Sektionen för intern kontroll och riskhantering
Protokoll 08.02.2024/Paragraf 4

Anvisning för avtalshantering inom Österbottens Välfärdsområde

Sektionen för intern kontroll och riskhantering 08.02.2024 § 4

748/00.01.02.01/2024    

Beredare Liukkonen Maria

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 531 8628 , maria.liukkonen@ovph.fi

Enligt 95 § i lagen om välfärdsområden ska förvaltningsstadgan innehålla behövliga bestämmelser om hanteringen av avtal. Enligt 67 § i Österbottens välfärdsområdes förvaltningsstadga svarar välfärdsområdesstyrelsen för hanteringen och övervakningen av avtalen, ger närmare anvisningar om organiseringen av avtalshanteringen och förordnar rollerna inom avtalshanteringen. Sektionen för intern kontroll och riskhantering stöder områdesstyrelsen gällande hanteringen samt övervakningen av avtal.

Avtalshantering utgör ett centralt verktyg för ledningen, varigenom verksamheten i välfärdsområdet kan styras och bistås samt de verksamhetsrelaterade riskerna hanteras. Avtalshantering omfattar avtalens hela livscykel: beredningen och upprättandet av avtal, eventuella avtalsförhandlingar, lagringen av avtal, avtalsuppföljningen, utgången av avtal samt arkiveringen av avtal och förstöringen av avtal när förvaringstiden har löpt ut. Välfärdsområdet behöver tydliga avtalsprocesser och fastställda personer som ansvarar för avtalen – det viktigaste i avtalshanteringen är att ansvaret för respektive avtal och dess livslängd fastställs i förväg.

Denna anvisning inrymmer avtalsprocesser och anvisningar för bland annat den riskbedömning, den beredning, den tillsyn, det samarbete, den rapportering och det informationsutbyte som hänför sig till avtal samt för dem som ansvarar för avtal. Anvisningen är avsedd för alla anställda och tjänsteinnehavare som medverkar i avtalshanteringen i olika roller i välfärdsområdet, såsom i egenskap av beredare, kontaktpersoner för avtal, undertecknare, registrerare eller användare. De avtalsprocesser samt det ansvar som anknyts till dessa definieras skilt under år 2024.

Förvaltningsdirektör Jakobsson-Pada Linda

Beslut:

Anvisningen för avtalshantering godkändes och skickas vidare till områdesstyrelsen för fastställande.