redan nu eller under kommande år ger en modern och effektiv struktur för organisationen. I åtgärdshelheten ingår också åtgärder för att öka arbetets verkningsfullhet genom rätt arbetsfördelning. I budgeten 2024 är 1,7 miljoner euro beaktat som kostnadsminskningar för denna åtgärdshelhet.

”Svinnjakt”-tävling där de enheter som hittar de effektivaste ”lösa kostnader” belönas med ett pris för hela enheten inleddes 2023. Åtgärden förverkligades inte enligt plan. Processen fortsätter under 2024.

Fullmäktigegrupperna har enats om ett minskat gruppstöd på 57 000 euro inför år 2024.

Inköp av kundtjänster (inleds 2023), inbesparingssumman fördelas mellan de verksamhetsområden där kundtjänster finns. I budgeten 2024 beaktas en kostnadsminskning på drygt 700 000 euro. Arbetet fortsätter under 2024.

Genomskinlig jämförelse av egna och köpta tjänster, granskning av inköp av varor och material och en genomgång av upphandlings- och beställningsanvisningar ingår i den här åtgärdshelheten. För 2023 minskades budgeten med 1 miljon euro. I budgeten 2024 har beaktats en ytterligare kostnadsminskning på 1,3 miljoner euro.

Avtalshelheter omförhandlas, vilket innebär att avtal förnyas med avsikt att ge kostnadsinbesparingar och eventuellt bättre avtalsvillkor för välfärdsområdet. Processen fortsätter under 2024.

En logistikcentral planeras och verksamheten inleds 2024. En arbetsgrupp för detta ändamål har tillsatts i ledningsgruppen. Ingen direkt inbesparing sker för denna åtgärd.

Minskade köptjänster från in house-bolag, sammanlagt är inbesparingen 3,6 miljoner euro åren 2023 och 2024. Ägarstyrningssektionen har beslutat om fördelningen av summan mellan välfärdsområdets betydande inhousebolag och tar under hösten 2023 del av bolagens förslag till åtgärder. Sektionen följer under år 2024 med hur inbesparingarna förverkligas.

Sparprogrammet för hyresfastigheter:

Hyreskostnadernas andel av inbesparingssumman för 2024 är 3,2 milj. euro. Inbesparingen förverkligas dels via de verksamheter som avslutas, dels genom att utrymmesanvändningen effektiveras. Flera kommuner har aviserat om kommande hyreshöjningar för 2024 på upp till 13%. Detta är avsevärda höjningar av hyran, som är avtalsenliga, men kan ha en inverkan på servicenätverket. Diskussionen kring detta förs med kommunerna i nuläget. Hyreshöjningarna påverkar inte ARA-finansierade fastigheter, eftersom hyresjusteringen för ARA-finansierade fastigheter sker genom retroaktiv korrigering av hyran på basis av reella driftskostnader enligt bokföring.

Noteras kan, att styrelsebeslutet 28.8.2023 § 206 gällande Björkbacka inte genomföras som sådant. Istället flyttar Azaela i Jakobstad till Björkbackas stenbyggnad, och Castrénsgatan 5 sägs upp, vilket resulterar i att man samlar äldreomsorgen vid Björkbacka och den totala inbesparingen blir större än om man skulle stängt Björkbackas stenbyggnad, enligt det ursprungliga styrelsebeslutet.

En arbetsgrupp har tillsatts som utarbetar direktiv för utrymmesanvändning inom välfärdsområdet. Dessa direktiv kommer främst att gälla kontorsutrymmen, men berör också andra utrymmen där det finns möjligheter till effektivering av utrymmesanvändningen. För att kunna effektivera utrymmesanvändningen och minska mängden hyrda kvadratmetrar enligt TUSO-programmet krävs en förändring i arbetssätten. Där ser man bl.a. på möjligheten till utökning av distansarbete, och samanvändning av arbetsutrymmen. Man utreder också effektivare system för elektronisk utrymmesbokning.

