Välfärdsområdesstyrelse
Föredragningslista 15.12.2025/Ärendenr. 235

Uppdatering av de dokument som hör till informationshanteringen

Välfärdsområdesstyrelse 15.12.2025  

ÖVPH/7565/07.01.03/2025    

Beredare Korvajärvi Marianne

Tilläggsuppgifter: telefonnummer: 040 569 0494, fornamn.efternamn@ovph.fi

Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), nedan informationshanteringslagen, förutsätter att informationshanteringsenheten (dvs. välfärdsområdet)

1. har definierat ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i informationshanteringslagen,
2. har uppdaterade anvisningar om hantering av informationsmaterial, om användning av informationssystem, om databehandlingsrättigheter, om informationshanteringsansvar, om informationsrättigheter, om informationssäkerhetsåtgärder samt om beredskap för undantagsförhållanden,
3. kan erbjuda utbildning varmed det säkerställs att de anställda och personer som arbetar för informationshanteringsenhetens räkning är tillräckligt förtrogna med gällande författningar, föreskrifter och med informationshanteringsenhetens anvisningar om informationshantering och databehandling samt om offentlighet och sekretess i fråga om handlingar,
4. har ändamålsenliga instrument för att genomföra informationshanteringsskyldigheterna,
5. har ordnat tillräcklig övervakning när det gäller iakttagandet av författningarna, föreskrifterna och anvisningarna om informationshantering.

Informationshanteringsenheten ska upprätthålla en informationshanteringsmodell som definierar och beskriver informationshanteringen i dess verksamhetsmiljö. Informationshanteringsmodellen är en beskrivning av hur myndigheterna vid informationshanteringsenheten hanterar information i skötseln av sina uppgifter. Informationshanteringsmodellen hjälper myndigheterna att uppfatta och hantera informationens livscykel och på så sätt identifiera och hantera de risker som är förknippade med användningen av nya digitala tjänster.

Upprättandet av informationshanteringsmodellen är inte en engångsinsats för att uppfylla beskrivningsförpliktelsen, utan modellen ska justeras för varje sådan ändring i informationshanteringsenhetens informationshantering som påverkar dess innehåll.

Enligt 68 § i Österbottens välfärdsområdes förvaltningsstadga svarar välfärdsområdesstyrelsen för att ansvarsfördelningen, praxisen och övervakningen har fastställts på det sätt som stadgas i informationshanteringslagen (906/2019). Den tidigare informationshanteringsmodellen (1.0) godkändes i välfärdsområdesstyrelsen 16.1.2023/§12.

Förvaltningsdirektören leder under välfärdsområdesstyrelsens tillsyn beredningen och genomförandet av informationshanteringen i enlighet med 69 § i förvaltningsstadgan.

Förvaltningsdirektören svarar för den övergripande informationshanteringsmodellen och för beskrivningen av linjedragningarna. Hen ansvarar också för att informationshanteringsmodellen är aktuell och motsvarar kraven i lag. Förvaltningsdirektören fattar nödvändiga beslut som berör nivån på beskrivningarna och upprätthåller informationshanteringsmodellen tillsammans med sakkunniga i informationshantering, dataskydd samt IKT-tjänster och digitala tjänster. Förvaltningschefen svarar för den informationsstyrningsplan som ingår i informationshanteringsmodellen. Ansvaret för dataskyddet och datasäkerheten fastställs i enlighet med välfärdsområdets dataskydds- och datasäkerhetspolicy.

Följande dokument som hänför sig till informationshanteringsmodellen har kompletterats/uppdaterats

• Informationshanteringsmodellens offentliga del (2.0)
• Beskrivningen av handlingars offentlighet (2.0)
• Avgifterna för handlingar och informationstjänster (2.0)

Förvaltningsdirektör Jakobsson-Pada Linda

Beslut: