Välfärdsområdesstyrelse
Protokoll 28.08.2023/Paragraf 204

Framtids- och anpassningsprogrammet - Allmän del; förvaltning och digital utveckling

Välfärdsområdesstyrelse 28.08.2023 § 204

1042/00.01.02/2023    

Beredare Kinnunen Marina

Jakobsson-Pada Linda

Einola Suvi

Berg Päivi

Orava Marjo

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

Med hjälp av Österbottens välfärdsområdes framtids- och anpassningsprogram ska servicen för befolkningen i regionen tryggas. Varje invånare har rätt att få den service som fastställs i lag, och trots de besparingsåtgärder som kommer att vidtas med stöd av programmet kan människorna lita på att det finns tjänster att tillgå i välfärdsområdet. Genom att utveckla servicen kommer vi ännu närmare var och ens hem och kommer att kunna stå till buds med mångsidiga tjänster.

Österbottens välfärdsområdes nuvarande servicesystem och organisationsstruktur är inte optimal, utan har formats under årtionden och är ett resultat av sammanslagningen av otaliga olika organisationer. Servicebehovet kan bemötas allt ändamålsenligare genom användning av digitalisering vid hanteringen av servicehelheten, integrationen och förenhetligandet av servicen och utvecklandet av allsidigare tjänster, utan att naturligtvis glömma närservicen. Tack vare sammanslagningen av sjutton separata organisationer har man nu en ypperlig chans att ordna servicen bättre.

Finansieringen av de självstyrande välfärdsområdena kommer från staten. Det här tvingar välfärdsområdena att anpassa sin verksamhet. Även i Österbottens välfärdsområde måste verksamheten anpassas på lång sikt utgående från de förefintliga ekonomiska ramarna. De nuvarande servicestrukturerna måste därför förändras.

Styrelsen godkände Österbottens välfärdsområdes framtids- och anpassningsprogram och anpassningsnivån för 2023-2026 vid sitt sammanträde 30.5.2023 § 162 samt vidarebefordrade ärendet till fullmäktige. Fullmäktige godkände planen 12.6.2023 § 39. I besluten ges tjänsteinnehavarna befogenhet att påbörja verkställandet av utvecklings- och anpassningsåtgärderna samt i uppgift att regelbundet rapportera till styrelsen och fullmäktige om hur verkställandet framskridit samt om eventuella behov att justera programmet. De åtgärder som påverkar servicenätet ska tas till styrelsen för beslutsfattande och ska genomgå en konsekvensbedömning.

Åtgärderna i framtids- och anpassningsprogrammet beskrivs per temaområde och nettoinbesparing i fullmäktiges beslut, på sidorna 39–44 i bilaga 15. Nettoinbesparingsbehovet år 2023 uppgår till 10 M€ och för åren 2023–2026 till totalt 38,2 M€. Inbesparingsbehovet måste ändå bedömas på nytt vid styrelsens sammanträde i september när styrelsen får ta ställning till budgetändringar som bör genomföras år 2023.

I och med framtids- och anpassningsprogrammet har välfärdsområdet skridit till omfattande utvecklingsåtgärder som i huvudsak syftar till att utveckla en service och vård som är av värde för befolkningen i framtiden samt att utveckla arbetsmiljön och påverkningsmöjligheterna för personalen med de förefintliga resurserna.

Personalen spelar en stor roll vid genomförandet av åtgärderna, varför den gjorts och kommer även i fortsättningen att göras delaktig i utvecklandet av processer och tjänster samt i genomförandet av inbesparingarna.

Vid detta sammanträde får styrelsen ta ställning till att de inbesparingsåtgärder som ska vidtas år 2023 och som påverkar servicenätet. Besluten är fördelade på tre olika paragrafer. I denna paragraf kommer styrelsen dessutom att ges en lägesbild om utvecklandet av den digitala verksamheten och distansservicen samt även om hur välfärdsområdet ska utveckla en lättare förvaltnings-, stöd- och ledningsstruktur och service.

I nedan stående tabell presenteras de inbesparingar som uppnås med de planerade åtgärderna i framtids- och anpassningsprogrammet i sin helhet. De förändringar som berör servicenätet påbörjas först när välfärdsområdesstyrelsen tagit ett beslut i ärendet. De inbesparingar som ska genomföras under innevarande år tas till välfärdsområdesstyrelsen för godkännande i form av en budgetändring i september. I sin helhet har man tagit fram besparingsåtgärder för en summa på 9 865 000 €, vars kostnadseffekter kommer att bli större nästa år.

Precisare mål för framtids- och anpassningsprogrammet och de åtgärder som ska vidtas år 2023 presenteras i sin helhet i den anslutna bilagan.

Samarbetsförhandlingarna i anknytning till framtids- och anpassningsprogrammet pågår som bäst.  Innan arbetsgivaren avgör ett ärende, ska man förhandla om grunderna för, verkningarna av och alternativen till de åtgärder som är under beredning. Förhandlingarna hålls i en anda att uppnå enighet. Samarbetsförhandlingarna ordnas i huvudsak verksamhetsområdesvis. Om en förändring gäller en enskild person eller ett fåtal personer, kan  samarbetsförhandlingen hållas med de berörda personerna. Om en förändring kan komma att beröra hela organisationen hålls samarbetsförhandlingen på organisationsnivå.