De kommuner som har finansierat fastighetsinvesteringar via ARA- bidrag (främst olika former av boende-enheter) och lyft räntestödslån för att bygga fastigheterna ansvarar för att de hyror som uppbärs av hyresgästen är lagenliga och följer ARA:s regelverk. Hyresnivån på ARA-fastigheter skiljer sig väsentligt från de övriga fastigheter som välfärdsområdet hyr, då endast de verkliga kostnaderna och inte heller någon avkastning får beaktas i hyran.

Efter att samkommunen för Österbottens välfärdsområde och senare välfärdsområdet inledde sin verksamhet har det framkommit att alla kommuner inte beaktat ARA-finansieringen då hyresnivån beräknades, till alla delar har hyresnivån inte ännu fastställts. Diskussionen med kommunerna tillsammans med ARA fortgår gällande korrigeringen av hyresnivån för de ARA-finansierade fastigheterna. Förutom de juridiska aspekterna har välfärdsområdet ett stort ekonomiskt intresse av att de felaktiga hyrorna rättas till.

Digitala- och distanstjänster, Utvecklingsarbete

Den digitala utvecklingen innebär till en början satsningar och verksamhetsförändringar innan inbesparingar kan göras. Målsättningen är att den digitala utvecklingen och de digitala satsningarna ska ge en ökad tillgänglighet och en ökad effektivitet som på sikt ska ge inbesparningar. Utvecklingen av digitala tjänster ger inte besparing i början. Under 2024 kommer vi att utveckla digitala tjänster huvudsakligen med hjälp av projekt och med STM:s separata projekt-finansiering.

Åtgärder för 2024 är bl.a.

         Stegvis ibruktagning av eServiceportal för hälsovårdstjänster (Lifecare portal), arbetet görs i nära samarbete med APTJ-projektet. Tjänsten innefattar en utvidgning av eTidsbokningar, ibruktagning av eEgenvård, eFörhandsuppgifter, eBlanketter och distansmottagnignar via video. För de områden där det gemensamma klient- och patientdatasystemet inte är ibruk kommer invånarna att länkas vidare från portalen till befintliga tidsbokningssystem och även för dessa tidsbokningssystem utvidgas eTidsbokningen för våra invånare.

         Distansmottagningar och eBlanketter ska även utvidgas iområden där det gemensamma klient- och patientdatasystemet ännu inte är ibruk.

         Ibruktagning av chatt i realtid med möjlighet till videomottagning. Första ibruktagningen för vårdpersonal inom vårdbedömningen.

         Utvidgning av automatisk taligenkänning för att producera text från diktering.

         Det planeras att något program för verksamhetsstyrning ska avvecklas under 2024. Överlappande teknologi kan inte avvecklas innan motsvarande/liknande teknologi kan ersättas och processerna uppdaterats/ändrats.

         Inbesparingar i form av köptjänster, vikariekostnader och resekostnader planeras i samband med utvidgning av distansomsorgstjänsterna och utvidgningen av läkemedelsrobotar.

         Övriga satsningar som görs är effektivare användning av befintliga verktyg genom att ta ibruk Omaolos tjänster, fortsatt utvidgning av chattbot, utvidgning av digitala vårdstigar, ibruktagning av terapinavigatorn, utvidgning av program för verksamhetsstyrning, utvidgning av distansomsorgstjänsterna och läkemedelsrobotar. Ytterligare görs en satsnings kring kundvägledningen på våra www-sidor gällande de digitala verktygen.

         Under 2024 ska en digienhet grundas och enheten ska stöda utvecklingen av nya och befintliga digitala verktyg och stöda i förändringsarbetet kring verksamhetsförändringar som den digitala teknologin medför. Ytterligare ska man inom enheten skapa en helhetssyn över den digitala utvecklingen i organisationen.

         Utvecklingen och satsningarna kring de digitala verktygen ska möjliggöra planeringen och utvecklingen av digicenter/digiklinik och operativ lägescentral som innefattar verksamhetsförändring i organisationen med digitala verktyg.

