Sektionen för intern kontroll och riskhantering
Protokoll 16.04.2025/Paragraf 14

Risksammanställning av konsekvenserna av inskränkningarna i servicenätet och ändringarna i verksamheten

Sektionen för intern kontroll och riskhantering 16.04.2025 § 14

ÖVPH/588/00.01.03.01/2025    

Beredare Mari Plukka

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 06 218 1111 (växel), fornamn.efternamn@ovph.fi

I risksammanställningen har man samlat de risker som anknyter till ändringarna som gjordes i servicenätet och verksamheten åren 2023–2025 inom ramen för framtids- och anpassningsprogrammet. En annan synvinkel som lyfts fram i rapporten är sådana kumulativa riskanhopningar som observerats i flera ändringar som överlappar varandra, vilket tidvis har påverkat belastningen på servicen.

Före behandlingen av ändringarna i servicenätet gjordes en förhandsbedömning av konsekvenserna som stöd för beslutsfattandet. Dessutom gjordes en mer omfattande riskkartläggning i en del av ändringarna. Utifrån det insamlade materialet går det att konstatera att man i förhandsbedömningarna av konsekvenserna tog upp centrala riskhanteringsmetoder och att inga större, oväntade risker har framkommit. Å andra sidan framskrider en del av ändringarna långsammare och andra snabbare, vilket gör det svårt att förutse vilka faktorer som samtidigt påverkar vilken serviceprocess.

I det insamlade materialet ses att flest risker har observerats i synnerhet i servicekedjan för äldre, i vilken man också gjort många ändringar. Styrningen av kundströmmen till lättare tjänster är till vissa delar långsam och detta kan göra att det uppstår rusning lättare. Utifrån uppföljningsuppgifterna går det att konstatera att ändringarna i verksamheten inte märks av i form av längre köer till de olika tjänsterna. Minskningen av platserna på de allmänmedicinska avdelningarna (–49 platser) under tiden 1/2024–1/2025 har inte påverkat patienterna som ligger på en extra plats på avdelningarna. Under samma granskningsperiod har antalet patienter som på avdelningarna köar till en plats på serviceboende med heldygnsomsorg minskat i jämn takt. Antalet som köar till serviceboende med heldygnsomsorg har under motsvarande tidsperiod minskat jämfört med utgångsläget, även om det kunde variera från vecka till vecka under året. För tillfället är den genomsnittliga kötiden 1,8 månader i välfärdsområdet. År 2024 var den genomsnittliga kötiden till serviceboende med heldygnsomsorg 2,9 månader (1–6/2024) och 2,6 månader (6–12/2024).

Som en del av insamlingen och analysen av materialet har man också fört diskussioner med mellanledningen. I diskussionerna lyfte man fram vikten av en delad lägesbild och förståelsen för att serviceprocesserna måste granskas ur ett större helhetsperspektiv. Man lyfte också fram att mellanledningen behöver ha en lägesbild som omfattar mer än bara den verksamhet som de själva leder. Det förebyggande arbete som syftar till att främja hälsa och välfärd måste bli effektivare så att produktionen av servicen för Österbottens invånare ska kunna hålla hög kvalitet.

En förutsättning för en fungerande riskhantering är regelbundna riskbedömningar som baseras på tillgänglig information. Dessutom behövs planering, ansvarsdelegering och genomförande av riskhanteringsåtgärder för de prioriterade risker som har identifierats.

Även den ekonomiska effekten av anpassningsåtgärderna har utvärderats per 28.2.2025 och de stora utmaningarna utgörs av personalkostnaderna, man kommer inte att uppnå så stora inbesparingar som planerats, med undantag för förvaltningen, även om en del åtgärder kommer först under våren med den följden att inbesparingarna syns först i ett senare skede. Det samma gäller de enheter där en stängning planeras under våren, effekten kommer där att synas först under de kommande kvartalen. Även hyresinbesparingarna kommer att bli mindre än planerat. Utvärderingen är gjord på basen av förverkligade åtgärder och ses som positiva (gröna) först när de är genomförda och syns i den ekonomiska uppföljningen. Utvärderingen betyder alltså inte att inbesparingen inte blir av men den syns ännu inte. Uppföljningen och utvärderingen görs månatligen.

Kvalitetsdirektör Plukka Mari

Beslut:

Sammanställningen antecknades för kännedom. Sektionen önskade att processmodellen för köp av kundtjänster samt uppföljningen av dessa presenteras mer ingående för efterträdande beslutsfattare.