Lägesbild gällande utvecklandet av de digitala tjänsterna och distanstjänsterna

De digitala tjänsterna och distanstjänsterna utvecklas i stor omfattning inom alla verksamhetsområden i hela välfärdsområdet. Användningen av Omaolo och chattbotten utvidgas, chattjänsten tas stegvis i bruk i hela området, den elektroniska tidsbokningen och blanketterna samt distansmottagningstjänsterna är under stark utveckling. Olika typer av digitala serviceformer med låg tröskel tas i bruk redan under hösten 2023 (bl.a. Terapinavigatorn, Zoturi och textmeddelandeapplikationen Annie) och förbereds för att tas i bruk 2024 (digitalt familjecenter inkl. be om hjälp-knappen) och verksamhetsstyrningssystemet utvidgas. Ett taligenkänningssystem tas i bruk vid transkribering av läkardikteringar. Dessutom utvidgas användningen av mobilapplikationen Sotender för korttidsjobb att gälla hela välfärdsområdet och möjligheten att tillgodogöra Sotender även i lönebetalningsprocessen för korttidsanställda utreds.  Gällande förvaltningen utarbetar man elektroniska blanketter och piloterar användning av artificiell intelligens vid översättningsarbete. Tjänsten Alvar som är avsedd för äldre personer (distansomsorg och gruppverksamhet) utvidgas stegvis att gälla hela välfärdsområdet. De äldres närståendevårdare ges stöd med hjälp av digitala lösningar (sjukvård som distanstjänst, tjänsten Alvar).

Lägesbild gällande utvecklandet av förvaltnings-, stöd- och ledningsstrukturerna och tjänsterna

Åtgärderna som berör förvaltningen (Förvaltningsstöd-, och ledningsstrukturer och tjänster lättas upp) kommer att inledas rätt långt under 2023.

Förvaltningens interna processer (inleds 2023) innebär att alla resultatområden inom förvaltningen går igenom processer, beslutskedjor,  inköp och köptjänster, så att man i första hand söker lösningar som gör förvaltningen smidigare och kostnadseffektiv.  En skild projektplan uppgörs för närvarande.

Genomgång av lednings-, förvaltnings- och sakkunnniguppgifter (inkluderar samarbetsförhandlingar, inleds 2023). Denna åtgärd sker i samråd med resursdirektörerna och verksamhetsområdesdirektörerna, under ledning av strategi- och utvecklingsdirektören. I genomgången ser man öppet på olika alternativ, vilka redan nu eller under kommande år ger en modern och effektiv struktur för organisationen.

”Svinnjakt”-tävling där de enheter som hittar de effektivaste ”lösa kostnader” belönas med ett pris för hela enheten (inleds 2023). Information om detta ges ut till personalen inom kort.

Fullmäktigestöd och arvodesmodellerna ses över (2024), här behövs även representanter för förtroendevalda delta i åtgärdens förverkligande.

Inköp av kundtjänster (inleds 2023), inbesparingssumman fördelas mellan de verksamhetsområden där kundtjänster finns.

Genomskinlig jämförelse av egna och köpta tjänster samt åtgärder (inleds 2023), inköp av varor och material (inleds 2023), här har under sommaren getts intern anvisning gällande inköp av vårdförnödenheter och ledningsgruppen behandlar fortsatta åtgärder inom kort. Genomgången av upphandlings- och beställningsanvisningar verkställs också som en del av den här åtgärden.

Avtal ska omförhandlas (inleds 2023), vilket innebär att avtal förnyas med avsikt att ge kostnadsinbesparingar och eventuellt bättre avtalsvillkor för välfärdsområdet.

En logistikcentral planeras och verksamheten inleds 2024. En arbetsgrupp för detta ändamål har tillsatts i ledningsgruppen.

Minskade köptjänster från in house-bolag, ärendet förs till ägarstyrningssektionen för beslut.

Minskat antal hyresfastigheter, denna åtgärd behandlas i paragraf 207, 28.8.2023.

Lägesbild gällande utvecklandet av arbetsmiljön och påverkansmöjligheterna

Arbetets verkningsfullhet ökas genom ändamålsenlig arbetsfördelning mellan olika yrkesgrupper. Personalstrukturen utvärderas under hela anpassningsprogrammet i samband med att processerna förändras och vakanserna ändras vid behov så att de motsvarar behoven av arbetsfördelningen. Förändringar har redan gjorts mellan olika yrkesgrupper. I takt med att de digitala möjligheterna ökar kan de professionellas arbetstid riktas på ett bättre sätt, arbetet är meningsfullt, hanterbart och förbättrar tillgången till vård och service. Personalen har en nyckelroll under accelerationsperioderna, då man försöker hitta bättre sätt att genomföra arbetet på och verkningsfulla arbetsmetoder. Personalen uppmuntras till att utveckla vardagsarbetet och att hitta konkreta fördelar med att vi är en organisation.  Åtgärder för att stöda ledarskapet har redan vidtagits. Kartläggningen av kompetensbehoven framskrider vid sidan av åtgärderna, fortbildning ordnas utgående från förändringsbehoven. Vid sidan av åtgärderna sköter man om satsningar på arbetshälsan och arbetsförmågan.  Resursdirektörerna leder detta utvecklingsarbete.

Välfärdsområdesdirektör Kinnunen Marina

Beslut:

Områdesstyrelsen antecknade informationen för kännedom.