         Återuppringningsmöjlighet för specialsjukvårdens polikliniker där det finns problem med trängsel i telefonsamtal.

         Mobil applikation för anlitande av inhoppare i hela välfärdsområdet. Med hjälp av applikationen kan en inhoppare lätt hitta ett för sig lämpligt arbetspass.

         Titanias elektroniska bokningssystem angående interna vårdvikarier ska utvidgas för att t.ex. för att lättare kunna täcka plötslig frånvaro. Att man kan boka interna vårdvikarier från kalendern till arbetsenheterna.

Välfärdsområdesdirektör Kinnunen Marina

föreslår att
- områdesstyrelsen tar del av de åtgärder som beskrivs i beredningen ovan och antecknar dem för kännedom.
- områdesstyrelsen omfattar den ändring rörande flytten av Azalea till Björkbackas stenbyggnad, och att Castrénsgatan 5 sägs upp, vilket resulterar i att man samlar äldreomsorgen vid Björkbacka och den totala inbesparingen blir större än om man skulle stängt Björkbackas stenbyggnad enligt tidigare beslut.

Beslut:

Föredragande ändrade sitt beslutsförslag enligt följande:

föreslår
- att områdesstyrelsen för en diskussion om de förslag till ändringar i servicenätverket som framförs i beredningen.
- att områdesstyrelsen konstaterar att samarbetsförhandlingarna ännu pågår, varför styrelsen vid ett extrainsatt sammanträde 15.12 fattar de slutliga besluten om ändringen i servicenätverket.

Det ändrade beslutsförslaget godkändes av områdesstyrelsen.

Antecknades till protokollet att verksamhetsområdesdirektör Satu Hautamäki och strategi- och utvecklingsdirektör Suvi Einola deltog i ärendets behandling via Teams.

Välfärdsområdesstyrelse 15.12.2023 § 331

1474/00.01.02/2023    

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Einola Suvi

Hautamäki Satu

Sjöström Pia-Maria

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

Lägesbild gällande utvecklandet av förvaltnings-, stöd- och ledningsstrukturerna och tjänsterna

Åtgärdshelheten står för drygt 11 miljoner euro och består av många olika delåtgärder.

Förvaltningens interna processer (arbetet har inletts under år 2023) innebär att alla resultatområden inom förvaltningen går igenom processer, beslutskedjor,  inköp och köptjänster, så att man i första hand söker lösningar som gör förvaltningen smidigare och kostnadseffektiv.  En skild åtgärdsplan har gjorts för detta av förvaltningens ledningsgrupp. En del av åtgärderna ingår i genomgången av lednings-, förvaltnings- och sakkunniguppgifter, eftersom minskar personalresurserna. I budgeten 2024 är 1,4 miljoner euro beaktat som kostnadsminskningar för denna åtgärd.

Genomgång av lednings-, förvaltnings- och sakkunniguppgifter sker genom samarbetsförhandlingar under tiden 3.10-15.11.2023. Denna åtgärd genomförs i samråd med resursdirektörerna och verksamhetsområdesdirektörerna, under ledning av strategi- och utvecklingsdirektören. I genomgången ser man öppet på olika alternativ, vilka redan nu eller under kommande år ger en modern och effektiv struktur för organisationen. I åtgärdshelheten ingår också åtgärder för att öka arbetets verkningsfullhet genom rätt arbetsfördelning. I budgeten 2024 är 1,7 miljoner euro beaktat som kostnadsminskningar för denna åtgärdshelhet.

”Svinnjakt”-tävling där de enheter som hittar de effektivaste ”lösa kostnader” belönas med ett pris för hela enheten inleddes 2023. Åtgärden förverkligades inte enligt plan. Processen fortsätter under 2024.

Fullmäktigegrupperna har enats om ett minskat gruppstöd på 57 000 euro inför år 2024.

Inköp av kundtjänster (inleds 2023), inbesparingssumman fördelas mellan de verksamhetsområden där kundtjänster finns. I budgeten 2024 beaktas en kostnadsminskning på drygt 700 000 euro. Arbetet fortsätter under 2024.

Genomskinlig jämförelse av egna och köpta tjänster, granskning av inköp av varor och material och en genomgång av upphandlings- och beställningsanvisningar ingår i den här åtgärdshelheten. För 2023 minskades budgeten med 1 miljon euro. I budgeten 2024 har beaktats en ytterligare kostnadsminskning på 1,3 miljoner euro.

Avtalshelheter omförhandlas, vilket innebär att avtal förnyas med avsikt att ge kostnadsinbesparingar och eventuellt bättre avtalsvillkor för välfärdsområdet. Processen fortsätter under 2024.

En logistikcentral planeras och verksamheten inleds 2024. En arbetsgrupp för detta ändamål har tillsatts i ledningsgruppen. Ingen direkt inbesparing sker för denna åtgärd.

Minskade köptjänster från in house-bolag, sammanlagt är inbesparingen 3,6 miljoner euro åren 2023 och 2024. Ägarstyrningssektionen har beslutat om fördelningen av summan mellan välfärdsområdets betydande inhousebolag och tar under hösten 2023 del av bolagens förslag till åtgärder. Sektionen följer under år 2024 med hur inbesparingarna förverkligas.

Sparprogrammet för hyresfastigheter:

Hyreskostnadernas andel av inbesparingssumman för 2024 är 3,2 milj. euro. Inbesparingen förverkligas dels via de verksamheter som avslutas, dels genom att utrymmesanvändningen effektiveras. Flera kommuner har aviserat om kommande hyreshöjningar för 2024 på upp till 13%. Detta är avsevärda höjningar av hyran, som är avtalsenliga, men kan ha en inverkan på servicenätverket. Diskussionen kring detta förs med kommunerna i nuläget. Hyreshöjningarna påverkar inte ARA-finansierade fastigheter, eftersom hyresjusteringen för ARA-finansierade fastigheter sker genom retroaktiv korrigering av hyran på basis av reella driftskostnader enligt bokföring.

Noteras kan, att styrelsebeslutet 28.8.2023 § 206 gällande Björkbacka inte genomföras som sådant. Istället flyttar Azaela i Jakobstad till Björkbackas stenbyggnad, och Castrénsgatan 5 sägs upp, vilket resulterar i att man samlar äldreomsorgen vid Björkbacka och den totala inbesparingen blir större än om man skulle stängt Björkbackas stenbyggnad, enligt det ursprungliga styrelsebeslutet.

En arbetsgrupp har tillsatts som utarbetar direktiv för utrymmesanvändning inom välfärdsområdet. Dessa direktiv kommer främst att gälla kontorsutrymmen, men berör också andra utrymmen där det finns möjligheter till effektivering av utrymmesanvändningen. För att kunna effektivera utrymmesanvändningen och minska mängden hyrda kvadratmetrar enligt TUSO-programmet krävs en förändring i arbetssätten. Där ser man bl.a. på möjligheten till utökning av distansarbete, och samanvändning av arbetsutrymmen. Man utreder också effektivare system för elektronisk utrymmesbokning.

De kommuner som har finansierat fastighetsinvesteringar via ARA- bidrag (främst olika former av boende-enheter) och lyft räntestödslån för att bygga fastigheterna ansvarar för att de hyror som uppbärs av hyresgästen är lagenliga och följer ARA:s regelverk. Hyresnivån på ARA-fastigheter skiljer sig väsentligt från de övriga fastigheter som välfärdsområdet hyr, då endast de verkliga kostnaderna och inte heller någon avkastning får beaktas i hyran.

Efter att samkommunen för Österbottens välfärdsområde och senare välfärdsområdet inledde sin verksamhet har det framkommit att alla kommuner inte beaktat ARA-finansieringen då hyresnivån beräknades, till alla delar har hyresnivån inte ännu fastställts. Diskussionen med kommunerna tillsammans med ARA fortgår gällande korrigeringen av hyresnivån för de ARA-finansierade fastigheterna. Förutom de juridiska aspekterna har välfärdsområdet ett stort ekonomiskt intresse av att de felaktiga hyrorna rättas till.

Digitala- och distanstjänster, Utvecklingsarbete

Den digitala utvecklingen innebär till en början satsningar och verksamhetsförändringar innan inbesparingar kan göras. Målsättningen är att den digitala utvecklingen och de digitala satsningarna ska ge en ökad tillgänglighet och en ökad effektivitet som på sikt ska ge inbesparningar. Utvecklingen av digitala tjänster ger inte besparing i början. Under 2024 kommer vi att utveckla digitala tjänster huvudsakligen med hjälp av projekt och med STM:s separata projekt-finansiering.

Åtgärder för 2024 är bl.a.

         Stegvis ibruktagning av eServiceportal för hälsovårdstjänster (Lifecare portal), arbetet görs i nära samarbete med APTJ-projektet. Tjänsten innefattar en utvidgning av eTidsbokningar, ibruktagning av eEgenvård, eFörhandsuppgifter, eBlanketter och distansmottagnignar via video. För de områden där det gemensamma klient- och patientdatasystemet inte är ibruk kommer invånarna att länkas vidare från portalen till befintliga tidsbokningssystem och även för dessa tidsbokningssystem utvidgas eTidsbokningen för våra invånare.

         Distansmottagningar och eBlanketter ska även utvidgas iområden där det gemensamma klient- och patientdatasystemet ännu inte är ibruk.

         Ibruktagning av chatt i realtid med möjlighet till videomottagning. Första ibruktagningen för vårdpersonal inom vårdbedömningen.

         Utvidgning av automatisk taligenkänning för att producera text från diktering.

         Det planeras att något program för verksamhetsstyrning ska avvecklas under 2024. Överlappande teknologi kan inte avvecklas innan motsvarande/liknande teknologi kan ersättas och processerna uppdaterats/ändrats.

         Inbesparingar i form av köptjänster, vikariekostnader och resekostnader planeras i samband med utvidgning av distansomsorgstjänsterna och utvidgningen av läkemedelsrobotar.

         Övriga satsningar som görs är effektivare användning av befintliga verktyg genom att ta ibruk Omaolos tjänster, fortsatt utvidgning av chattbot, utvidgning av digitala vårdstigar, ibruktagning av terapinavigatorn, utvidgning av program för verksamhetsstyrning, utvidgning av distansomsorgstjänsterna och läkemedelsrobotar. Ytterligare görs en satsnings kring kundvägledningen på våra www-sidor gällande de digitala verktygen.

         Under 2024 ska en digienhet grundas och enheten ska stöda utvecklingen av nya och befintliga digitala verktyg och stöda i förändringsarbetet kring verksamhetsförändringar som den digitala teknologin medför. Ytterligare ska man inom enheten skapa en helhetssyn över den digitala utvecklingen i organisationen.

         Utvecklingen och satsningarna kring de digitala verktygen ska möjliggöra planeringen och utvecklingen av digicenter/digiklinik och operativ lägescentral som innefattar verksamhetsförändring i organisationen med digitala verktyg.

         Återuppringningsmöjlighet för specialsjukvårdens polikliniker där det finns problem med trängsel i telefonsamtal.

         Mobil applikation för anlitande av inhoppare i hela välfärdsområdet. Med hjälp av applikationen kan en inhoppare lätt hitta ett för sig lämpligt arbetspass.

         Titanias elektroniska bokningssystem angående interna vårdvikarier ska utvidgas för att t.ex. för att lättare kunna täcka plötslig frånvaro. Att man kan boka interna vårdvikarier från kalendern till arbetsenheterna.

Förvaltningsdirektör Jakobsson-Pada Linda

Beslut:

Lägesbilden antecknades för kännedom.

Antecknades till protokollet att verksamhetsområdesdirektör Satu Hautamäki deltog i ärendets behandling via Teams som sakkunnig.